Sinds een aantal jaren werkt de gemeente Zaanstad aan het verbeteren van het onderlinge vertrouwen in de samenwerking met aannemers. Dat zie je terug in de aanbesteding en bouwteamfase, beide begeleid door TAUW, én in de uitvoering. Bij dat laatste proces was Arthur Weesie (Bouwmeesters) volop betrokken, met als resultaat: twee keer een 10.

Met TAUW als adviseur werkt Zaanstad sinds 2018 aan het project Samenwerken en Vertrouwen. Drie pilots zijn onderdeel van het traject, waarvan het tweede project ‘Herinrichting Joke Smitsingel e.o. te Assendelft’ onlangs is afgerond door aannemer Kroeze infra bv. In het eerste project ‘Jan de Wittestraat’ (met een andere aannemer) was er sprake van een klassieke aanbesteding met RAW-bestek. Daar kwam nog het nodige ‘gedoe’ uit voort, maar in het bouwteam ‘Joke Smitsingel’ liep dat heel anders.

Het bouwteam van dit project werd begeleid door Amber Snellenburg (TAUW, foto rechts). Over de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer stelt zij: “Het bouwteam stimuleert de wisselwerking tussen de gemeente en de aannemer. Door samen te ontwerpen en plannen uit te denken, benut je in een bouwteam optimaal de meerwaarde van de aannemer en de kennis, ook van het gebied, van de gemeente.”

“Dit bouwteam”, vult haar collega Henberto Remmerts aan, “werd gedaan op basis van de Modelovereenkomst Bouwteam Duurzaam Gebouwd 2020. Daarbij gaat het niet alleen over het proces. Door een persoonlijke kennismaking in het bouwteam gaat het ook over de mensen. Het was onze ambitie om de deelnemers echt te laten groeien op de samenwerkingsladder. Van kennen naar begrijpen naar waarderen. Dat is gelukt, blijkt wel uit de evaluatie.”

PSU

Arthur Weesie (Bouwmeesters, foto rechts) was vervolgens als samenwerkingscoach betrokken bij de uitvoeringsfase en licht zijn werkwijze toe: “We begonnen met een Project Start-Up [PSU; red.]. Die gesprekken gaan bijna altijd over de inhoud, waarbij zaken worden besproken als de planning, risico’s en taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Soms komt men echter in het voorstelrondje letterlijk niet verder dan het noemen van de naam en functie.”

“Een goede PSU gaat niet alleen over inhoud, processen en procedures, maar wat ons betreft ook over de relatie. Dat is wat wij echt toevoegen aan de PSU. Dan ga je meer de diepte in met vragen als: wie zit er tegenover mij, wat voor soort persoon is dat, hoe ziet zijn thuissituatie eruit en wat doet hij graag in het weekend? Ik laat ze ook vaak een afbeelding kiezen die voor hen sprekend is. Door de uitleg daarvan leer je iemand op een heel andere manier kennen. Zo ontstaat er verbinding.”

“Verder kijken we ook naar een helder en gemeenschappelijk doel. Wat hebben we samen bereikt als we klaar zijn met het project? Daar gaat het bijna nooit over tussen opdrachtgever en opdrachtnemer! Wanneer ben je als opdrachtgever blij en tevreden en wanneer als aannemer? Waar zitten de raakvlakken en de verschillen? Vaak zie je dat ze heel veel raakvlakken hebben en helemaal niet zoveel verschillende belangen als vaak wordt beweerd. Als je met elkaar tot die conclusie komt, is het veel makkelijker samenwerken.”

Agendapunt nul

“Vervolgens maken we samenwerkingsafspraken. Hoe gaan we het doel bereiken? Wat is er nodig qua proces en relatie? Hoe gaan we met elkaar om, ook als het even wat minder gaat? Deze samenwerkingsafspraken zetten we vervolgens op de agenda van elke bouwvergadering. Dat is voor mij agendapunt nul. Bespreek eerst of we nog steeds het gemeenschappelijke doel aan het realiseren zijn? En houden we ons nog aan de samenwerkingsafspraken? Dat wil je in iedere bouwvergadering vaststellen, anders loop je het risico dat die onderwerpen niet meer terugkomen en uiteindelijk vervagen.”

Dat sluit direct aan op een andere, algemene bevinding van Weesie: “Het valt mij op dat mensen moeite hebben om tijd te steken in het samenwerken. De ‘gemiddelde techneut’ vindt dat een hinderlijke afleiding van zijn dagelijkse werk. Rationeel vinden ze het misschien wel belangrijk, maar iedere minuut die ze eraan besteden, vinden ze eigenlijk ook verloren tijd.”

In het midden de Joke Smitsingel.

“De uitdaging in de bouw is dat je evalueren en het bouwen aan relaties ziet als werk en niet als een storend intermezzo. Ze moeten daar dan wel tijd voor krijgen. Dat moet je niet even tussen de bedrijven door doen. Je zult er dus tijd voor moeten vrijmaken in de planning van de projecten. Naast voldoende tijd is het van belang dat mensen beschikken over de juiste skills. Investeer bijvoorbeeld in een communicatietraining. Om bijvoorbeeld te leren hoe je de juiste vragen stelt en leert luisteren naar de ander in plaats van het verkondigen van een mening of het doen van aannames.”

