Het bouwteam is een trend. Sommige aannemers willen niet meer anders werken en opdrachtgevers zoeken naar manieren hoe ze dat bouwteam dan moeten uitvragen en inrichten. Het onderwerp geniet dus van een positieve vibe, zoals dagvoorzitter Ysbrand Visser van Duurzaam Gebouwd het verwoordde. Toch is het niet altijd rozengeur en maneschijn, want samenwerken in een bouwteam vraagt om andere of zelfs nieuwe vaardigheden van zowel opdrachtgever als -nemer. Deze hete hangijzers waren het onderwerp van gesprek tijdens de nieuwste editie van het congres Gamechangers in de Bouw & Infra.

Tekst: Reinoud Schaatsbergen
Foto's door Menno van der Veen

Nachtmerries voorkomen

Probeer dan ook voordat in een samenwerking gedoe escaleert, de angel eruit te halen, adviseert keynotespreker Reina Weening. Zij is bestuursvoorzitter van de Raad van Arbitrage in bouwgeschillen en weet als geen ander dat bouwpartijen elkaar te weinig spreken over de gevolgen van onenigheden. “Hoe ga je met een geschil om, welke regels hanteer je? Dat zie ik niet verschijnen in de overeenkomsten.” Zonde, zegt Weening, want: “Conflicten uit de weg gaan leidt niet alleen tot een verdieping van het conflict, maar tot het niet opnieuw geselecteerd worden in het bouwproces. Er gaat dus wat mee gemoeid.”

Reina Weening, bestuursvoorzitter Raad van Arbitrage in bouwgeschillen

Een geschil kan veel gevolgen hebben, zoals een project dat drie tot vier jaar stil ligt en waar omwonenden overlast van ervaren. Dit is niet altijd te voorkomen, maar door elkaars belangen in een bouwteam op voorhand helder te bespreken, kan wel op voorhand een juiste afweging gemaakt worden. Zo kunnen partijen naar de rechter, de Raad van Arbitrage of kiezen voor bouwbemiddeling. “Sta eens stil bij dit speelveld en houd ook rekening met wat deze partijen je kunnen bieden”, zegt Weening. “Stel hierover vragen bij aanvang van het bouwteam en maak samen een afgewogen keuze. Zo kun je een conflict zo snel mogelijk oplossen, anders kan zelfs een klein conflict een sneeuwbaleffect veroorzaken. Dat resulteert in een nachtmerrie voor elke betrokkene.”

Wat leveren de eerste vergezichten op?

In 2020 werd de Modelovereenkomst Bouwteam DG 2020 gepubliceerd. Met dit document wil het team achter het model, bestaande uit Henberto Remmerts, Jaap de Koning, Joost Merema, Andrea Chao en Arno Hoevink, partijen stimuleren om in bouwteams te werken. Dat is uniek, zegt het team, want het is ‘voor het eerst dat houding en gedrag zo prominent in contractvorm worden opgenomen’, aldus Merema. Het team benadrukt dan ook dat de overeenkomst geen contract is, maar een handvat voor samenwerking. “Adopteer het, beleef het met elkaar en haal inzichten op waar het niet werkt of onduidelijkheid geeft”, zegt Merema over het document.

Henberto Remmerts, consultant Risicomanagement, Aanbesteden en Contracteren bij Tauw

Een les die het team uit het opstellen van de overeenkomst heeft gehaald, is dat prijsvorming nog altijd een punt van aandacht is. “In een bouwteam heb je namelijk getrapte prijsvorming en dat doe je met elkaar”, zegt De Koning. “Beide zijden hebben nog moeite met de transparantie die dat vraagt.” Toch zijn daar veel manieren om mee om te gaan, zegt Chao, die opnieuw benadrukt dat heldere afspraken het fundament zijn van bouwteams. Kies je voor een bouwteam, dan is het bovendien zaak dat de organisatie daar achter staat. Zo’n afspraak betekent immers dat medewerkers mogelijk een andere rol moeten vervullen, wat best spannend voor ze kan zijn. “Het besef wat een bouwteam voor jou en jouw organisatie betekent is misschien wel de grootste uitdaging van de toekomst”, aldus Remmerts namens de afwezige Hoevink.

