Een speciale werkgroep schrijft momenteel aan de Handreiking Bouwteams, bedoeld voor opdrachtgevers en opdrachtnemers in de GWW-sector. Extra inzichten voor deze handreiking werden onlangs opgehaald in een drukbezocht webinar. In de online bijeenkomst werd bovendien openhartig ingegaan op de werking van een bouwteam in de gemeente Katwijk.

Het doel van de Handreiking is om het bouwteam als samenwerkingsvorm binnen de GWW-sector een stap verder te brengen en zo te komen tot succesvolle en energievolle bouwprojecten in Nederland. De Handreiking wordt geschreven vanuit het perspectief en met de ervaringen van opdrachtgevers en opdrachtnemers.
Het boekwerk dat als resultaat hiervan in november verschijnt, gaat je meenemen in wat een bouwteam inhoudt, wat de fases en processen zijn om te doorlopen en welke middelen, tips en trucs daarvoor beschikbaar zijn. Het document wordt een vrijblijvende ondersteuning voor de sector, geschreven door een brede groep betrokkenen. Als handreiking zal het niet een juridisch of beleidsstuk worden, maar een organisch praktijkstuk.

Reconstructie Katwijk

Na de opening van het webinar (8 juli) door werkgroepvoorzitter Hubert de Groot werd er in een specifieke casus grondig ingegaan op de praktijk van een bouwteam. Aan het woord waren Chris van der Zwet (lid stuurgroep) en projectleider Andre van der Zanden van Van Hattum en Blankevoort. Deze aannemer verzorgde voor de gemeente Katwijk de reconstructie van de centraal gelegen Biltlaan, inclusief de Koningin Julianabrug. Deze werd grotendeels gesloopt, maar de fundamenten waren nog wel bruikbaar. Het wegvak werd precies een dag na het webinar officieel heropend.

Wat er al dan niet goed ging in dit project werd openhartig gedeeld door het duo. Voorop stond dat de partners, de gemeente en KWS (VolkerWessels )blij waren met het werken in bouwteam. De opgave omvatte uiteindelijk drie contracten, te beginnen met de bouwteamfase, vooruitlopend op de twee projecten voor de laan en de brug. Van der Zwet: “Opvallend voor dit bouwteam was dat het meer- en minderwerk vooral verzoeken tot wijziging betrof, waarbij het ging over de scope, dus over extra kwaliteit. En dus veel minder over vtw’s die gingen over inefficiënte of vertraging.”

“Uniek was”, vervolgde Van der Zwet, “de concretiseringsfase van zes weken voorafgaand aan de bouwteamfase. Wij waren al geselecteerd als partner en hebben zes weken de tijd gekregen van de gemeente om ons te conformeren aan de aanbieding, dus aan het plafondbedrag en de planning.”

Rendement

Van der Zanden vervolgde de presentatie met het verschil van het samenwerken zoals dat van oudsher gebeurt en nu in een bouwteam. Daaruit werden deze acht verschillen gedestilleerd:

Vooral over het rendement was het duo helder. Alle boeken gingen open; dus het totaal beschikbare budget van Katwijk, inclusief risicobudget, en (wekelijks) de begroting van de aannemer. Van der Zanden: “Het totale budget bleek 7% hoger te zijn dan de contractwaarde en voor dat bedrag konden we uiteindelijk verbeteringen toevoegen. Dat we daar open en eerlijk over communiceerden gaf een heel goed gevoel en geeft ook wel aan dat er heel veel vertrouwen was in het team.”
Iedereen mocht, aldus Van der Zwet later, zijn eigen conclusies trekken bij de wetenschap dat het rendement voor de aannemer uiteindelijk op 1% uitkwam. Duidelijk was wel dat de tevredenheid en het werkplezier bij alle partners overheerste.

In de fase tussen het definitief en het uitvoeringsontwerp (DO en UO) van de brug kwamen er meer kosten voor risico’s naar voren dan Van Hattum en Blankevoort vooraf had gedacht en berekend. Van der Zanden: “Een groot deel van die kosten is uiteindelijk wel vergoed, maar bij een volgend bouwteam moeten we kijken of we de prijs veel meer kunnen baseren op het UO.”

Halverwege het ontwerptraject bleek voorts dat het plafondbedrag onvoldoende was. De gemeente voerde nog enkele scopeveranderingen door, waaronder een breder brugdek, waarna er eerst in gezamenlijkheid € 2 miljoen werd bespaard. Dat bedrag kon echter toch nog beperkt worden en de gevonden oplossing bleek uiteindelijk ook nog eens beter dan het origineel.

