Vanaf 2023 pakt het Rijksvastgoedbedrijf het circulair aanbesteden op, maar hoe pak je dat nu in de weerbarstige praktijk aan? Tijdens de Alba Academie op 9 mei werd duidelijk hoe je circulair aanbesteden in projecten kunt borgen en waar je rekening mee moet houden. In het eerste deel van een tweedelige artikelenreeks komen tools en wettelijke mogelijkheden voor circulaire aanbestedingen naar voren.

De aftrap kwam van Erwin Fijt van Alba Concepts, die vertelde over Het Nieuwe Normaal van Cirkelstad, een gedeelde taal voor circulair bouwen. Dit raamwerk komt voort uit het actieprogramma Samen Versnellen, een programma waarin zes grote opdrachtgevers en -nemers samenwerken aan een standaard voor circulair bouwen. Het resultaat tot dusver? Een HNN-raamwerk en 130 projectevaluaties. Fijt benoemde het gat dat ontstond tussen vraag en aanbod: “Opdrachtgevers wilden vaak de lat niet te hoog leggen, ook al vinden ze circulariteit belangrijk. En opdrachtnemers wilden juist een hogere ambitie nastreven. Om een gemeenschappelijk en eenduidige taal te creëren, werd Het Nieuwe Normaal opgesteld.”

We zijn onderweg

Binnen het raamwerk (versie 0.5) is gekozen voor een lerende aanpak: we zijn er nog niet, maar wel onderweg. “Door middel van evaluaties werken we nu door naar een 1.0-versie”, illustreerde Fijt. Verschillende niveaus krijgen de aandacht: gebouw, infra en gebied. “We zijn het meest ver met ‘gebouw’”, wist Fijt. “We kijken naar de standaard, de duurzame context en de versnellers. De standaard is de prestatie die je bepaalt, de context kijkt naar in welke hoedanigheid de prestaties gehaald worden, de versnellers laten zien welke elementen je helpen om harder te gaan.”

De kern zit vanzelfsprekend in de materialen die je toepast. Hiervoor zijn verschillende thema’s opgezet: Milieu-impact en Materiaalgebruik, Gebouwflexibiliteit, Omgang restmaterialen en Gezonde materialen. Binnen eerstgenoemde zijn onder andere de MilieuPrestatie Gebouwen (MPG) en de hoeveelheid embodied carbon (MPG 2) van belang. Maar ook het materiaalgebruik en de hergebruikpotentie van materalen. Kijken we naar de gebouwflexibiliteit, dan zijn weer andere elementen van belang. “Zoals het adaptief vermogen en de losmaakbaarheid”, vervolgde Fijt. “Andere pijlers zijn de omgang met restmaterieel uit sloop en bouw en het onderwerp gezondheid, de toxiciteit van materialen.”

HNN toepassen bij inkoopprocessen

Op ieder onderwerp kun je een score krijgen, dus er is geen project dat een 9 scoort op basis van HNN. Zie het als een kompas naar een circulair vastgoedproject. Wel sluiten de losse indicatoren aan op bestaande methodieken die herkenbaar zijn in de markt. “Denk bijvoorbeeld aan MPG/MKI en de leidraad meten van CB’23. Maar ook het Paris Proof-protocol. We willen niet het wiel opnieuw uitvinden en sluiten bewust aan bij bestaande methodieken.” Fijt liet vervolgens weten hoe dit bruikbaar is in het inkoopproces. “Bij een gunningscriterium kunnen we inzetten op circulariteit. Zo zijn er mogelijkheden om de MPG, de MPG-2 (Embodied Carbon), het materiaalgebruik en de hergebruikpotentie mee te nemen in deze criteria. Daarnaast zijn er kansen voor losmaakbaarheid en de omgang met restmaterialen in sloop en bouw. Voor toxiciteit en construction stored carbon zijn er minder kansen in het gunningscriterium.”

Om het raamwerk goed te doorlopen zijn er drie stappen die van belang zijn. De eerste is volgens Fijt om focus aan te brengen: “Het is geen haalbare kaart om op alle onderwerpen goed te scoren, dus kies waar je voor wilt gaan. Als je bijvoorbeeld wilt inzetten op een biobased gebouw, zet dan in op de herkomst van materialen.” De tweede stap is om per onderwerp te bepalen of het als eis of criterium wordt toegepast. “Hier bepaal je hoe de markt wordt uitgedaagd. Wil je als gemeente een stuk grond verkopen voor ongeveer 40 woningen, met circulaire ambities met de nadruk op minimale milieu-impact? Dan kies je voor de MPG en toxiciteit.” Tot slot is het zaak om beoordelingsmethodiek op te stellen, om de inschrijvingen te kunnen beoordelen. Ook hier een voorbeeld: “Je wil een nieuw kantoor bouwen, met ambities rondom herkomst van materialen en losmaakbaarheid. Om dit te meten is gekozen voor de Building Circularity Index (BCI) als beoordelingsmethodiek.

