Het blijft een worsteling voor menig facilitair manager: overzicht en regie houden over de prestaties van een pand. Zeker omdat er vaak van álles verandert (ook zonder dat je dat weet). Hoe kan de techniek je helpen om te zorgen voor een blijvend gezonde werkomgeving, tevreden gebruikers en voorspelbare kosten?

Een prachtig, kraaknieuw bedrijfspand. Alles fris en smetteloos. Een genot om in te werken en verblijven. Het gebouw functioneert precies in lijn met wat de gebruikers wensen en waar het voor ontworpen is. Maar de tijd staat niet stil. Op den duur gaan er dingen veranderden. In sommige ruimtes komen er bureaus bij. Een nieuwe koffiemachine vereist aanpassingen aan de pantry. In het kader van ‘ontmoeting stimuleren’ staat ineens ergens een grote statafel. En in het bedrijfsrestaurant blijkt een extra koelcel nodig.

Zorgt dat voor problemen? Nee, zulke kleine veranderingen hebben nog weinig impact op het werk- en verblijfcomfort. Gevolgen voor de gestelde ruimtecondities zijn nog op te vangen binnen het oorspronkelijke ontwerp. Toegegeven, niet altijd houdt men de facilitair manager op de hoogte van dit soort aanpassingen, maar het is te doen om nadien het huisvestingsplan hierop aan te passen.

Wat er mis kan gaan

We draaien de klok nog een jaar of vijf verder. Meestal volgt dan het serieuzere werk, vaak als gevolg van transities binnen een organisatie. Ruimtes worden verbouwd, wanden verplaatst, complete afdelingen verhuisd, beveiligingszones aangepast, noem maar op. Vaak gaan groepen gebruikers zelf aan de gang om dit soort verbouwingen te regelen. Met hoge druk op een eventueel aangehaakte facilitair manager om in heel korte tijd de nieuwe situatie in orde te maken. In zo’n geval is men al blij als het meubilair geregeld is en de gebruikers aan de slag kunnen.

Zulke grote huisvestingsbewegingen, zeker onder tijdsdruk, maken het wel spannend om de gebouwprestaties op niveau te houden. Voor de facilitair manager is het steeds minder duidelijk of het oorspronkelijke ontwerp en onderhoud eigenlijk nog kloppen met de nieuwe gebruikerswensen. Zeker als gebruikers nog op eigen initiatief aanpassingen doen in de bezetting, zonder zich al te veel te bekommeren om wat dit betekent voor het comfort in de ruimte. Zo kan het gebeuren dat gebruikers last krijgen van het slechte comfort, een verkeerde lichtpositionering of een te luidruchtige werkomgeving.

Duurzaam Gebouwd-expert Marc Kooij

Hoe de technologie kan helpen

Verandering is onvermijdelijk. Maar hoe kun je als facilitair manager toch inzicht en regie houden? En hoe kun je blijven zorgen voor een gezonde werkomgeving, tevreden gebruikers en voorspelbare kosten?

Stap 1

Zorg dat je (via sensortechnologie) inzicht krijgt in de bezetting en benutting van het gebouw. Vaak blijkt de bezetting anders dan gebruikers doen voorkomen. En veelal worden alternatieve werkplekken niet gebruikt omdat ze niet bekend zijn. Een analyse van deze gegevens kan zorgen voor verrassende inzichten en interessante maatregelen.

Stap 2

Haal een technologie in huis waarmee je behalve de bezetting ook de ruimtecondities kunt meten die invloed hebben op een gezonde werkomgeving. Via de almaar ontwikkelende sensortechnologie, big data en slimme algoritmes is hier inmiddels heel goed inzicht in te krijgen. Zelf ben ik ook betrokken bij de ontwikkeling van die technologie, en de mogelijkheden zijn veelbelovend.

Stap 3

Laat trendanalyses maken op basis van de opgeslagen gegevens uit stap 1 en 2. Hiervoor is een platform nodig dat niet alleen realtime info geeft over ruimtecondities, maar dat deze gegevens ook handig opslaat. Deze analyses kunnen heel bruikbare inzichten opleveren.

Stap 4

Ga met deze informatie vroegtijdig met je gebruikers(groepen) in gesprek – óók als er geen wijzigingen zijn. Inzicht in de eigenschappen van ruimtes geeft altijd stof om over te praten. Dit levert vaak weer nuttige managementinformatie op. Zoals dat er misschien minder ruimte nodig voor hetzelfde aantal gebruikers. Zo vallen mooie besparingen te verwezenlijken, waarbij je ook nog eens kan aantonen dat de werkomgeving voldoet aan de gestelde gezondheidswaardes.

Stap 5

Ga nog een stap verder en leg gebruikerservaringen vast via een app. Deze gegevens kun je spiegelen aan de informatie uit stap 3 om te zien waar er verbeteringen mogelijk zijn.

Nog even in het kort

Veranderingen in de huisvesting zijn niet erg. Ze horen erbij. Maar zorgt dat je mogelijke problemen voor bent. Ga niet pas ná de verbouwing meten of de ruimte voldoet aan gezondheidseisen. Denk vooraf na over welke aanpassigen nodig zijn om de ruimtes na de verbouwing te laten voldoen aan de eisen. Gebruik daarvoor eventueel een testopstelling. Deze moeite verdient zich gemakkelijk terug, want het voorkomt ingrepen achteraf, vaak gepaard met spoed en overlast. Bovendien: een gezonde en prettige werkomgeving draagt flink bij aan het welzijn én de productiviteit van de gebruikers.

Beelden via: Strukton Worksphere