Elk jaar opnieuw besteden overheden hetzelfde soort wegenonderhoud aan. Kan dat ook in een bouwteam? Ja, adviseurs van Tauw plaveiden deze nieuwe weg voor de provincie Utrecht.

De aanbestedingsprocedure ‘Bouwteam verhardingen provincie Utrecht’ mikte op het verbeteren van het onderhoudsprogramma van de provinciale wegen. Met twee bouwteamovereenkomsten voor twee percelen en een duur van maximaal vier jaar. Binnen elk bouwteam (provincie en aannemer) wordt het onderhoud van wegvakken voorbereid en ontworpen. Vervolgens wordt per wegvak een uitvoeringsovereenkomst gesloten, waarbij de aannemer in het bouwteam de eerste aanbieding mag doen.

Tauw

De keuze voor een bouwteam voor het groot onderhoud aan de provinciale wegen begon aan tafel van de provincie Utrecht. Bij dat onderhoud is er steeds een korte doorlooptijd beschikbaar: een à anderhalf jaar. De tijd om het bestek voor te bereiden en naar de markt te gaan is dan heel kort. Bovendien is het zonde om steeds weer een nieuw bestek te maken voor wegvakken die veel op elkaar lijken. “Vandaar dat adviseurs van Tauw dan komen helpen om de vaart in die processen te houden. Dat scheelt vooral faalkosten, ook al kost die inzet geld. In de bestekmarkt komen er echter door meerwerk vaak kosten bij”, aldus een woordvoerder van de provincie Utrecht.

Het adviseurstrio van Tauw bestaat uit Henberto Remmerts, Arno Hoevink en Amber Snellenburg (foto rechts). Hoevink snapt wel dat de provincie het anders wilde aanpakken. “Elke keer werd alles apart aanbesteed met steeds weer hetzelfde proces met elke aannemer. Dat kan in een bouwteam veel effectiever gebeuren, zodat ook faalkosten steeds verder naar beneden kunnen.”

Marktbenadering

Tauw adviseerde om te werken met een niet-openbare, Europese aanbesteding met voorselectie. Daarbij werd een raamcontract aanbesteed, waarna in een bouwteam losse percelen konden worden aangepakt. Henberto Remmerts, onder meer consultant inkoopstrategieën bij Tauw: “Bij de keuze voor een bouwteam stuit je al snel op de risico’s en op het feit dat je geen scherp concurrerende prijs kunt opnemen, omdat er geen vastomlijnde scope is. Aanbestedingstechnisch lijkt dat niet te kunnen. We hebben daar echter een weg in gevonden door te werken met een prijs op basis van een casus en door kwaliteit substantieel mee te laten wegen als onderdeel van de beoordeling.”

“Voor veel opdrachtgevers is het lastig om er in eigen huis door te krijgen dat er wordt aanbesteed zonder een concurrerende aanbieding op prijs. Ook vanwege de angst voor een wezenlijke wijziging ten opzichte van de scope. Omschrijf je scope dan van tevoren wat ruimer. Ook als je geen bermpaaltjes hebt voorzien, kun je wel het wegenmeubilair en aanverwante zaken benoemen. Een vaste prijs geeft vaak schijnzekerheid. Zaken kunnen veranderen, pakken anders uit, worden duurder, en dan krijg je alsnog een vechtcontract. Als een aannemer in een bouwteam zijn kennis en kunde inbrengt, krijg je uiteindelijk een uitvoeringscontract dat veel beter past.”

Aanbestedingstechnisch was ook de ‘voorselectie’ een bijzonderheid. “We keken daarbij”, vervolgt Remmerts (foto rechts), “vooral goed naar het type partij dat we hiervoor nodig hebben. Met bepaalde competenties die ook kunnen werken in een bouwteam. Is de aannemer in staat om mee te helpen ontwerpen? Is hij door houding en gedrag in staat ook de problemen van anderen te helpen oplossen? Welk type mens heb je daarbij nodig? Als een partij niet eerder in een bouwteam heeft gewerkt, wilden we die bij voorbaat uitsluiten”, aldus Remmerts.

Verder is de onderlinge afstemming en samenwerking essentieel, evenals het versterken van elkaar met een focus op een wat langere termijn dan normaal. Hoevink: “Wij verwachten een proactieve aannemer, maar ook een proactieve opdrachtgever. Waarbij je echt aangeeft wat je goed kunt en wat je minder goed kunt.”

Samenwerkingsplan

Zodoende kwamen ‘houding en gedrag’ terecht in de uitvraag en werden expliciet meegenomen als EMVI-criterium. Het zijn nieuwe aspecten voor de provincie, bevestigt de woordvoerder: “Ja, die samenwerking is een beetje ongrijpbaar, maar we hebben dat toch uitgevraagd. De zes aannemers die na de selectiefase overbleven, moesten daarom een samenwerkingsplan schrijven over hoe ze denken met ons samen te werken.”

“Dat gaat over hoe je ons informeert over meerwerk of tegenvallers, hoe je ervoor zorgt dat iedereen op tijd is aangesloten en dat bepaalde berichten niet als verrassingen komen. In de plannen zaten redelijk bijzondere verhalen. Een partij snapte het niet en wilde ons aan het handje nemen. Samenwerken is echter samen hand in hand lopen en niet aan het handje.”