Erwin Fijt vertelt over Het Nieuwe Normaal

BCI in aanbestedingen

Nadat deelnemers gedetailleerd hadden kennisgemaakt met HNN, was het woord aan Yaël Ben Basat van Alba Concepts over de wijze waarop BCI Gebouw toegepast kan worden in aanbestedingen. Eerst legde ze uit wat belangrijke redenen zijn om de BCI toe te passen: het effectief, objectief en uniform sturen op circulariteit, duidelijke en verifieerbare eisen in het Programma van Eisen (PvE), inschrijvingen objectief beoordelen, holisme door integratie van alle circulariteitsaspecten en de traceerbaarheid van producten met materialenpaspoort. Dat alles in één tool.

BCI meet de circulariteit van gebouwen op drie verschillende onderdelen: de verantwoorde herkomst van materialen, het toekomstscenario en de losmaakbaarheid. De informatie wordt met up-to-date informatie in een materiaalpaspoort ondergebracht. Ben Basat legt de verschillende onderdelen uit, beginnende met de verantwoorde herkomst:

“We bepalen dit aan de hand van vier metingen, we kijken naar de percentages nieuw materiaal, recyclaat, hergebruikt en biobased materiaal.” In het toekomstscenario wordt gekeken naar hoe je borgt dat materiaal in de toekomst hergebruikt kan worden. “Ook hier vier scenario’s, namelijk storten, verbranding, recycling en hergebruik.” De derde en laatste pijler is de losmaakbaarheid. “Hier kijken we naar de wijze waarop materialen en gebouwelementen zijn verbonden, maar ook hoe deze knooppunten bereikbaar zijn. Hierbij wordt het type verbinding, de toegankelijkheid van de verbinding, de randopsluiting en de doorkruisingen beoordeeld.”

De BCI kun je op verschillende manieren opnemen in je inkoopproces. Zo kan het een harde eis (BCI score) worden in je PvE of de vraagspecificatie. Ook kun je het opnemen als selectiecriterium of geschiktheidseis tijdens de selectiefase. Of als gunningscriterium tijdens de gunningsfase.

Opnemen in PvE of Vraagspecificatie

Ben Basat lichtte het toepassen als eis in het PvE of de Vraagspecificatie toe: “De eerste stap is het inlezen in het project, want de context is hierin van belang. Je kunt bepaalde cijfers van onderdelen uit het HNN als minimum hanteren. Een benchmark zorgt dat je inzicht hebt welke impact bepaalde eisen op BCI hebben.” Wanneer je weinig ervaring of kennis hebt over circulair bouwen, kan het lastig zijn om de hoogte van de eisen te bepalen. Het kan dan helpen om in contact te gaan met opdrachtgevers die hier meer ervaring in hebben, of een haalbaarheidscheck te laten doen door experts.

Yael Ben Basat legt deelnemers de BCI uit

Opnemen tijdens de selectiefase

Om de BCI op te nemen in de selectiefase, is het van belang om te onderzoeken wie willen/kunnen inschrijven op jouw uitvraag. Je kunt dit doen door onder andere in gesprek te gaan met de markt, of zelf te verkennen welk ambitie/ervaringsniveau er in de markt is als het gaat om circulair bouwen.

Gebruik in de geschiktheidseis enkel BCI als meerdere partijen daar ervaring mee hebben en vraag voor het selectiecriterium naar ervaringen op het vlak van circulair bouwen. Een volgende stap is het selecteren. Beoordeel of er wordt voldaan aan de eisen en de criteria en bepaal de beste partijen.

Opnemen tijdens de gunningsfase

Een derde optie is de toepassing van BCI als gunningscriterium. Hierbij zorg je dat de markt optimaal wordt benut en stuur je op het maximaal haalbare op circulariteit. Dankzij de BCI Score, kun je objectief en effectief sturen en beoordelen op een maximaal circulair gebouw. Maar Ben Basat geeft mee dat het van belang is om de inschrijver ook te beoordelen op de haalbaarheid van de score. Hierin vraag je met welke maatregelen de inschrijver in het proces ervoor zorgt dat de score ook in de praktijk behaald wordt. Het opstellen van de BCI berekening kan op verschillende manieren, (1) is geheel laten opstellen door de Inschrijver. (2) is een basis laten opstellen door de opdrachtgever en het ontwerp/de berekening laten optimaliseren door de Inschrijver. (3) Op basis van de opgestelde BCI berekening door de opdrachtgever een passend bestek opstellen en deze laten optimaliseren en/of afprijzen door de Inschrijver.

