De bouw van de nieuwe rechtbank in Breda was een project met veel gezichten. Letterlijk en figuurlijk. Betrokkenen leggen uit hoe de vele partijen met alle belangen, eisen en verlangens tot elkaar kwamen.

In een context van nieuwe contractvormen, historische werkrelaties en veeleisende partijen werkten de vele betrokkenen aan de nieuwbouw van het gerechtsgebouw voor Zeeland en West-Brabant in Breda (geopend op 14 september 2018). Daarbij had iedereen een eigen rol en perspectief om vast te stellen wat belangrijk was in de realisatie van de opgave. Dat de opdrachtgever en gebruiker niet één organisatie vormden, maar verschillende organisaties die moesten gaan samenwonen, maakte deze opgave extra complex. Eén van de begeleiders hierin was Pim Verheijen (Tornak - Cohezy).

Complex speelbord

Opdrachtgever Rijksvastgoedbedrijf (RVB) kreeg te maken met veel spelers, vertelt Harold Willems (Rechtbank Zeeland-West-Brabant): “Naast de belangen van onze eigen rechtbank moest ook rekening worden gehouden met de perspectieven van de Raad voor de rechtspraak, het Openbaar Ministerie Zeeland-West-Brabant, het landelijke OM en de Raad voor de Kinderbescherming. Bovendien ging die laatste instantie tijdens het proces reorganiseren, zodat er tijdens de verhuizing geen lokaal aanspreekpunt meer was. Voor de bestuurders en de diverse groepen gebruikers die gingen samenwonen in een pand was dit echt een complex speelbord.”

Het bepalende uitgangspunt voor het Rijksvastgoedbedrijf was dat de wereld van morgen anders is dan de wereld van nu. Voor de toekomstige gebruikers van het pand gaf dat soms een ongemakkelijk gevoel: hoe konden ze erop vertrouwen dat alles goed zou komen. Uiteindelijk draaide het allemaal om de samenwerking tussen mensen en om het zoeken naar een balans tussen de formele aanbesteding en het informele: de wijze hoe mensen daarvan een vertaling maken.

“Van het begin af aan”, vervolgt Toine van Liebergen (projectdirecteur consortium InBalans), “hebben we de gebruikers meegenomen in de uitdagingen en de kosten van het project. Ook daarbij gaat het over vertrouwen en openheid. En in elke fase wordt dat wat concreter. De kosten moesten daarbij wel binnen de bandbreedte blijven. Soms stuit je dan op nieuwe uitdagingen.”
“Zo bleken we af te wijken van het stedenbouwkundig plan om een kwalitatief betere aanbieding te kunnen doen. Bewust hebben we toen contact gezocht om te kunnen spiegelen. Want het was een serieus issue, waardoor we mogelijk met de aanbesteding moesten stoppen. Op vrij korte termijn hadden we een gesprek met alle spelers: het RVB, de gebruikers, de architect en de rijksbouwmeester. Dat was heel prettig. Het was op zijn kantje of we door konden gaan.”

Tegengeluid & spiegelen

“In ons deel van het project”, aldus Ab de Wit (procesmanager Rijksvastgoedbedrijf), “zorgden we er altijd voor dat we ‘tegengeluid’ organiseerden. Natuurlijk is dat in eerste instantie niet altijd fijn, maar het is wel belangrijk. Bijna elk project heeft een bijzondere omstandigheid. Hier waren dat bijvoorbeeld extra obstakels in de grond. Zo’n issue is vaak groot en beladen. Dat bracht extra kosten met zich mee en we verloren ook kostbare tijd. Er was door de gemeente al een conceptbrief opgesteld met de boodschap het project stil te leggen.”

“Gelukkig werd dit in een telefonisch overleg aangekondigd, waardoor we met elkaar in gesprek konden gaan. Met als resultaat dat die brief nooit is verstuurd en het project doorgang kon vinden. De oorzaak lag in een gebrekkige informatie-uitwisseling en communicatie. Conclusie: alles valt of staat met de relatie tussen mensen.”

Het uiteindelijke resultaat is dat er, met relatief weinig meerwerk, een prachtig gerechtsgebouw is gekomen. Iedereen heeft het gevoel dat door de investeringen in ‘zachtheid en aandacht voor elkaars belangen’ calamiteiten, conflicten zijn voorkomen.

Alle details over dit project lees je in deze speciale brochure.

Tekst: Pim Verheijen en Denise van Marwijk
Foto: Rijksvastgoedbedrijf/Erik Jansen