De weg naar een circulaire toekomst kent tal van rotondes en doodlopende wegen. Ook voor opdrachtgevers bij de overheid is het daarom zoeken naar de juiste route. Niet alleen de middelen zijn daarbij onderwerp van gesprek, maar ook de cultuur. De Provincie Overijssel en adviesbureau TAUW voeren ons mee in de zoektocht naar de piketpalen in 2030 en 2050.

Koplopers in de markt verzuchten vaker dat opdrachtgevers - veelal de overheid - aan zet zijn om in aanbestedingen explicieter de circulariteit uit te vragen. Zolang er echter nog weinig uniforme handreikingen en concrete praktijkvoorbeelden voorhanden zijn, is het achter veel bureaus niet alleen de vraag wat te doen, maar ook hoe? En wil en kan men wel, óf is er een grondige gedragsverandering nodig?

Dashboard

We spreken hierover met Marieneke Bijleveld, beleidsmedewerker circulaire infrastructuur bij de Eenheid Wegen en Kanalen van de Provincie Overijssel (Team WKO, foto rechts). Samen met Chantal Schrijver (TAUW) werkte zij aan een circulair dashboard om de materiaalstromen van de activiteiten van de afdeling in kaart te brengen. Het hele traject moet uiteindelijk een goed fundament opleveren voor ware circulaire aanbestedingen van de provincie.

“In overleg met de branche”, begint Bijleveld, “is er een Regionale Transitieagenda Infrastructuur opgesteld die de landelijke doelstellingen volgt, zoals de ‘50% circulair’ in 2030. De vraag was vervolgens hoe je dat gaat meten en daarover rapporteert? Met dat duwtje in de rug zijn de doelstellingen vertaald naar KPI’s en ontstond het idee van het dashboard.” Dat hulpmiddel moet inzicht gaan geven in het circulaire karakter van de aanleg en onderhoud van provinciale (vaar)wegen.

Met de genoemde doelstelling van 50% circulair is er echter ook een uitgangspunt nodig. Daarom kwam er eerst een nulmeting, uitgevoerd door TAUW in samenwerking met de provincie. Om welke grondstoffen en materialen ging het werkelijk in de uitgevoerde projecten in 2020? Het achteraf verzamelen van die getallen was nog lastig, want de bestaande datahuishouding sloot daar niet op aan.

“Die gegevens zijn eerder nooit met dat doel verzameld”, vervolgt Bijleveld. “Ik vraag me bovendien altijd af waarom doe je het eigenlijk en wat kan je ermee bereiken? Je kunt je wel helemaal bewusteloos rekenen en denken dat je het allemaal in de vingers hebt, maar heb je er dan ook werkelijk grip op? Het dashboard is voor mij vooral een hulpmiddel om trends in beeld krijgen en daarna het goede gesprek met elkaar te voeren. Als de getallen ongeveer kloppen, heb je ook een richting in beeld.”

Andere manier van werken

Als het dashboard over de materiaalstromen eenmaal is ingericht, krijgt het verzamelen van reële data een plek in aangepaste contracten. Aannemers registreren en rapporteren nu al hoeveel en welke gebruikte en herbruikbare materialen er in een project voorkomen. Bijleveld: “Het verschil is dat wij deze informatie via de opleverdossiers en gebundeld en in een uniform format terug geleverd willen zien. Over een jaar of twee hebben we dan de eerste, echte resultaten.”

Cementloze rotonde (geopolymeer beton), N737 Deurningen – Enschede (foto Provincie Overijssel).

Dat alles heeft echter nu al zijn weerslag op het denken en handelen bij de provincie. Bijleveld: “Ik ben druk bezig om de nieuwe kennis en manier van werken te verbreden naar collega’s. Sommigen zijn niet gewend om dat meteen te vertalen naar hun eigen manier van werken. Het is nu lastig om er handen en voeten aan te geven, zodat men liever terugvalt op bekende, aloude structuren, regels, normeringen en certificeringen. Wat nog niet beproefd, gecertificeerd of gewoon aangetoond is, is dan hartstikke eng. Als je wilt veranderen, moet je echter die normeringen en regeltjes loslaten en durven experimenteren. Bekijk of je het doel op een andere manier kunt bereiken en vraag je af of het eigenlijk wel nodig is?”