Juridische kaders kennen

Om de processen rondom de aanbestedingen en de realisatie van een project soepel te laten verlopen, is het van belang om de juridische kaders goed te kennen. Over dat onderwerp wist Caren Schipperus van ALEX advocaten meer  te vertellen en sloeg ze allereerst wat piketpaaltjes: “De eerste is de ‘hoe en wat’, want wat wil je als opdrachtgever? Het gebouw weer demonteren, zonder dat er grondstoffen verloren gaan, of alle data vastleggen in een materialenpaspoort? Of wil je dat er zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van secundaire bouwmaterialen?” Veel vragen, dus vraag jezelf af wat je precies wilt.

Een tweede piketpaal is hoe je een project benadert: met een PvE en dan op basis van design en build de realisatie aan de markt overlaten, of toch zelf aan het stuur zitten en het ontwerp in de markt zetten op basis van een realisatieovereenkomst? Denk ook na over tijd en budget. Schipperus: “Circulair bouwen hoeft niet per se duurder te zijn, maar kan wel meer tijd kosten, bijvoorbeeld om in het kader van het Bouwbesluit aan te tonen dat bepaalde materialen als gelijkwaardig kunnen aangemerkt.”

Schipperus legt uit over de juridische kaders van circulair aanbesteden

Ze besprak vervolgens de beginselen van het aanbestedingsrecht: objectiviteit, transparantie en proportionaliteit. Eerstgenoemde gaat onder andere over gelijke behandeling en informatievoorziening. “Formuleer eisen objectief, zonder discriminatie en specifieke kenmerken voor een inschrijver”, liet Schipperus weten. “Zorg voor objectieve criteria, zoals BCI Gebouw, voor de beoordeling van een inschrijving.” Kijken we naar transparantie, dan is een leesbare omschrijving en duidelijkheid voor iedereen van belang. “Motiveer beslissingen en zorg voor informatieverstrekking over eisen en procedure”, ging Schipperus verder. Over proportionaliteit lichtte ze toe: “Technische specificaties, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectie- en gunningscriteria moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht.”

Oordeel van rechtbank

Hoe heeft de rechtbank geoordeeld over aanbestedingen waarin circulariteit een rol speelde? Schipperus had verschillende voorbeelden hiervan, wij lichten er kort twee uit. Een aanbestedende dienst wilde nieuw gladheidsmaterieel bestellen en het oude materieel beschikbaar stellen voor bevordering van hergebruik. Hierdoor had de bestaande leverancier een voordeel boven andere inschrijvers, omdat hij als enige het oude materieel kende. “Het gelijke speelveld was niet geborgd”, gaf Schipperus aan. Een tweede voorbeeld betrof circulair kantoormeubilair. Hier ging de discussie over de vraag of een eis met betrekking tot ‘duurzaam hout’ een uitvoeringseis was of dat het voldoende was dat de inschrijver over certificaten beschikte. “Het springende punt was dat een bedrijf wel over een certificaat kan beschikken, maar dat daarmee niet vaststaat dat het alleen gecertificeerde producten levert." 

Ze gaf ook een aantal tips: "Maak de omschrijving van de circulaire doelen van de organisatie niet te ruim en voorkom dat de inschrijver in een circulair zwembad terecht komt. Omschrijf de te behalen circulaire doelen zo SMART mogelijk. Dit bevordert eenvoud en vergelijkbaarheid bij het beoordelen van de inschrijvingen. In de markt zijn verschillende partijen actief die circulaire innovaties ontwikkelen, neem dat mee in de voorbereiding van je aanbesteding. Wees alert op gelikte inschrijvingen waar de marketingafdeling aan heeft meegeschreven en ben je ook bewust van de track records van keurmerken en certificerende instanties. Controleer het aanbod en zorg dat duidelijk is of een bepaald circulair certificaat de inschrijver betreft of de te leveren producten." 

Wordt vervolgd

In deel twee (publicatie op 6 juni aanstaande) van deze artikelenreeks gaan we in op praktijkvoorbeelden van circulaire aanbestedingen. Je leest onder andere over hoe Fien Wonen en de gemeente Vught aan de slag gingen met circulair aanbesteden en welke resultaten zij boekten. Meer informatie nodig over circulair aanbesteden? In deze Albapaper krijg je meer handvaten.

Tekst: Marvin van Kempen, Beeld: Alba Concepts