Met het programma Smart bUUildings wil Universiteit Utrecht het vastgoed ingrijpend slimmer en duurzamer maken. Met het zicht op betere gebouwprestaties en energiebesparing, inzicht in bezetting en benutting én een gezonder binnenklimaat stelde de universiteit 45 behoeften op. Margreet Boon van Universiteit Utrecht en Wilfred van der Plas van DWA vertellen over de workshops die voorafgingen en de impact die het programma maakt.

Op de foto: Margreet Boon, projectmanager Universiteit Utrecht en Wilfred van der Plas, principle consultant Smart Buildings bij DWA

Het duurt niet lang voordat we de ‘waarom’ achterhalen van het programma Smart bUUildings: om zo goed mogelijk onderwijs te bieden en onderzoek uit te voeren, zijn vastgoed en faciliteiten van essentieel belang. Margreet schetst eerst de strategische en functionele kaders: “Die omschreven we eerder in onze vastgoedstrategie (zie kader, red.). Hierin brengen we onder andere naar voren dat we een efficiënte, veilige en duurzame gebouwenportefeuille willen. We willen maximaal vijftien procent van ons geld in vastgoed stoppen en moeten daarom krimpen in vierkante meters.” Daardoor zijn goed doordachte keuzes van belang voor het bestaande vastgoed en maken we weloverwogen keuzes, voor afstoten, renovatie of sloop/nieuwbouw.”

Efficiënter ruimtegebruik

‘Bestaand vastgoed’ duidt op gebouwen in de historische binnenstad, het Utrecht Science Park en de International Campus Utrecht, die toekomstbestendig worden gemaakt. Een forse opgave, zowel in aantallen gebouwen als diversiteit van aanpak. Want ieder gebouw is weer anders, heeft een eigen karakter en geschiedenis. Ook verschilt de bouwkundige en installatietechnische staat. Om de portefeuille slimmer te maken, te verduurzamen en invulling te geven aan efficiënter ruimtegebruik, startte Universiteit Utrecht met een programma voor slimme gebouwen: Smart bUUildings. Margreet: “Al vóór de corona-periode deden we onze eerste ervaringen op met smart building-technologie. Destijds was het doel om inzicht te krijgen over bezetting en benutting, met behulp van data. Naast informatie over gebruik en beheer moest het slimmer maken van gebouwen bijdragen aan betere prestaties van het vastgoed en een gezonder binnenklimaat.”

De eerste pilots waren van belang om ervaringen op te doen en inzichten op te halen. Daarover vertelt Margreet: “In de periode vóór corona leerden we dat er mogelijkheden haalbaar waren om roosterprocessen te optimaliseren en een effectievere schoonmaak te bereiken.” Dankzij de leerzame pilots lonkte ook de volgende stap. Margreet gaat verder: “We stuurden aan op een integrale aanpak die aansloot op onze huisvestingsstrategie en -visie. Je kunt met smart buildings legio richtingen opgaan. Maar we wilden onszelf niet verliezen in een zoektocht, maar heel concreet worden. Al snel trap je in de valstrik van het toepassen van een systeem om een probleem te bestrijden, maar dat wilden we voorkomen. Daarom onderzochten we welke Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) we uit het ambitiedocument Toekomstbestendige Gebouwen konden destilleren. Om er met het programma Smart Buildings naartoe te werken.”

Margreet Boon: "We stuurden aan op een integrale aanpak die aansloot op onze huisvestingsstrategie en -visie."

Integrale visie

Die visie bleek goed aan te sluiten op de overtuiging en expertise van Wilfred van der Plas van DWA. Hij presenteerde over Smart Buildings tijdens een event van Duurzaam Gebouwd en gaf daarmee inspiratie mee aan deelnemers, zoals Margreet, die contact opnam: “Iedereen heeft een ander beeld bij het onderwerp, maar onze visies sloten ontzettend goed op elkaar aan. Onze volgende stap was een masterplan met diverse slimme oplossingen voor het vastgoed dat we wilden verduurzamen, ongeveer 80 gebouwen. Als vertrekpunt hielden we vijf onderwerpen aan: ruimtegebruik, onderhoud en facilitair, energieverbruik, gebruikerservaring en welzijn.” Wilfred voegt toe: “We richten ons binnen die onderwerpen op de gebouwen en niet op het gebied. Trek je het breder naar de omgeving, dan heb je het bijvoorbeeld ook over smart mobility. In plaats daarvan brachten we focus aan en definieerden we behoeften.”