Transparant

“Wat me altijd zal bijblijven”, vervolgde Van der Zanden, “is de nadruk op contact in plaats van contract en het samenwerken op een heel open en transparant manier. Bouwcoach Bas Jansen heeft daar een week of acht de nadruk op gelegd in het wekelijkse overleg. Daarna hebben we dat samen, op eigen benen, doorgezet. Ik moest daar wel aan wennen, ook omdat je in andere projecten gewend bent de kaarten voor de borst te houden. Je wilde niet dat je input misbruikt werd, dat alles bespreekbaar bleef en dat er niet een sfeer zou ontstaan, dat je werd afgerekend op je input. Dat heeft mij heel goed gedaan.”
“Als je heel erg houdt van structuur en houvast”, voegde Van der Zwet toe, “ is een bouwteam lastig. Je moet aftasten en vragen durven stellen, ook aan jezelf. Het is vaak ook zoeken in een creatief proces.”

Een van de belangrijkste lessen die Van der Zanden nog noemde was: “De volgende keer zou ik de overgang van de bouwteamfase naar de uitvoering duidelijker vastleggen”, ook doelend op het extra uitwerken van het DO. En Van der Zwet: “Zorg er ook voor dat je alle functionarissen uit het bouwteam meeneemt naar de uitvoeringsfase. Anders begin je het project opnieuw.”

Afweging om te gaan ‘bouwteamen’

De presentatie over het bouwteam in Katwijk werd gevolgd door drie (parallelle) workshops over:

1. Afweging & aanbesteding bouwteam
2. Bouwteamfase
3. Realisatiefase

We volgden de eerste workshop van Gido Laeven en Michiel Waitz, respectievelijk contract- en projectmanager bij het Ingenieursbureau van de gemeente Amsterdam. Via een groot aantal polls gaven zij heel veel antwoorden op allerlei vraagstukken, maar haalden tegelijkertijd ook de heersende opinie van de aanwezigen op. En dat met vragen als:

• Welk probleem wil je oplossen?
• Waarom schrijft een aannemer in op een bouwteam?
• Wat leg je vast bij de aanbesteding van een bouwteam?
• Hoe krijg je een goede samenwerking?

De antwoorden die daarbij naar voren kwamen lagen deels voor de hand, zoals het minimaliseren van risico’s en onzekerheid of het vergroten van het werkplezier. Natuurlijk werd ook het benutten van de expertise van de aannemer benoemd en de keuze voor het juiste team. Als het aankomt op het sturen op keuzes hebben de totale projectkosten vanzelfsprekend de voorkeur. Waitz: “Je opbrengst valt met een bouwteam misschien wat lager uit. Door het samenwerken heb je echter lagere tenderkosten en risico’s en is het risico om verlies te lijden ook lager.”

Niet loslaten

Naar aanleiding van een vraag over de onzekerheid en de druk op het al dan niet ‘in beton gegoten’ taakstellend budget, opperde bezoeker Dennis de Raat: “De Modelovereenkomst Bouwteam DG 2020 zorgt voor een beter inzicht in het budget, maar dat vergt wel openheid en transparantie van de partijen.” Precies zoals we (hierboven) zagen gebeuren in Katwijk.

Op een vraag in de chat over hoe je bepaalt of een bouwteamfase succesvol is afgerond, antwoordde Laeven: “Als je bij de overgang naar de realiseringsfase elkaar niet wilt loslaten. Als je daar een goed gevoel bij hebt, heb je de bouwteamfase goed doorlopen.”
Een opvallende conclusie uit de workshop over de realisatiefase ging ten slotte over die overgang. Als dan het gedrag van de opdrachtgever en opdrachtnemer naar elkaar toe alsnog verandert, is er iets mis. Dan moet je daar wat mee, zoals opnieuw samenwerkingstools in stelling brengen. Desondanks klonk er veel hoop uit de slotconclusie van Van der Zwet: bouwteams zijn hot and happening.

De definitieve Handreiking Bouwteams wordt 25 november in boekvorm gepresenteerd tijdens het congres Gamechangers. Houd daarvoor onze Agenda in de gaten of schrijf je in voor onze maandelijkse Themanieuwsbrief Innovatieve Samenwerking.

Tekst: Ysbrand Visser
Foto boven: tevredenheid alom in Katwijk, met in het midden wethouder Rien Nagtegaal