“In veel projecten waar het misgaat, is de boksring al gecreëerd voordat het project begonnen is.” Aan het woord is Mark Beltman, samenwerkingsregisseur bij onze nieuwe partner Avante Bouwprocessen. Hij reflecteert in onderstaande blog op de serie ‘Speelruimte in bouwprojecten’. “Waarom is het voor opdrachtgevers en opdrachtnemers toch zo moeilijk om samen te werken?”

tekst: Mark Beltman (Avante)

Van boksring naar escape room: hoe samenwerking een logisch gevolg wordt van de projectcontext

De serie Speelruimte in bouwprojecten was de moeite van het lezen meer dan waard. Lees maar even mee:
-“Het is van belang om in de initiatieffase werkbare juridische afspraken te formuleren die rekening houden met ieders redelijke belang.”
Helemaal mee eens.
-“Een samenwerking ontstaat niet zomaar en begint al ver voordat een project wordt gegund.”
Geen speld tussen te krijgen.
-“En bij de start van een project moet je de tijd nemen om de onderlinge verwachtingen af te stemmen.”
Ook dat klopt als een bus.
Wat mij wel intrigeert, is dat deze adviezen überhaupt nodig zijn. Waarom is het voor opdrachtgevers en opdrachtnemers toch zo moeilijk om samen te werken? Waarom eindigt een bouwproject zo regelmatig in een wedstrijdje tegen elkaar in plaats van in een gezamenlijke strijd tegen de opgave?

De boksring is al gecreëerd voordat het project is begonnen

Mijn conclusie: in veel projecten waar het misgaat, is de boksring al gecreëerd voordat het project begonnen is. Daarbinnen praten over gelijkwaardigheid en vertrouwen is dweilen met de kraan open. Zodra de druk groot genoeg is, ga je vechten. De grootste boosdoener? Het feit dat bouwprojecten nog te vaak als rechtlijnig en voorspelbaar beschouwd worden. Dat beetje speelruimte dat er na vorming van het project nog is, is hierdoor snel verbruikt.
Willen we een gevecht voorkomen en samenwerking een logisch gevolg laten zijn van de projectcontext, dan moeten we af van deze rechtlijnigheid. We moeten onzekerheid gaan omarmen.

Zekerheid forceren is een intuïtieve reflex

De context waarbinnen projecten vorm krijgen, leidt echter tot een intuïtieve reflex om zekerheid te willen forceren. Verschillende mechanismen op diverse niveaus dragen hieraan bij. Welke dit zijn verschilt per project, maar ik zal een paar voorbeelden schetsen.

Het begint al op politiek-bestuurlijk niveau. “Dat kan best wat minder ambitieus en met meer budget”, was hier nog nooit de conclusie. Integendeel, de kwaliteitseisen worden almaar hoger en de projectkaders (tijd en/of geld) krapper. De ambtelijke organisatie wordt met een vrijwel onmogelijke opdracht op pad gestuurd. Een opdracht die niet mag mislukken. De verantwoordelijk bestuurder heeft tenslotte vaak hoogstpersoonlijk zijn nek uitgestoken om het project doorgang te laten vinden. Dit mag zich niet tegen hem keren. Het zwaard van Damocles is in stelling gebracht en de hang naar zekerheid neemt toe. De belangen van de opdrachtnemer raken hieraan ondergeschikt.

Op uitvoerend niveau ontbreekt het (kleine) opdrachtgevers veelal aan kennis en capaciteit. Inhoudelijk zijn ze overgeleverd aan de markt. Enkel met machtsmiddelen kan zij deze nog beteugelen. Het contract wordt dichtgetimmerd en om verantwoordelijkheid op de inhoud te vermijden, meet de opdrachtgever zichzelf enkel nog een toetsende en accepterende rol aan. Alles om te voorkomen dat de aannemer een loopje met je neemt. Speelruimte en een samenwerkende houding verdwijnen als sneeuw voor de zon.

Op projectteamniveau versterkt de oververtegenwoordiging van technisch geschoolde professionals de sturing op zekerheid. Als er één groep is die projecten als rechtlijnig en voorspelbaar beschouwt, dan zijn het de technici wel. Niet voor niets vliegen de tools om projecten tot op de cent en minuut nauwkeurig te kunnen plannen je om de oren. Het gebrek aan diversiteit leidt tot een ongeëvenaard maakbaarheidsgeloof en introduceert een blinde vlek voor de sociale complexiteit, die projecten juist zo onvoorspelbaar maakt.

Tot slot leidt het forceren van zekerheid tot wat ik een vicieuze faalcirkel noem. De natuurlijke reflex om zekerheid in projecten te willen forceren, werkt budgetoverschrijdingen en vertragingen in de hand. Wat de neiging om een volgend project nog dichter te timmeren op zijn beurt weer versterkt. Het gemak waarmee bestuurders met platgeslagen cijfers over budgetoverschrijdingen en vertragingen om de oren worden geslagen, draagt hier mede aan bij.
Het doet er dan vaak niet meer toe of de omstandigheden zijn gewijzigd, of de druk aan de voorkant voornamelijk tot een weinig realistische inschatting heeft geleid, of dat het werk nou eenmaal minder voorspelbaar was dan we dachten.

Onzekerheid omarmen dringt langzaam door

Als we willen dat er effectieve speelruimte ontstaat in bouwprojecten, moeten we de contraproductieve reflex om zekerheid te willen forceren voorkomen. Dit besef dringt bij (de meer ervaren) opdrachtgevers langzaam door. Aangemoedigd door het onderzoek van McKinsey, experimenteert Rijkswaterstaat momenteel volop met 2-fasen contracten in haar vervanging en renovatieopgave. Zeker in combinatie met het DOEN-gedachtegoed is dit een schoolvoorbeeld van onzekerheid omarmen.
Het Waterschap Drents Overijsselse Delta werkt momenteel vanuit een innovatieve raamovereenkomst aan de renovatie van stuwen en gemalen en geeft ook in haar werk aan de Stadsdijken Zwolle het goede voorbeeld. Ook de toenemende populariteit van bouwteams getuigt van een ommekeer.

Elkaar blijven helpen

Dat betekent niet dat we rustig achterover kunnen hangen. Vooralsnog blijft het omarmen van onzekerheid een tegennatuurlijke reactie. We moeten elkaar daarom blijven helpen de moed te vinden om over onze natuurlijke reflex heen te stappen. Door in de eerste plaats naar elkaar te blijven bevestigen dat het werkt. De vele mooie praktijkvoorbeelden kunnen niet vaak genoeg worden getoond.

Daarnaast mogen we best wat milder zijn wanneer een project anders loopt dan gepland. Laten we voordat we anderen om de oren slaan met platgeslagen cijfers over budgetoverschrijdingen en vertragingen onszelf eerst afvragen of het project niet gewoon iets minder voorspelbaar was dan we dachten en daar gezamenlijk lessen uit trekken. Zo vinden we met elkaar het lef om echt effectieve speelruimte te creëren in bouwprojecten. Geen boksring, maar een escape room waarin we samen strijden tegen de opgave.

Lees ook in de serie Speelruime in bouwprojecten:

1. Initiatieffase 
2. Aanbestedingsfase
3. Contractfase

Mark Beltman is een van de sprekers op het webinar Bouwteam: antwoord op essentiële vragen. Schrijf je nu in!