Bewustwording

Die werden in kaart gebracht met behulp van verschillende workshops, waar verschillende belanghebbenden bij aansloten, zoals medewerkers van faculteiten. Die brede betrokkenheid is volgens Wilfred een belangrijke pijler om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen: “Je krijgt hierdoor in een vroeg stadium duidelijkheid over wat er speelt bij belanghebbenden. Op deze manier kwamen we erachter welke behoeften er waren, hoe we focus konden aanbrengen en op welke manieren we hier invulling aan konden geven.” Margreet vult aan: “We hadden 14 workshops met in totaal meer dan 100 vertegenwoordigers uit onze complete organisatie, die uit meer dan 8.500 medewerkers en 40.000 studenten bestaat. We vroegen hen wat hun beeld is van smart buildings en wat volgens hen interessante oplossingen en resultaten zijn. Vanzelfsprekend kregen we een flinke diversiteit aan klanken te horen toen we belanghebbenden vroegen naar wat zij belangrijk vinden bij verduurzaming en slimmer maken van gebouwen. We kwamen erachter hoe zij verwachten dat vastgoed stimuleert om onderwijs en onderzoek goed uit te voeren. Daarmee konden we kansen identificeren en zorgden we ervoor dat er bewustwording was over hoe een slim gebouw beheer efficiënter maakt, verduurzaamt en gezondheid positief beïnvloedt.”

Prioriteiten stellen

Dankzij het enthousiasme van de afvaardiging rolden er 170 behoeften uit de workshops. De uitdaging lag vervolgens in het concretiseren en prioriteren. Wilfred: “We maakten de vertaling naar in totaal 45 behoeften en maakten een verdeling op basis van het belang. We koppelden behoeften als er een overlap is of als ze elkaar versterken. We dachten onder andere na over welke verbindingen er zijn en welk resultaat we hiermee opleveren.” Om een beter beeld te geven bij de variatie in behoeften pakt Wilfred er vervolgens een illustratie bij en licht hij toe: “Hier zie je de 45 behoeften, ingedeeld op ‘must’, ‘should’, ‘could’. In één oogopslag is te zien welke behoeften we absoluut moeten invullen en welke mogelijkheden we inventariseerden.” Zo zien we onder ‘must’ benoemd staan: het inzicht in gebruik van ruimte-faciliteiten, het sturen van installaties op de bezetting en informatie over de binnenklimaatcondities van ruimtes. Ook het beperken van energieverbruik komt naar voren: zo worden installaties efficiënt ingeregeld en worden ze automatisch gestuurd op efficiency en energie. Wilfred over de prio ‘should’: “Hier richten we ons op het toewijzen van werkplekken, optimalisatie van ruimtegebruik en inzicht en rapportages in energieverbruik. Ook zien we hier schoonmaak op aanvraag, dynamisch boeken van onderwijsruimten en realtime inzicht in het gebruik van onderwijsruimtes ondergebracht.”

Kansen die mogelijk worden ingevuld zien we ten slotte gestalte krijgen onder ‘could’. Niet per se een must, maar wel mooi om op te nemen in het masterplan, zo vertelt Margreet: “Zoals het vinden van collega’s, ontdekken welke ruimtes beschikbaar zijn in een gebouw en on demand klimaat. Overkoepelend zijn de behoeften vooral gericht op elementen als inzicht in bezetting en benutting, energieverbruik verminderen en binnenklimaatcondities verbeteren. De focusgebieden brachten we onder in onze technische roadmap. De behoeften krijgen een concrete uitwerking.” Die uitwerking is per gebouw verschillend, onder meer vanwege de diversiteit in vastgoedtype. Zo zijn er monumentale panden, gebouwen die een revitalisatie nodig hebben en is er een deel relatief nieuw gebouwd. Margreet: “We kijken goed naar de maatregelen die passen bij het vastgoedtype. Zo is het mogelijk dat een verduurzaming wel past bij een gebouw dat een renovatie nodig heeft, maar niet bij een monumentaal pand. De ingrepen met als basis de geïnventariseerde behoeften, moeten binnen het strategisch vastgoedbeheer passen.”

