Je kunt nog zoveel afspreken en vastleggen in contracten, maar effectief met elkaar samenwerken vergt meer. Samen met drie deskundigen verkennen we in een serie artikelen de ‘Speelruimte in bouwprojecten’. We doen dat aan de hand van de volgende thema’s: juridisch, proces, houding & gedrag. In drie afleveringen onderscheiden we de initiatieffase (deel 1, hieronder), de aanbestedingsfase (2) en de contractfase (3).

Initiatieffase: transparantie en de moraal van samenwerken

Als advocaat komt Edwin van Dijk (Construct Advocaten, foto rechts) meestal pas in beeld als er al enig rumoer is ontstaan. Zijn ervaring zet hij echter ook graag al eerder in om de samenwerking in de bouw soepel te laten verlopen. Dat begint al in de initiatieffase. Juist in die fase zijn weloverwogen juridische keuzes essentieel.

“Wanneer het in de initiatieffase al misgaat”, begint Van Dijk, “wordt de kans dat je zonder juridische kleerscheuren de eindstreep haalt, meteen een heel stuk kleiner. Het is mooi als partijen dat voor kunnen zijn. Belangrijke vragen in de voorfase zijn daarom: Wat is voor jou als contractspartij belangrijk? Met welke spelers heb je te maken? Hoe zitten die in de wedstrijd? En hoe wil je met uitdagingen en risico’s omgaan?”

Risico’s

Bij de meeste professionele opdrachtgevers zijn vaak ingenieursbureaus als eerste aan zet. Op basis van een bepaalde systematiek wordt dan bepaald wat het doel van een project is en hoe de aanbesteding, het ontwerp en het budget er gaan uitzien. Daar worden vervolgens de risico’s uitgefilterd. Die risico’s bepalen vaak de speelruimte in projecten. Hoe meer duidelijkheid over de risico’s, hoe meer ruimte er is om op een goede manier met die risico’s om te gaan. En dan komt, aldus Van Dijk, al snel ook het belang van houding en gedrag aan de orde.

GWW

Toch komt Van Dijk vaak pas in beeld als de risico’s zich al hebben voorgedaan. Zeg maar: als alle speelruimte al is benut. Van Dijk vindt dat jammer. “Ik ben geen risicomanager, maar juist aan de voorkant kun je bepalen welke risico’s je contractueel moet vastleggen en hoe je tijdens het bouwproces daar vervolgens mee moet omgaan. Daarbij is ook een goede procesbewaking en een goede verslaglegging belangrijk. In de GWW-sector is dat laatste vaak al heel professioneel georganiseerd. Ook daar worden echter projecten in de markt gezet waarbij risico’s worden onderschat. We hebben dat kunnen zien bij een aantal grote projecten. Vaak is opportunisme daarbij de boosdoener.”

Juridische normen

Het succes van werkbare juridische afspraken in de initiatieffase vervat Van Dijk in twee begrippen: de juiste moraal en transparantie.

“In het recht zijn juridische normen ontwikkeld, zoals:

• dat je met elkaars redelijke belangen rekening moet houden;
• je geen misbruik mag maken van je marktpositie;
• je risico’s moet neerleggen bij degene die ze het beste kan beheersen;
• en van professionele opdrachtgevers een level playing field mag verwachten.

Deze normen komen er eigenlijk op neer dat je de vraag stelt hoe je met elkaar tijdens een project wilt omgaan. Hoe denk je succesvol de eindstreep te kunnen bereiken? Wat komt de kwaliteit van samenwerking ten goede? Deze vragen hebben niet zozeer een juridische, maar veel meer een morele lading.”

Informatie

“Daarbij dien je als opdrachtgever zorgvuldig en transparant om te gaan met de informatie die je verstrekt. Als opdrachtgever moet je aangeven hoe je tot je informatie bent gekomen, hoe oud die is, hoe volledig en wat je van de opdrachtnemer verwacht over wat die met de informatie gaat doen. Pas dan is een opdrachtnemer echt in staat de informatie op waarde te schatten.”

“Een zeker moreel besef speelt ook daarbij een rol. Zo moet een opdrachtgever goed nadenken of hij bepaalde informatie ‘ter info’ of juist als ‘bindend’ bij de aanbestedingsdocumenten voegt. Weet je als opdrachtgever op voorhand al dat bepaalde informatie belangrijk is, zoals een bodemonderzoek, dan moet dat voor de opdrachtnemer duidelijk zijn. Meedoen aan een aanbesteding moet geen survivaltocht zijn met allerlei onverwachte risico’s.”

Plafondbedrag

Een onderwerp waarin beide aspecten, moraal en transparantie, terugkomen is de prijs. “Bepaal die realistisch, transparant en na een heldere marktconsultatie. Aanbestedingsrechtelijk mag er heel veel, maar doe het eerlijk. Het is een beetje vreemd als een opdrachtgever wil dat er een plafondbedrag wordt aangehouden en dan aan de markt vraagt om creativiteit te tonen als dit bedrag eigenlijk onrealistisch laag is. Hoopt die opdrachtgever dat er een ‘duikboot’ voorbijkomt, die onder de marktprijs wil gaan werken? Hoe je de prijs in de markt zet, vraagt om een zorgvuldige voorbereiding en om duidelijke keuzes.”