Hoe is het project uiteindelijk gaan rollen op het provinciehuis? De woordvoerder: “Voor zover ik het merk, zijn mijn collega’s enthousiast. De assetbeheerder zit nu ook aan tafel en die weet en ziet ineens precies wat er gebeurt. Vroeger gaf hij op wat er moest komen en zag pas na een jaar wat er gebeurd was. Er was altijd wel iets dat hem verbaasde en nu niet meer. Het proces is geen stilstaand water, er is steeds beweging.”

N201

Voor het eerste project (onderhoud N201) moest het bouwteam (provincie en KWS) in de bouwvak van 2020 binnen slechts twee weken tot een definitief ontwerp komen. Normaal gesproken duurt dat proces een half jaar. Er was al voorwerk gedaan door in de uitvraag de N201 als referentiewerk mee te geven. KWS had bovendien die weken al gereserveerd en op eigen risico de nodige voorbereidingen gedaan.

“Het is allemaal goed gelukt”, klinkt het op het provinciehuis. “Het asfalt is erin gekomen en zonder gedoe. Daar heeft de keuze voor een bouwteam aan bijgedragen: we kunnen sneller schakelen dan met een traditioneel contract.”
Hoevink (foto rechts) beaamt dat: “De provincie had uiteindelijk in de uitvoering maar drie kleine wijzigingen op het bestek dat samen met KWS is voorbereid. Dat is voor zo’n type werk en wegvak echt heel weinig. In een vergelijkbare aanbesteding met een RAW-bestek hadden we zo een stuk of dertig wijzigingen gehad.”

Voordelen bouwteam

“De uitvoering”, gaat Hoevink verder, “verliep veel soepeler, met veel minder discussie en een betere samenwerking met de aannemer. Door de bouwteamsamenwerking haal je aan de voorkant alle fouten en onduidelijkheden uit het bestek. Dat is misschien wel het belangrijkste resultaat van de bouwteamgedachte. Doe de voorbereiding samen in plaats van dat je die over de schutting gooit en vervolgens alles moet rechtbreien met wijzigingen.”

“Er wordt ook afgerekend op reële prijzen zonder kortingen”, aldus de betrokkene bij de provincie. “Zo kunnen aannemers er normaal geld op verdienen en hoeven ze niet allerlei capriolen uit te halen met vtw’s (verzoek tot wijziging). Door het repeterende effect krijgt de aannemer wel steeds meer ervaring en kennis over onze procedures en hoe wij als provincie werken. Technisch is het vaak allemaal hetzelfde, maar je hebt ook nog te dealen met de omgeving. In het bouwteam werken vaste mensen van beide kanten aan de bereikbaarheid, leefbaarheid, veiligheid en communicatie, waardoor er ook eerder onderling begrip ontstaat.”

Betere kwaliteit

“Op deze manier”, vervolgt Hoevink, “komt er meer kwaliteit uit dan er in het bestek stond. De werkwijze in een bouwteam is echt anders en verschilt met het alles van tevoren in een contract vastleggen. Een aannemer heeft in dat laatste geval scherp ingeschreven en kijkt meer naar het alsnog behalen van een marge op het project door middel van wijzigingen dan naar wat je samen het beste voor het project kunt doen.”

Ondanks de grote haast is dat in dit geval gelukt, want volgens de woordvoerder van de provincie lang een relatie met ons hebben. Ook de organisatie van het werk was goed, dat zie je gewoon. KWS heeft voor de verkeersregelaars midden in de polder zelfs een mobiel toilet neergezet. Bij een uitgekleed bestek zet een aannemer niet zo snel een Dixi neer, maar wat doe je de verkeersregelaars dan aan? Kwaliteit zit niet alleen in de techniek, maar ook in de organisatie en de mensen. Dit is echt een leuke manier van werken, dat kan ik je wel vertellen. In dit bouwteam spelen ook weleens dingen, maar in plaats van te gaan mopperen, spreken we dat direct tegen elkaar uit.”

KWS: bouwteam heeft meerwaarde

Aannemer KWS voert het groot onderhoud aan de Utrechtse provinciale wegen uit en startte met de N201 nabij Vinkeveen. KWS-projectleider Berry Heerschop: “KWS ziet duidelijk de meerwaarde van bouwteams. Vroeger kreeg je als uitvoeringsteam van de aannemer een werk pas te zien als het was aangenomen. Het is echter verstandiger om al in de voorbereiding aan tafel te zitten. Risico’s, uitvoering en faalkosten kun je dan samen tackelen. Die komen dan niet te laat op je bord op een moment dat je er ook nog niet over kon nadenken. In principe heb je in het bouwteam het hele werk al een keer samen gemaakt, voordat je buiten aan de gang gaat. Dat is voor beide partijen een win-winsituatie. De uitvoering gaat dan veel makkelijker, zonder grote verrassingen. Je levert immers zelf bestek en tekeningen aan en gaat specifieker op de verwachtingen in. Daar wil je in de uitvoering zeker aan voldoen en daardoor wordt de kwaliteit beter.”

“De prijsvorming is met een bouwteam transparanter. Je werkt met een open begroting en laat als aannemer duidelijk zien wat iets kost. De provincie Utrecht had een taakstellend budget voor ogen en samen kijken we dan of het er binnen past en of er optimalisaties mogelijk zijn. Onze prijzen worden door een kostendeskundige van Tauw getoetst. Zo krijgen we een goede, eerlijke prijs voor het werk, waar we een net rendement op kunnen halen. Dat is vooraf goed doorgesproken, zodat je achteraf geen vragen krijgt.”

Tekst: Ysbrand Visser; foto's: Tauw / KWS

Dit artikel is afkomstig uit de nieuwe editie van Duurzaam Gebouwd (#49).