Wilfred van der Plas: "We maakten de vertaling naar in totaal 45 behoeften en maakten een verdeling op basis van het belang."

Samenwerking is succesfactor

Als succesfactor voor het laten slagen van het programma Smart bUUildings noemt Margreet de onderlinge samenwerking met Wilfred en de rol die DWA vervult: “Omdat Wilfred hiervoor openstond, zorgden we ervoor dat hij onderdeel werd van het programmateam. Daar zitten grote voordelen aan, want je voelt je een van de collega’s en daarmee ook de uitdaging die voor onze voeten ligt. Daarnaast zijn de lijnen korter met collega’s in de projectgroep van afdelingen als facilitair, IT en energie.” Volgens Margreet is het waardevol dat je iemand ‘van buitenaf’ hebt die onderdeel wordt van je team: “Dat is een persoon die ervaring heeft met smart buildings en de mogelijke resultaten, ervoor zorgt dat de gesprekken met stakeholders goed verlopen en de helikopterblik heeft om processen te structureren. Essentieel is voor ons ook de vertaalslag naar een technische roadmap. Die kon zonder DWA niet plaatsvinden.” De komende tijd vinden verbeteringen aan de gebouwen plaats, om hier invulling aan te geven. Een proces dat de komende jaren voortduurt. Wilfred vertaalt de opgave in opdrachtomschrijving voor de markt en legt de basis voor de marktuitvraag. Wilfred: “We zorgen ervoor dat de extra intelligentie overeenkomt met de verwachtingen. De komende jaren zetten we als onderdeel van het programma Smart bUUildings volop in op optimalisatie van het ruimtegebruik. Dat doen we om onderzoek én onderwijs op het hoogste niveau te blijven bieden aan student en onderzoeker. Daarnaast zetten we maximaal in op de duurzame ontwikkeling van de portefeuille.”

Vastgoedstrategie Universiteit Utrecht

De gebouwen en de omgeving van Universiteit Utrecht ondersteunen onderzoek en onderwijs. Ook helpen ze bij het behalen van doelstellingen voor vitaliteit, gezondheid, biodiversiteit en klimaatverandering. De plannen komen voort uit de vastgoedstrategie. Een belangrijk uitgangspunt in de vastgoedstrategie is dat er zoveel mogelijk geld naar onderwijs en onderzoek gaat.

De Universiteit Utrecht heeft meer dan 100 panden in beheer. Deels nieuw, deels verouderd. Een flinke diversiteit aan gebouwen dus. De huisvesting dreigt te duur te worden en sluit niet meer aan op de wensen. Keuzes voor verduurzaming en verbetering vinden plaats in samenspraak met de faculteiten. Maximaal vijftien procent van het universiteitsbudget wordt aan huisvesting besteed en een aantal verouderde gebouwen in het Utrecht Science Park worden vervangen.

De opgave voor Universiteit Utrecht zit onder andere in het efficiënter gebruikmaken van werkplekken en onderwijsruimten. Covid-19 maakte duidelijk dat er veel varianten mogelijk zijn in werk- en onderwijsvormen. Naast meer hybride onderwijs en efficiëntere roostertijden schatten we in dat kantoorwerk op termijn gemiddeld 40% buiten het kantoor plaatsvindt, zoals thuis. De campus blijft wel de ontmoetingsplek, maar het uitgangspunt is dat er voor iedereen plek is in onze gebouwen.

Universiteit Utrecht realiseerde een video over de vastgoedstrategie. Op de website van Universiteit Utrecht vind je de video (www.uu.nl).

Tekst: Marvin van Kempen, Beeld: Michael Kooren (foto’s) en DWA/Universiteit Utrecht (illustraties)