Waarschuwingsplicht

Het principe van rekening houden met elkaars redelijke belangen betekent ook dat je elkaar waarschuwt voor fouten in het bestek of in de vraagspecificatie. Van Dijk: “Er is een verplichting om op tijd aan de bel te trekken, maar dat kun je ook in het samenwerkingsproces een plek geven. Je ziet met name dat in bouwteamverband veel fouten er al in de voorbereidingsfase worden uitgefilterd. Dat biedt speelruimte in een vroeg stadium en komt de samenwerking ten goede.”

“Een evenwichtige samenwerking speelt verder sterk bij het aanvragen van vergunningen en het beheersen van de daarbij behorende risico’s. Als je daar verder niets over afspreekt, zijn die risico’s vaak voor de opdrachtnemer. Fijn voor de opdrachtgever, maar als je bij een UAV-GC-contract afspreekt dat de aannemer alleen het definitief en het uitvoeringsontwerp verzorgt, is het niet redelijk dat hij het risico draagt van het niet of niet op tijd verkrijgen van een vergunning. In zo’n geval zou de opdrachtgever zijn verantwoordelijkheid moeten nemen en zelf de vergunningen moeten aanvragen. Door daar goed over na te denken en niet te gemakkelijk af te wijken van de uitgangspunten van de UAV-GC, houd je een evenwichtige risicoverdeling.”

'De moraal om netjes met elkaar om te gaan'

“Zo weten we dat het aanvragen van een omgevingsvergunning voor de opdrachtnemer een inspanningsverplichting is. Ga daar als opdrachtgever niet aan knutselen door er een resultaatverplichting van te maken. Mocht er een beschermde diersoort opduiken en er wordt tegen geprocedeerd, dan mag je niet de aannemer daarop afrekenen. Als je het hebt over de moraal om netjes met elkaar om te gaan”, besluit Van Dijk, “moet je dat juist als overheidsopdrachtgever gewoon niet willen.”

Chantal Schrijver

TAUW

(perspectief: proces)

“Onderling vertrouwen speelt een belangrijke rol in het succesvol bouwen en samenwerken tussen contractpartners. Maar hoe organiseer je ‘vertrouwen’ in je proces?

Stap 1 hierin is om te erkennen dat de start van de samenwerking niet pas begint ná gunning. De basis voor vertrouwen wordt al gelegd in de manier hoe de contractvoorbereiding en aanbesteding wordt ingericht. Werk speculatie niet in de hand door onredelijke risicoverschuivingen, het in het midden laten van ‘bekende’ onzekerheden of prijs doorslaggevend te maken in de gunning.

Benoem de onzekerheden (risico’s) die je als opdrachtgever ziet reeds in je contract; het toepassen van een aanvullende annex risico-allocatie is hiervoor gangbaar in een geïntegreerd contract. Er zijn diverse andere contractuele mogelijkheden voor het eerlijk en gelijkwaardig samenwerken, delen of verdelen van risico’s.

Gebruik de speelruimte die de wet en het inkoopbeleid biedt om in de aanbesteding de risicoverdeling reëel en gedragen te maken door in de inlichtingen actief hierover ‘in gesprek’ te gaan.

Onzekerheden in het uitvoeren van bouwprojecten zullen er altijd zijn. Als we eerlijk zijn over het bestaan van deze onzekerheden en met elkaar in gesprek gaan over de (on)mogelijkheden om deze te beheersen, blijkt er veel meer mogelijk.

Ik zou veel meer mét elkaar willen ‘spelen’ aan de beheersing van deze onzekerheden, binnen de vooraf gecreëerde contractruimte en spelregels. Samen-werken is effectiever, efficiënter en vooral ook leuker.”

Peter Brouwer

RO-ADviseurs

(perspectief: houding & gedrag)

“Uit de contracten in de weg- en waterbouw spreekt vaak een grenzeloos vertrouwen van de opdrachtgever in de aannemer. Hij (de aannemer) is immers de tovenaar die onze onvolkomenheden voor ons oplost en dat binnen een schier onmogelijke planning, met te weinig en onbetrouwbare informatie en torenhoge risico’s. En dat allemaal binnen optimistische planning en budget.

Ergens voelt dat vertrouwen toch niet goed, vermoed ik, want we compenseren dat met een luid uitgesproken wantrouwen in die aannemer, die 'verkeerde' oplossingen bedenkt en chronisch meer tijd en geld nodig heeft. Dat compenseren we met 'juristisch dichtgetimmerde' contracten, zodat de aannemer toch vooral doet wat wij bedacht hebben. Ondertussen roepen we dat hij vooral zelf moet nadenken. Om het nog een beetje erger te maken, koopt de opdrachtgever op dezelfde slimme manier de ingenieursdiensten in.

Speelruimte krijg je niet vanzelf in contracten, die moet je creëren. Daarbij speelt vertrouwen een belangrijke rol. Geef vertrouwen aan ingenieursbureau en aannemer. Dat creëert een veilige ruimte, waarin fouten gemaakt mogen worden. Voor alle partijen geldt: geef toe als je een deadline spannend vindt, niet helemaal overtuigd bent van de technische haalbaarheid of waar je zorgen ook zitten. En dicht elkaar geen superkrachten toe.

Aan de andere kant: het huidige gedrag heeft een min of meer bewezen effectiviteit. Er spreekt een grenzeloos optimisme uit. En zonder optimisme kom je nergens. Maar wel met iets meer realisme graag.”

Lees ook deel 2 Aanbestedingsfase: samenwerking begint voor gunning en deel 3 Contractfase: wat zijn ieders belangen.

Met dank aan Niels van Ommen.