De informatiebehoefte over onder andere beheer en onderhoud van installaties bereikt een nieuw hoogtepunt. Of het nu gaat om de status van een storing, inzicht in de kwaliteit van een component of een rapportage van onderhoud: er is behoefte aan centrale en up-to-date informatie, die je direct kunt oproepen. Onafhankelijk van waar je bent. 

We spreken klantmanager Kevin Breden over hoe SPIE Nederland hierin voorziet. “We zien dat onze klanten veranderen naar regieorganisaties en dat vraagt om een andere samenwerking. Er ontstaat een behoefte aan stuurinformatie, om inzicht te krijgen in processen, ze te verbeteren en compliant te zijn aan wet- en regelgeving.”

Het belang van centraal beheer van informatie blijkt wel als je je beseft wat er allemaal op je afkomt: een periodiek bezoek van de omgevingsdienst, bijvoorbeeld. Breden vertelt over wat dit voor een locatieverantwoordelijke betekent: “Op zo’n moment heb je direct informatie nodig van bijvoorbeeld de SCIOS-rapportage [Stichting Certificering Inspectie en Onderhoud van Stookinstallaties, red.], milieukeuringen en erkende maatregellijsten. Denk bijvoorbeeld ook aan F-gassen rapportages van de koeling. Dit is een van de vele voorbeelden, want dit geldt voor alles waar wet- en regelgeving van toepassing op is. Heb je de informatie niet direct voorhanden, dan betekent dit een zoektocht. Of erger, je informatie niet op orde hebben kan leiden tot een waarschuwing of zelfs een boete.”

Inzicht in assetdata

De tijd, energie en het geld dat met het speuren naar data gepaard gaan, kan nuttiger worden besteed. Om eenvoudiger regie te voeren over het onderhoud vertelt Breden over oplossingsroutes: “Wij willen informatie beschikbaar maken over installaties én over onze dienstverlening. Daarvoor hebben we PULSE Core Operation Support, dat je op een toegankelijke manier inzicht geeft in assetdata. We koppelen QR-codes aan assets en door te scannen kom je op een informatiepagina van het betreffende installatieonderdeel. Je ziet onderhoudsrapportages, en vraagt ter plekke certificaten en storingshistorie op.” Breden geeft aan dat het zelfs mogelijk is om de prestaties van onderdelen te laten zien: “Bijvoorbeeld voor liften, niet alleen het aantal bewegingen maar ook de tijd die de lift niet beschikbaar was vanwege storingen.”

Toegankelijke informatie

Door alle informatie op één plek te hebben, ook digitaal, worden kopzorgen van locatieverantwoordelijken tot een minimum beperkt. Omdat informatie direct beschikbaar is, is een vervolgactie niet nodig. Daarnaast is het eenvoudig overdraagbaar, als iemand anders de verantwoordelijkheid en functie overneemt. Breden ziet dat het informatiesysteem helpt om diverse klanten om de regierol te hebben. Zo ook bij Stichting Carmelcollege, waar in een eerdere samenwerking al werd ingezet op sensortechnologie. Breden blikt terug: “Eerder zorgde onze samenwerking ervoor dat met behulp van sensortechnologie inzicht ontstond in onder andere temperatuur, CO₂ en luchtvochtigheid. De meetgegevens gaan naar PULSE Core, en de data wordt omgezet in toegankelijke informatie. Daarmee kunnen we onder andere de prestaties van de klimaatinstallaties onder de loep nemen, onder andere om te voldoen aan de criteria van Frisse Scholen Klasse B thema lucht.”

Integrale dienstverlening

De samenwerking reikte verder: waar SPIE Nederland eerst als aannemer verantwoordelijk was voor een deel van het gebouwenonderhoud, is er nu sprake van een integrale dienstverlening. “Destijds was er nog een scheiding tussen een uitvoerende en controlerende partij. In de overeenkomst waren bijvoorbeeld niet de inspecties van cv-ketels meegenomen. Ook hier zien we de beweging naar regieorganisatie, want de verantwoordelijkheid om te inspecteren ligt nu bij SPIE.” Door QR-codes aan te brengen op assets en informatie te verzamelen, wordt ingespeeld op die veranderde rollen. “Het Stichting Carmelcollege is nu beter in staat inzicht te krijgen in de staat en de prestaties van de installaties. Een bijkomend voordeel is dat zij meer gevoel krijgen bij onze werkzaamheden, omdat ze meekijken in onze uitvoeringsprocessen. Het is mogelijk om real-time te bekijken wanneer onderhoud uitgevoerd wordt, wat de status is van een melding en of een installatie voorzien is van wettelijke keuringen. Dat haalt een heleboel zorgen weg.”

