De natuur kent geen afval, de mens wel. Met alle nadelen van dien. Maar wat is er mogelijk als we afval gaan zien als waardevolle grondstoffen? Royal FloraHolland heeft een even heldere als ingrijpende ambitie: Zero Waste. En besloot deze ambitie vervolgens uit te vragen in de markt. Onder begeleiding van Royal HaskoningDHV werd hierbij de Best Value Procurement methodiek toegepast. Een unieke aanpak voor afvalmanagement die de nodige weerstand opriep maar uiteindelijk alle verwachtingen overtrof.

Foto bovenaan: Royal FloraHolland, Milgro en Royal HaskoningDHV toosten op een succesvol project, op naar een toekomst zonder afval!

Wie als bedrijf net zoveel afval produceert als de gemeente Arnhem, weet dat hier grote uitdagingen én kansen liggen. Voor Royal FloraHolland (RFH), de grootste bloemenveiling ter wereld, vormt afval al jaren het onderwerp van verhitte discussies. Kan het duurzamer, slimmer, goedkoper? De missie ‘Flowering the World Together’ vereist immers ook een verantwoorde omgang met afval. Maar wat zijn de mogelijkheden? De afdelingen Facility Management en Inkoop besloten de handen ineen te slaan voor een rigoureus andere aanpak van het afvalmanagement.

Afval of grondstof

Afval is een bijzondere tak van sport. Traditioneel vormt afval de schaduwkant van iedere bedrijfsvoering. Een noodzakelijk kwaad dat je het liefst wil minimaliseren. Helaas word je als bedrijf vaak bestraft voor het verminderen van je afvalstroom. Dat komt omdat traditionele afvalverwerkers met volumeprijzen werken. Hoe meer afval je als bedrijf produceert, hoe minder je betaalt per kilo. Gekeken naar kosten, staan deze volumekortingen een duurzamer bedrijfsvoering met minder afval dus stevig in de weg.

RFH ging te rade bij diverse marktpartijen en collegabedrijven om te kijken of dit anders en beter kon. Een belangrijk inzicht was de perceptie van afval als domein: gaat het om onbruikbare rotzooi of secundaire grondstoffen? Hoe kan je vervolgens je processen slimmer inrichten om het percentage ‘rotzooi’ of restafval te minimaliseren? En als het andere deel afval waardevolle grondstoffen bevat, waarom moet je dan betalen om er vanaf te komen?  

Bart Huitema, Strategic Buyer Royal FloraHolland, Sabine Bink, Project Manager Royal HaskoningDHV, Marcus van der Ven, Best Value Procurement Specialist Royal HaskoningDHV

Zero Waste

Op basis van marktconsultaties, ontwikkelde RFH twee jaar geleden een nieuwe visie op afvalmanagement: Zero Waste. Het ultieme ambitieniveau in twee woorden samengevat. Een ambitie die alleen mogelijk wordt door afvalstromen te gaan zien als bron van grondstoffen. De bloemenveiling heeft als voordeel dat er drie grote afvalstromen te onderscheiden zijn die zich goed lenen voor hergebruik: Groen, Karton & Plastic.

Gaandeweg de nieuwe afvalstrategie ontstond er zo een andere kijk op afval. Zowel Facility Management als Inkoop gingen afvalverwerking steeds meer zien als het managen van ‘afvalstromen’, al snel gevolgd door de volgende denkstap: het managen van ‘grondstofstromen’. Vanuit die visie zouden secundaire grondstoffen juist geld moeten opleveren in plaats van kosten. En was dit te combineren met de ambitie om de huidige 20 % restafval terug te brengen naar nul? 

Luchtfietserij

‘Onmogelijk!’, kreeg het projectteam meerdere malen te horen. Diverse interne en externe afval-deskundigen zagen de Zero Waste-visie als luchtfietserij. Hoe kan de grootste bloemenveiling ter wereld immers haar afvalberg zomaar even wegpoetsen en transformeren van een kostenpost naar een inkomstenbron? De kennis en ervaring om deze ambitie waar te maken, was intern ook niet aanwezig. Deze expertise moest uit de markt worden gehaald. Maar hoe pak je dat aan, hoe koop je dat in?

Bij traditionele inkoopmethodes schrijft de opdrachtgever de toekomstige leverancier precies voor met welke aanpak, middelen en/of processen een bepaald doel moet worden bereikt. In dit geval was dat geen optie. Wel waren er op basis van de marktconsultatie een aantal heldere doelstellingen geformuleerd: geen afval meer, van kosten naar opbrengsten, perspectief voor de huidige afvalmedewerkers en tevreden klanten.

Best Value Procurement

De hoofddoelstellingen leenden zich uitstekend voor de Best Value Procurement methodiek (BVP). Deze inkoopmethode gaat ervan uit dat de opdrachtgever niet de expert is. Dat betekent dat de opdrachtgever wel weet wat hij wil bereiken, maar niet in welke mate en hoe dit kan worden gerealiseerd. Met BVP selecteer je de best presterende contractpartij in de markt. Deze partij werkt vervolgens een accuraat en doordacht plan uit. Vervolgens koop je dit plan en de partij voert het uit.

Uitdagend avontuur

Wat Best Value Procurement in de praktijk lastig maakt, is de noodzakelijke verandering die dit meebrengt in houding en gedrag. De klant-opdrachtgever moet vertrouwen geven, durven loslaten, minder sturen, meer luisteren en goed observeren. De opdrachtnemer op zijn beurt moet de leiding nemen, prestaties meten en proactief zijn in het vroegtijdig signaleren en vervolgens minimaliseren van de risico’s voor de klant.

