Wie mij kent weet dat ik een groot voorstander ben van gedeeld ondernemerschap, simpelweg omdat organisatie- en branche-overstijgend ondernemen voor alle betrokkenen grote voordelen oplevert.

In dit verband wees ik in eerdere blogs al op de toegevoegde waarde van life cycle costing en het belang van contractuele dwarsverbanden tussen investerings- en gebruiksfasen. In mijn bijdrage van vandaag ga ik dieper in op de praktische aspecten van circulaire projecten en de drempels die we tegenkomen op onze weg naar een circulaire economie. Aan de hand van praktijkvoorbeelden illustreer ik hoe opdrachtgevers en opdrachtnemers projectresultaten kunnen verbeteren door gezamenlijk toegevoegde waarde te creëren. In deze blog richt ik me in de eerste plaats op de vraagstelling en de marktdialoog. Het inzichtelijk maken van verdienmodellen en het transparant verdelen van risico's komen in mijn volgende blog aan de orde.

De juiste vraagstelling

Aan elk project ligt een specifieke behoefte ten grondslag, die vaak al snel in een gerichte klantvraag uitmondt. Maar veel opdrachtgevers beseffen in onvoldoende mate dat zij met het formuleren van hun klantvraag een belangrijke eerste processtap zetten die bepalend is voor de bewegingsruimte van de marktpartijen om innovatieve oplossingen aan te dragen. Daarmee is deze eerste processtap van grote invloed op het verdere verloop van de uitvraag. Wie de voordelen van een circulaire projectaanpak wil benutten, die hoeft in dit eerste stadium niet in eindoplossingen te denken.

De ware behoefte

De eerste en belangrijkste vraag dient de opdrachtgever vooral aan zichzelf te stellen: wat willen we nu eigenlijk precies bereiken in termen van visie, functionaliteit, tijd en kosten? De juiste vraag voor bijvoorbeeld een snel groeiende organisatie is dus niet: hoe groot moet ons kantoorgebouw worden, hoe moet het eruitzien en waar moet het staan, maar eerder: hoe kunnen we de groei van onze organisatie op de beste wijze faciliteren? Kortom: om het marktpotentieel optimaal te kunnen benutten is het van cruciaal belang dat de ware behoefte van de organisatie voor iedereen helder is. De juiste vraagstelling is dan ook: 'wat willen we bereiken en waarom’. Daarbij horen de kaders van het speelveld, inclusief zaken als het jaarlijks budget, etc. In deze context kunnen marktpartijen tot creatieve en passende oplossingen komen.

Creatief en circulair

Een voorbeeld van een effectieve circulaire oplossing: de gemeente Brummen had behoefte aan een verandering in de huisvestingssituatie. In de eerste oriënterende gesprekken werd al duidelijk dat de gemeente mogelijk over twintig jaar niet meer in de huidige vorm zal bestaan. Het speelveld werd door dit gegeven bepaald tot het realiseren van een passende gemeentelijke huisvesting voor een beperkte periode van tien jaar. Dit uitgangspunt is gecombineerd met het beantwoorden van de vraag wat goede gemeentelijke huisvesting voor Brummen precies behelst. In overleg met de gemeente heeft Royal HaskoningDHV vervolgens heldere prestatie-eisen opgesteld die op een effectieve wijze in de markt konden werden gezet. Daarvoor werd uiteraard ook het budgetplafond vastgesteld, waarbij zowel de initiële investering als de jaarlijkse exploitatiekosten in ogenschouw werden genomen. Het leverde de gemeente een Design en Build voorstel op dat voorsorteerde op een nieuwe functie van het gemeentehuis over tien jaar. Deze aanpak zal een positief effect op de restwaarde na tien jaar hebben. Op basis van de drie aspecten visie en prestaties ten behoeve van het primair proces, de tijdlijn en de jaarlijkse kosten konden de marktpartijen met een creatief, onderscheidend, passend en circulair voorstel komen.

Een vruchtbare marktdialoog

Nu de functionele wensen, de tijdlijn en de jaarlijkse kosten zijn omschreven, kunnen marktpartijen al in de eerste aanbestedingsfase unieke voorstellen voor oplossingen aandragen. De opdrachtgever doet er goed aan om, onder begeleiding van een onafhankelijke (lees: niet volume-gedreven) procespartner, al in deze vroege fase een vruchtbare dialoog met product- en dienstenleveranciers aan te gaan en mogelijke oplossingen in ogenschouw te nemen. Zo kan via een proces van Best Value Procurement, waarin waardedenken centraal staat, al in de eerste ontwerpfasen gebruik worden gemaakt van de expertise en innovatiekracht van leveranciers. In de 'oude' economie wordt de innovatiekracht van de partijen veel minder aangesproken of benut doordat een hoofdaannemer de regie voert over leveranciers. Het kenmerk van een circulaire projectaanpak is juist dat leveranciers in een vroege ontwerpfase betrokken worden om actief mee te denken. Ze kunnen  innovatieve toepassingen van hun producten voorstellen en zo gezamenlijk waarde toevoegen aan een opgave. Interessant voor de eindklant zijn vooral leveranciers die hun producten door en door kennen, die weten hoe de producten presteren en wat de beste onderhoudsmethoden zijn en die diensten kunnen leveren over de gehele life cycle. Als de leverancier de spelregels ten aanzien van Total Cost of Ownership in acht neemt kan deze aanpak grote prestatie- en kostenvoordelen opleveren.

De nieuwe circulaire procesaanpak, waarin keteninnovatie, co-creatie en vernieuwende samenwerkings- en contractvormen kunnen ontstaan floreert in een vruchtbaar klimaat van wederzijds vertrouwen en transparante verdienmodellen. In de komende blog ga ik graag dieper op deze onderwerpen in, en komen ook het belang van waarde-denken en de risico-aspecten van de circulaire aanpak aan bod.