“Moet je een bepaalde brug eigenlijk wel vervangen?”, geeft Bijleveld als voorbeeld. “Wat was de reden waarom die brug precies daar ligt? Was dat een economische reden of zijn we er alleen maar aan gewend? Moet je opnieuw miljoenen investeren om op die bepaalde plek een brug te hebben? Dat soort beslissingen maakten we vroeger met een heel ander keuzemenu. Daarbij zijn mensen vaak gewend om ‘in serie’ te denken. Ze hebben een taak, moeten iets realiseren, binnen bepaalde randvoorwaarden en zeggen vervolgens ‘maak het maar’. Als dat ineens allemaal op zijn kop gaat, zijn dat schuivende panelen.”

Loslaten

“Het op een andere manier werken en denken, betekent ook het loslaten van het vertrouwde. Dat is wel zoeken voor sommigen en is ook voor mij lastig. Ik heb een heel andere achtergrond dan de meeste, technisch georiënteerde collega’s en ben meer een generalist die nieuwsgierig is. Als die technische collega’s mij vragen wat er moet gebeuren, weet ik niet wat er technisch allemaal mogelijk is. Ik kan dan wel een doelstelling doordrukken, maar als dat helemaal niet kan, is dat ook niet productief. Daarom moeten we elkaar helpen en dat vergt een ander gesprek, over het samenbrengen van de problemen en oplossingen, dan je allebei gewend bent.”

“Als onze mensen hun rol en positie eenmaal kennen, kan het vliegwiel gaan draaien. Het gaat ook om het lerend vermogen van de organisatie. En soms is dat een processie van Echternach: drie stappen vooruit en twee achteruit. Ten slotte gaat het over het vertrouwen in elkaar en het gewenste gedrag dat nodig is om circulaire verbeteringen te bereiken. Als je bijvoorbeeld met argwaan naar een aannemer en zijn ‘beprijzen’ kijkt, ga je de wereld ook niet veranderen”, besluit Bijleveld.

TAUW

Namens TAUW is het Chantal Schijver (foto rechts) die de processen in Overijssel begeleidt. Circulair inkopen is een stokpaardje van Schrijver, maar ze focust zich ook sterk op samenwerken. “Veel overheden zoeken naar grip op de circulaire transitie, vragen zich af wat dat betekent voor hun organisatie en weten absoluut niet waar te beginnen. Het veranderproces gaat deels over de harde en feitelijke kant, zoals tools en voorbeelden, terwijl het vaak misgaat aan de zachte kant: hoe krijg je de organisatie mee? Een deel van de mensen wil het niet, ze moeten hun werkprocessen aanpassen, het is voor hen te ingewikkeld of ze worden er niet op afgerekend.”

“Wij vertellen de medewerkers over het belang van de veranderingen, over wat het voor hen betekent en gebruiken daarvoor bijeenkomsten, werksessies en ook instructiefilmpjes. Je moet verder een aantal koplopers of ambassadeurs in een organisatie in beeld krijgen. Vervolgens zorg je ervoor dat zij een podium krijgen en ook echt gehoord worden. Daar heb je eerder een verandermanager voor nodig dan een techneut. Het blijft echter lastig om de mensen daaromheen steeds te laten aanhaken en mee te krijgen.”

“Ik zie vaak veel motivatie bij ambtenaren om echt aan de slag te gaan met verduurzaming en circulariteit, maar zie ook regelmatig dat ze ervaren dat ze alleen staan, op een eilandje zitten en niets voor elkaar krijgen. De harde kant kun je best wel makkelijk met elkaar organiseren, maar men vindt elkaar op de een of andere manier niet en haalt niet het maximale uit het traject. Dat heeft ook te maken met hoe de lijntjes lopen. Het succes van circulariteit zit in alle lagen van de organisatie en hangt ook af van de ketensamenwerking binnen en buiten de organisatie. Je moet verder weten wie de koplopers zijn, wie echt intrinsiek gemotiveerd zijn en het verschil kunnen maken. En je moet weten wie je medestanders zijn. In de circulariteit zie ik dezelfde houding en hetzelfde gedrag als bij risicomanagement. ‘Dat regelt de risicomanager toch?’, hoor je dan. Het is dus een kwestie van eigenaarschap dat van onderaf moet gaan leven en groeien. Je moet echt het nut en de noodzaak hiervan inzien. Het is immers geen trend die wel weer overwaait.”

Lees nu het complete artikel in het nieuwe digitale magazine Circulariteit.

Marieneke Bijleveld en Chantal Schrijver gaan dieper op deze materie in tijdens het congres Gamechangers in de bouw & infra (Duurzame innovators & innovaties 2023). Koop hier je ticket!

Tekst: Ysbrand Visser