Voor het begeleiden en aansturen van dit unieke BVP-traject werd Royal HaskoningDHV benaderd. Zij besloten samen met RFH dit avontuur aan te gaan. Best Value Procurement was nog niet eerder toegepast op afvalmanagement, waarbij het hele bedrijfsproces - inclusief mensen en middelen -  wordt uitbesteed aan een externe partij. En zoals altijd: de eerste keer dat je iets doet, is altijd het spannendst.

Gezamenlijk pionieren

Nadat Jonathan van Veelen, Hoofd Inkoop RFH, zijn zegen had gegeven aan de BVP-aanpak voor het facilitaire domein Afval, kon het inkooptraject starten. Een traject dat uiteindelijk anderhalf jaar in beslag zou nemen. Inkoopstrateeg Bart Huitema van RFH vormde een team met twee professionals van Royal HaskoningDHV: projectmanager Sabine Bink en BVP-expert Marcus van der Ven. Zowel opdrachtgever als afvalmarkt hadden geen ervaring met Best Value Procurement.

Met behulp van trainingssessies en bijeenkomsten werden interne betrokkenen en externe marktpartijen geïnformeerd over de BVP-aanpak en hoe je als inschrijver geselecteerd kon worden voor de opdracht. Om de beschikbare expertise in de markt maximaal te benutten, werd bewust gekozen voor een openbare aanbesteding zonder minimum inschrijvingseisen. De verantwoordelijkheid om wel of niet in te schrijven lag dus bij de marktpartijen. Hierdoor ontstond al snel een eerste natuurlijke selectie. Een selectie die een verrassende winnaar heeft opgeleverd.

Formuleren van de essentie

In 1961 hield President John F. Kennedy z’n beroemde toespraak waarin hij de ambitie uitsprak om ‘binnen 10 jaar een man op de maan te zetten en weer veilig thuis te brengen’. Een zeer complexe opdracht, maar compact en concreet geformuleerd. Vervolgens gingen duizenden wetenschappers aan de slag om dit doel vervolgens in 1969 te verwezenlijken. Ook bij de BVP-methodiek is het de kunst om zo compact en concreet mogelijk doelstellingen te formuleren om zo tot innovatieve marktoplossingen te komen.

In het geval van RFH: Zero Waste, van kosten naar opbrengsten, goed zorgen voor onze mensen en tevreden klanten. Toen dit werd uitgevraagd in de markt, haakten diverse partijen af. Uiteindelijk kwamen er drie inschrijvers. Deze zijn beoordeeld op kwaliteit (70 %) en prijs (30%). Kwaliteit bestond uit een prestatie-, risico- en kansendossier plus interviews. Wat een BVP-beoordeling bijzonder maakt, is de hoge mate van objectiviteit. Inschrijvingen zijn anoniem en hoge scores worden alleen gegeven als inschrijvers hun beloftes kunnen onderbouwen met prestatie-informatie. De winnaar wordt de partij die het meest waarschijnlijk in staat is de beste prestatie te leveren.

Loslaten in vertrouwen

De BVP-methodiek leidt doorgaans tot innovatieve marktoplossingen. Mits de uit marktconsultaties verkregen inzichten en daaruit ontwikkelde doelstellingen ook haalbaar zijn. Toch blijft de weg naar de oplossing geplaveid met onzekerheden. Voor het BVP-team betekent dit een oefening in loslaten en vertrouwen hebben én houden, vooral wanneer gaandeweg obstakels en twijfels opdoemen. Er staat ook echt iets op het spel: het draait niet om de goedkoopste leverancier, maar om een weloverwogen zoektocht naar partners die het best aansluiten bij de missie van de opdrachtgever.

Het resultaat

De opdracht is uiteindelijk gewonnen door ‘the Recircle Company’ Milgro uit Rotterdam. Per 1 september 2017 hebben zij het complete afvalmanagement van Royal FloraHolland overgenomen, inclusief acht vaste medewerkers en diverse machines. Na de selectie van Milgro, volgde een intensief traject om tot een Business Plan voor het domein Afval te komen. Dit in nauwe samenwerking met Inkoop, Facility Management, Business Controllers, Juristen, HR-experts en leden van de Ondernemingsraad.

Milgro heeft overtuigend kunnen aantonen de ambities van RFH op het gebied van afvalmanagement te kunnen waarmaken. Komende jaren zullen beide partijen in gezamenlijke verantwoordelijkheid optrekken. Er zijn heldere afspraken gemaakt ten aanzien van onderlinge verwachtingen en verplichtingen. Middels wekelijkse rapportages wordt de voortgang gemonitord en waar nodig bijgestuurd.

De resultaten op een rij:
- Volledige outsourcing van afvalmanagement RFH per 1 september 2017
- Restafval wordt komende jaren van 20 % verder gereduceerd tot een minimum
- Binnen drie jaar gaat afval van stevige kostenpost naar bron van inkomsten
- Voormalige vaste medewerkers krijgen nieuw perspectief en kansen in dienstverband bij Milgro
- Zowel RFH, haar 5000 leden als haar klanten profiteren van de voordelen

Heeft u naar aanleiding van deze case vragen op opmerkingen? Neem gerust contact op met Bart Huitema (BartHuitema@royalfloraholland.com) of Sabine Bink (Sabine.Bink@rhdhv.com)

Bart Huitema, Strategic Buyer, Royal Flora Holland
Sabine Bink MSc, Project Manager FMCG Industry, Royal HaskoningDHV