Faalkosten in de exploitatiefase van een gebouw zijn voor veel facilitair managers een doorn in het oog. Door het ontbreken van correcte en up to date informatie en een gebrek aan relevante gebouwdata zijn de kosten per werkplek minimaal 10% hoger dan nodig. Op basis van de NFC Index betekent dit € 48 per werkplek per jaar. Zo’n € 2,50 per m2 vvo per jaar. Een FM BIM kan die faalkosten verminderen en leiden tot een gebruiksgerichter ontwerp en bouwproject en hoger gebruiksrendement.

Als een gebouweigenaar besluit een nieuw pand uit de grond te stampen, zet hij alles op alles om zijn gebouw zo duurzaam mogelijk te maken. Wat betreft de gebouwde omgeving moet er bij de oplevering dan ook sprake zijn van een toekomstbestendig pareltje: energieneutraliteit door opwekking van duurzame energie, de nieuwste installaties voor een optimaal binnenklimaat en de nieuwste technische snufjes om het gebouw slim te maken.

De langste fase komt in beeld als het vastgoed er staat: beheer en onderhoud, maar vooral het gebruik. Die laatste is tevens de fase waarin de grootste winst of het meeste verlies kan worden geleden. “Het verzamelen en vervolgens toepassen van data kan het kantelpunt zijn voor succesvol gebruik”, vertelt Duurzaam Gebouwd-expert Fred Kloet, tevens directeur van Smart WorkPlace. “Naast een forse tijdsbesparing tot wel 30% bereik je door FM BIM vermindering van revisiekosten en energiebesparing.”

Faalkosten tijdens exploitatiefase

Toch weten niet veel partijen van deze voordelen af of steken ze de kop in het zand. “BIM wordt vooral toegepast bij het ontwerp en de realisatie van een gebouw en nog nauwelijks voor de exploitatie, terwijl het daar juist het meest waardevol is.” Door een gebrek aan informatie of laksheid in het verzamelen en overdragen hiervan kunnen faalkosten in deze fase oplopen tot 20%. Zo blijkt uit buitenlands onderzoek. “Stel dat een werkplek je € 8.000 per jaar kost, dan kun je rekenen op € 800 faalkosten per werkplek. Dat is weggegooid geld, dat je bijvoorbeeld in de gezondheid van medewerkers had kunnen investeren.”

Natuurlijk is het opzetten van een FM BIM niet zonder investeringskosten. Voor een kantoor van 38.000 vierkante meter betaal je ongeveer € 84.000. Als 1 FTE zich een kwart van de tijd bezighoudt met data-inventarisatie en structurering, betekent dit een kostenpost van ongeveer € 26.000. “In ruil voor deze investering krijg je een jaarlijkse besparing van circa € 2,50 per m2 vvo per jaar. Het scheelt de Gebruiker/FM dus uiteindelijk bakken met geld.

Duurzaam Gebouwd-expert Fred Kloet

Optimaal presteren

De terugverdientijd is 1,6 jaar. Daarnaast zijn er nog de zogenoemde ‘zachte’ voordelen. “Het gebouw presteert beter en er zijn minder problemen met de installaties en verhoog je de levensduur. Daarnaast is het eenvoudiger om het gebouw te renoveren of te herontwikkelen, omdat je alle data paraat hebt. En een up tot date gebouwdossier verhoogt de vastgoedwaarde met 2%, aldus taxateurs.”

Om met een FM BIM aan de slag te gaan moet de bouw- en vastgoedsector een andere vraag stellen. “Wees niet zo zuinig, maar denk na over wat een investering in BIM je brengt. Overtuig je opdrachtgever voor contractering ook van de voordelen van een FM BIM in de exploitatiefase en wat je er over de levensduur van je gebouw mee bespaart. Stel voorafgaand aan het PvE samen een BIM Protocol en ILS op. En eis een BIM Regisseur OG.” Hierbij vormt de software voor het BIM geen drempel. “Het maakt niet uit welke software je gebruikt. Kies er één die past bij het protocol en ILS en ga aan het werk. Door de tijd en het geld dat je bespaart in de beheerfase kun je als opdrachtgever en ontwerpteam compleet andere keuzes maken in het ontwerp en de tools die je inzet.”  

Bekijk ook de .pdf ‘BIM for Facility Managers, die ingaat op lessons learned en enkele voorbeelden geeft van projecten die gerealiseerd zijn met een FM BIM. 

Ook de Expertgroep Technologie van de beroepsvereniging Facility Management Nederland is gestart met een FM BIM project. 10 Oktober organiseert zij een FM BIM seminar en eind november een FM BIM Strategiedag in samenwerking met Building Changes. Voor meer informatie kijk op https://www.fmn.nl/verdiepen bij Expertgroep Technologie.