Aansprakelijkheid

Aansprakelijkheid is een ander groot issue in niet alleen de Modelovereenkomst Bouwteam DG 2020, maar ook in de VGBouw 1992 en in de KBNL 2021. Bettina Hertstein van Het BouwRechtBedrijf stipte in haar keynote aan dat deze overeenkomsten bilateraal zijn opgezet, maar dat er naast een opdrachtgever en opdrachtnemer ook rekening gehouden moet worden met de overige deelnemende partijen. Zij doen niet voor spek en bonen mee, zegt Hertstein, maar de aansprakelijkheid van deze partijen is in iedere overeenkomst iets anders vastgelegd. Ze benadrukt echter dat, wil je een bouwteam laten slagen, je ‘vanuit jouw deskundigheid wel je mond moet durven te openen’.

Bettina Hertstein, directeur van Het BouwRechtBedrijf

Dat brengt Hertstein op de waarschuwingsplicht. “Wat had jij als gemiddelde deskundige partij op jouw terrein kunnen zien of behoren te zien?” zegt ze. “Zulke zaken moeten tijdig en vóór de definitieve vaststelling van het ontwerp gemeld worden, want doorgaan zonder waarschuwen kan de aansprakelijkheid doen 'overslaan' naar degene die niet heeft gewaarschuwd. Beter een keer te veel waarschuwen dan te weinig, houd ik aan.” Hiervoor geeft Hertstein een drietal tips mee: ga bij jezelf te rade vanuit je eigen expertise, geef tijdig je mening en leg dit altijd schriftelijk vast. Op die manier kan een partij in elke bouwteamovereenkomst op de juiste wijze deelnemen zonder zich zorgen te hoeven maken.

Balans vinden

Het overheersende gevoel tijdens Gamechangers is goed samen te vatten door een opkomend begrip: VUCA, wat staat voor volatile, uncertain, complex en ambiguous. Steeds meer megaprojecten vallen binnen deze vier omschrijvingen en creëren daarmee een gelaagde samenhang waarbij verschillende niveaus elkaar beïnvloeden, vertelt Joost Merema (partner PRO6 managers) de deelnemers. “De term VUCA daagt uit om anders naar projecten te kijken”, aldus Merema. “Zowel hard als soft skills zijn van belang bij managers om een team goed te kunnen leiden, maar ook om flexibel en met focus in te spelen op veranderende uitdagingen.”

Joost Merema, partner bij PRO6 managers

In een VUCA projectmanagement worden veranderingen benaderd als kans, ook wel een agile mindset genoemd. Volgens Merema kan dit het succes van een project vergroten, onder andere door als projectmanager voortdurend intern te reflecteren, trouw te zijn aan je kernwaarden en door vertrouwen van binnen naar buiten op te bouwen. “Daarom gaat het niet over een klassieke of agile benadering, maar over een weg met twee helften”, zegt hij. “Beweeg je tussen de twee banen, dus tussen flexibiliteit en robuustheid, dan zit je goed.” Merema sluit af met een tip die elke projectmanager kan gebruiken om meer flexibiliteit in te bouwen: “Als iets belangrijk is, betekent dit niet dat je alles erover moet vastleggen, maar dat je er continu aandacht aan moet blijven besteden. Dat is een groot verschil.”

Presentatie Handreiking Bouwteams

Een hoogtepunt tijdens het congres was de presentatie van de Handreiking Bouwteams, een document dat het bouwteam als samenwerkingsvorm een stap verder wil brengen door middel van inspiratie, middelen en tips & trucs. Maar vooral, zegt medeauteur Gido Laeven (Ingenieursbureau Amsterdam), om bouwteams ‘open te maken voor iedereen’. Dat thema stond centraal in een aantal stellingen die op het podium door directies van de betrokken partijen werden besproken, zoals: is een bouwteam tinderen of tenderen? Een scherp antwoord: “Het is wel meer dan alleen swipen.”

De onthulling van de Handreiking Bouwteams.