Twee stappen vooruit

Hoe verloopt nu het traject Samenwerken & Vertrouwen in Zaanstad? Weesie: “Dit zijn typische verbeterprocessen waarin je steeds twee stapjes vooruitgaat en één achteruit. Maar er zit echt een opwaartse lijn in. Bij sommigen zie je nog wel een soort van starheid. Die willen de dingen blijven doen, zoals ze het altijd deden. Toch kunnen ook die mensen groeien in de manier van communiceren. Door zich meer bewust te zijn van wat ze zeggen en hoe ze het zeggen. En wat het effect daarvan is op de ander. Als ze echter hun kaarten voor de borst houden, waarna je ziet dat het taalgebruik steviger wordt, ben je voordat je het weet de verbinding en samenwerking kwijt. Dat gebeurde nog weleens bij het eerste pilotproject. Als door allerlei omstandigheden het resultaat tegenvalt, komen partijen toch weer ouderwets tegenover elkaar te staan.”

“Je kunt het echter inhoudelijk niet eens zijn en toch on speaking terms blijven. Door echt goed met elkaar te blijven omgaan en open vragen te blijven stellen. In plaats van altijd maar in aannames te duiken. Dat zie je wel gebeuren bij mensen die onder druk staan. Het is ook niet makkelijk. Trek voor deze processen rustig vijf jaar uit. Dit is een cultuuromslag. Het is niet zomaar even een beslissing die je overnight neemt, waarna je het op de volgende dag anders gaat doen.”

Better Performance

Mede dankzij de geschetste coaching was het resultaat van de samenwerking uiteindelijk uitmuntend. Dat bleek uit de wederzijdse beoordeling via het instrument Better Performance (in plaats van Past Performance). Weesie: “Better Performance is een methodiek om de verwachtingen van elkaar aan de voorkant beter uit te spreken, waarna je er eens in de een à twee maanden een peilstok inhangt. Dat gaat dan over zaken als de samenwerking, planning, communicatie, omgevingsmanagement en veiligheid. Zo ga je elkaar regelmatig evalueren en bekijk je met elkaar wat er goed gaat en wat er beter kan.”

“Uit die evaluatie rolde twee keer een 10, zowel van de opdrachtgever, als van de aannemer. Ze waren allebei heel erg tevreden over de inbreng van de ander. Je haalt een 10 als je je proactief gedraagt, maar een 10 wil niet zeggen dat er geen fouten zijn gemaakt. Better Performance gaat vooral over houding en gedrag. Hoe ga je om met teleurstellingen en met situaties die zich voordoen. Ga je dan in je eigen belang zitten? Of ga je met een meedenkende houding initiatieven nemen en daarbij ook het belang van de ander in je overwegingen en keuzes meenemen?”

“Die goede samenwerking in de uitvoeringsfase heeft zeker ook met de contractvorm te maken, dus in het geval van de Joke Smitsingel een bouwteam. Dan zit je meteen al meer in een samenwerkingsgerichte modus. Een van de belangrijkste dingen in dit project was dat de risico's die zich konden voordoen van tevoren al goed waren afgetikt. Zo kreeg ik in dit project steeds minder te doen. De samenwerking liep als vanzelf!”

Olievlek

Het is geen verrassing dat Jaap Boes (Ingenieursbureau Zaanstad, links op de foto, samen met Henberto Remmerts) in zijn nopjes is met de eindresultaten van deze tweede pilot. Hij kijkt echter meteen vooruit: “Voor de mensen op onze afdeling is dit nog maar het begin van het traject. Dit is een fundament en nu moet de olievlek groter gaan worden, binnen iedere afdeling bij ons en ook bij de aannemers. Iedereen bij ons weet dat we hiermee bezig zijn, maar het is nog niet iedereen eigen geworden, omdat ze niet betrokken waren bij die pilots.”

“De mensen die hier wel mee gewerkt hebben”, vervolgt Boes, “gebruiken het nu en zien de voordelen ervan. En dat hoor je ook van de aannemers. Het is echter best moeilijk om iedereen mee te krijgen. Mark Rutte zei het laatst ook nog: ‘Op je 54ste verander je niet zo makkelijk meer’. Dat is weleens lastig en spannend, maar je hoeft hier niet zozeer te veranderen, als je maar toevoegt dat je het ook over de relatie hebt. Dat gebeurde gewoon niet. Het belangrijkste is dat je je relatie in stand houdt, ook als je het hartgrondig met elkaar oneens bent”, besluit Boes.

De complete uitkomsten van deze tweede pilot worden in april, bij een volgende informele marktconsultatie, gedeeld. Duurzaam Gebouwd zal er dan opnieuw over berichten.

Tekst: Ysbrand Visser