De waarde van data

We vragen Marc Kooij, senior business development manager, over zijn visie op integrale dienstverlening en de waarde van data: “De toegevoegde waarde van digitalisering wordt steeds verder verankerd in onze basisdienstverlening. De voordelen worden steeds duidelijker zichtbaar, zo ook bij Stichting Carmelcollege. We zien dat data echt waarde krijgt, ook voor de klant.”

Transparantie en verdieping

Meer inzicht in uitvoeringsprocessen betekent transparantie en bewijslast over het werk dat wordt gedaan. “Dat zorgt er ook voor dat we scherp blijven”, geeft Breden aan, “omdat we laten zien wat we doen, wanneer en hoe we een klus aanpakken.” Omdat alle informatie over processen digitaal paraat staat, kan mondelinge communicatie tussen samenwerkingspartners tot een minimum worden beperkt. Daarin schuilt ook een uitdaging, weet Breden. Hij geeft een voorbeeld: “Als er een melding wordt gemaakt, dan komt deze in de servicedesk te staan. Terwijl je vroeger een gesprek had over een melding, weet je nu precies wat voor storing het is en om welk apparaat het gaat. Een valkuil is dat je stopt met overleggen en daardoor niet altijd de juiste interpretatie van de informatie hebt. Blijf daarom de verdieping met elkaar zoeken, want dat zorgt uiteindelijk ook voor kennisdeling, efficiëntie en kwaliteit.”

Toekomst van informatiebeleid

Nu de integrale dienstverlening staat en informatie beschikbaar is over installaties, vragen we Breden naar de volgende stap. “Een interessante mogelijkheid is om de informatie die we verzamelen en samenbrengen, in te zetten voor specifieke doelstellingen. Nu wordt de data gebruikt om onder andere te voldoen aan wet- en regelgeving en de zoektocht naar informatie over installaties fors te verkorten. Kijken we naar de toekomst, dan is het belangrijk om te beseffen dat we, samen met de klant, KPI’s formuleren en de stuurinformatie gebruiken om aan die doelstellingen te werken.” Hij adviseert organisaties en locatieverantwoordelijken dan ook om, vanuit een toekomstvisie, na te denken over informatiebeleid. “Dat vraagt ook om een gedragsverandering, want het verlangt dat je hierover nadenkt, inclusief de data die je ontvangt en de doelstellingen die je eraan koppelt. Mijn uitdaging is dan ook om vandaag na te denken over de vraagstelling ‘Hoe ziet de toekomst van jouw huisvesting en informatiebeleid eruit?’ en om hierover van gedachten te wisselen. Die uitnodiging staat.”

QR-codes koppelen aan assets: zo werkt het

Om de status van een gebouw, installatie of object goed te kunnen monitoren, zijn sensoren en data onontbeerlijk. Door de toevoeging van fysieke QR-codes is het mogelijk om het hele proces, tot en met het onderhoud, aanzienlijk te verbeteren. Met het digitale platform PULSE Core zorgt SPIE ervoor dat er op een laagdrempelige manier inzicht ontstaat in de storings- en onderhoudshistorie en aanvullende informatie van een asset (gebouw, installatie, object). Bij veel partijen in de markt kun je die gegevens van assets met een identificatiecode bij de bron ophalen. Met de nieuwe innovatie gaat SPIE een stap verder.

In het interne programma IMPACT, waarvan Robin de Boer van SPIE Nederland programmamanager is, zijn ze aan de slag gegaan met het koppelen van QR-codes aan assets. Daardoor krijg je eenvoudig en snel toegang tot de detailpagina van die assets binnen de PULSE Core-omgeving. De Boer: “Naast assetinformatie kun je ter plekke eenvoudig en digitaal rapportages, certificaten, storingshistorie, enzovoorts opvragen. En dat niet alleen door de onderhoudsorganisatie, maar ook door de opdrachtgever zelf. Het is zelfs mogelijk om autorisatielevels in te brengen, zodat er bepaald kan worden wie toegang heeft tot bepaalde informatie. De QR-code-functionaliteit is verder zo gebouwd dat er ook gemakkelijk nieuwe functies aan kunnen worden toegevoegd.”