De juiste bouwteampartner kiezen is deels subjectief, zo stelden ze. Beide kanten moeten comfortabel met elkaar zijn binnen de kaders die door de opdrachtgever gesteld worden. Op die manier kan een bouwteam al op voorhand de expertise benutten van alle betrokkenen en daardoor samen sneller door het proces heen, aldus de directies. Ook de maatschappij is daarbij gebaat. Is een bouwteamovereenkomst dan de heilige graal? Nee, stellen ze, want elk project heeft verschillende fases en dus ook andere expertises nodig. Openheid over zulk maatwerk is cruciaal in het proces, dus schroom niet om gaandeweg het proces wissels toe te passen, uiteraard in overleg.

Binnenhofrenovatie als lakmoesproef

Gamechangers sloot af met Marc Unger, programmadirecteur van de Binnenhofrenovatie, die zijn visie ‘Contracteren van een ambitie’ toelichtte. Het doel: grote programma’s zo aanbesteden dat je zowel directe- als langetermijnbehoeftes dient. Dit is nodig, stelt Unger, omdat we voor een enorme bouwopgave staan, die vraagt om een programmatische aanpak en een systematische leeromgeving om innovaties te versnellen, willen we de (klimaat)doelen gaan halen.

De visie van Unger focust op een samenwerkingsovereenkomst als vehikel om samen de gestelde ambities te bereiken. “Dit levert een hoger kwaliteitsniveau op tegen lagere structurele kosten en een productiviteitsverbetering”, stelt hij. Dat is een zoektocht met tegenslagen, zoals eerdere presentaties ook laten zien. “Daarom moet het onderliggende contractmodel ruimte bieden om daarmee om te gaan. Dat kan door de samenwerkingsovereenkomst op te knippen.” Unger noemt hierbij de best practice van de Royal Schiphol Group, waarvoor een overeenkomst is afgesloten van negen jaar, opgeknipt in stukjes van drie jaar. “Elk deel met zijn eigen korte termijn doelen en KPI’s, zodat de partijen gezamenlijk stap voor stap de ambities dichterbij brengen.”

Het voordeel van deze manier van samenwerken, vertelt Unger, is dat de partijen tussentijds kunnen evalueren, bijvoorbeeld om de lat hoger te leggen. Op die manier kunnen partijen heldere en afdwingbare afspraken maken, onder andere over de wijze waarop partijen uit elkaar gaan mocht de samenwerking toch niet bevallen, en ‘creëer je een goede omgeving om de ambitie te behalen’. “Of, zoals Herman Tjeenk Willink schreef: ‘Groter denken, kleiner doen’.”

Een soortgelijke methode hanteert Unger bij de renovatie van het Binnenhof. “We hebben hierin alle partijen vroeg betrokken, zodat we betrouwbaarheid en maakbaarheid zeker stellen”, vertelt hij. “Ook werken we met een volledig transparante begroting, zodat we vooraf de risico’s inzichtelijk en beheersbaar maken.” Zo zijn er ook commerciële afspraken in de overeenkomst vastgelegd, zoals opslagen en uurtarieven, alsook deelovereenkomsten voor advies, realisatie, onderzoek en engineering. “Je kan hiermee zeggen dat we een alliantie hebben gevormd”, aldus Unger. “Geen gezamenlijk te beheren risicopot, maar elkaar helpen in het beheersen van elkaars risico’s om gezamenlijk mijlpalen te bereiken.”

Duurzaamheid een boost geven

“Dat was een erg indrukwekkende, afsluitende presentatie van Unger”, besloot dagvoorzitter Visser het congres. “Het was toch al een dag die erg werd gewaardeerd, omdat betrokkenen en geïnteresseerden weer eens op dit specifieke thema konden samenkomen. En dat ook nog eens met de lancering van een nieuwe publicatie, de Handreiking Bouwteams, die de sector verder gaat helpen met het toepassen van het bouwteam. Wij gaan ook verder, want het bouwteam kan ook de duurzaamheid in de bouw een boost geven en daar als geen andere vorm van samenwerking aan bijdragen. Zoals wij van Duurzaam Gebouwd dat ook graag doen.”

Meer over de Handreiking Bouwteams vind je via deze link.