De gemeente Zaanstad startte een project om de samenwerking met marktpartijen aanzienlijk te verbeteren en te moderniseren. Het traject Samenwerken & Vertrouwen is leerzaam en wordt graag met alle partijen gedeeld.

De oorsprong van het programma Samenwerken & Vertrouwen (S&V) ontstond een jaar of vijf geleden binnen het ingenieursbureau van de gemeente Zaanstad. De aanleiding waren suggesties van aannemers, het voorbeeld van het open convenant (Rotterdam) en signalen van de eigen werkvloer over onder meer vechtcontracten. Kartrekker van S&V is Jaap Boes, afdelingshoofd van het ingenieursbureau (op de foto links), samen met de adviseurs Henberto Remmerts (rechts) en Amber Snellenburg (TAUW). Boes: “Ons doel is om marktpartijen zo vroeg mogelijk te betrekken bij en in de projecten en met name bij het inventariseren van de risico’s. Soms is dat aanbestedingstechnisch lastig. Het vergt ook een cultuurverandering, van marktpartijen en van ons, en daar gaat soms wel een generatie overheen.”

Zaanstad is nu aan het overstappen op een uitnodigingsbeleid met groslijst-applicatie, waarbij aannemers zoveel mogelijk op kwaliteit worden geselecteerd en niet meer uitsluitend via de EMVI-prestatiemeting gekoppeld aan een financiële bonus-malusregeling. Boes: “We willen aannemers gaan waarderen die het werk in één keer goed doen. En kijken naar aannemers die bij inschrijving en uitvoering echt het verschil maken. Het is daarbij, binnen de kaders van de wetgeving, goed zoeken naar de ruimte om aannemers zo vroeg mogelijk aan tafel te krijgen. Om samen naar de risico’s en kansen te kijken en tot een redelijke prijs en slimme uitvoering te komen. Je wilt toch vooral in een goede samenwerking terechtkomen, waarbij het contract bijna een ondergeschikt document wordt.”

Begeleiding TAUW

Voortvloeiend uit de door Zaanstad geformuleerde thema’s duurzaamheid en risicomanagement, zocht TAUW naar de procesbouwstenen waarmee aannemers aan de slag konden gaan. Snellenburg (foto rechts): “Vooraf hielden we gesprekken en workshops om van aannemers te horen wat hun toegevoegde waarde kon zijn. Ook met de input vanuit de gemeente kregen we zo de inhoudelijke bouwstenen op tafel om het aanbestedingsproces effectief in elkaar te kunnen zetten, nog voordat een contract naar de markt gaat.”

“Dat is typisch iets van TAUW en kan gaan over de inzet van een duurzaamheidscoach of het op onderdelen inbrengen van duurzame maatregelen door een aannemer. Ook werd gekeken naar de mogelijkheden binnen de regels van het aanbesteden. Een belangrijke bouwsteen is het zorgen voor een goede informatie-uitwisseling en input. Uiteindelijk wil je elkaar goed begrijpen als er een aanbieding gedaan wordt. Van daaruit zijn pilots gestart, waarbij per pilot weer is gekeken welke bouwstenen erbij pasten. Daarbij wordt in elk project ook de gezamenlijke risico-inventarisatie, evenwichtige allocatie en risicobeheersing toegepast.”

“Uit alle informatie zijn verder tien spelregels gerold voor houding en gedrag [afbeelding boven]. Die vormen de basis voor de samenwerking in alle pilots, waarbij ook Arthur Weesie (Bouwmeesters) voor begeleiding zorgt. Elke aannemer weet prima hoe hij technisch en inhoudelijk een werk moet maken, maar hoe zit het met de zachte kant? Hoe willen we in de toekomst samenwerken in plaats van de strijd aangaan? Op basis van de bouwstenen zijn vijf kritische succesfactoren [zie onder] geformuleerd. Bovendien hebben we op de thema’s duurzaamheid en risicomanagement, samen met de aannemers, ambitieniveaus geformuleerd. Dat is echt een TAUW-ding: je wilt wel weten welk resultaat je uiteindelijk bereikt.”

Stappen maken

“Naast de adviezen van TAUW is Bouwmeesters ingeschakeld om ervoor te zorgen dat we het goede gesprek met elkaar voeren”, aldus Boes. “Dat vraagt bepaalde vaardigheden. Zo komen de wensen en verwachtingen van alle betrokken partijen op tafel te liggen en maken we stappen op de samenwerkingsladder. Ook de mogelijke tegenstrijdige belangen en de gevolgen ervan komen daarbij aan bod. Dat alles in een veilig werkklimaat, zodat knelpunten bespreekbaar zijn en betrokkenen zich kwetsbaar mogen en durven opstellen.

Stappen op de samenwerkingsladder; van kennen naar begrijpen, waarderen, vertrouwen en samenwerken.

Boes: “Die eerste twee stappen op de ladder hebben we nu wel gemaakt. Aannemers begrijpen nu beter waar wij tegenaan lopen en wij begrijpen dat beter van aannemers. Zonder te vervallen in vooroordelen, zoals we ook in een tekenfilmpje hebben laten zien. Vooroordelen zoals dat aannemers alleen maar uit zijn op geld verdienen. En dat wij vastzitten in procedures en het projectresultaat uit het oog verliezen. In allebei zit een kern van waarheid en nu gaat het erom te ontdekken wat daar eigenlijk achter zit.”

“De eerste positieve veranderingen zijn nu al zichtbaar”, vervolgt Boes. “Daarbij heeft TAUW in de procesbegeleiding een belangrijke rol gespeeld. Deze adviseurs denken niet ‘na’, maar ‘voor’. Zij denken twee stappen vooruit en dat helpt bij het behalen van onze kritische succesfactoren op het gebied van duurzaamheid, risicoverdeling en participatie. Je ziet het bovendien ook al terug in andere projecten. Een voorbeeld is het stellen van open vragen, waar wij als gemeente de uitvraag vanuit de aanbestedingsvoorschriften nogal ‘dicht’ geregeld hadden. Dan kan een aannemer zich moeilijker onderscheiden op gebieden als duurzaamheid en innovatie.”

In een digitale informele markconsultatie werden de aanwezige aannemers live met een online tool (Mentimeter) gevraagd naar hun mening over aanbesteden op laagste prijs.

Nieuwe generatie

“Ik geloof hier heilig in”, vervolgt Boes, omdat de nieuwe generatie veel meer samenwerkingsgericht is. Dat komt onder meer door het huidige projectmatige onderwijs. Verder past ons traject helemaal in de Marktvisie en sluit het aan bij de landelijke trend. De aannemerij en haar opdrachtgevers zijn aan het veranderen. Niet alleen de kwaliteit van het product telt, en het tijdig leveren ervan, maar ook het ophalen van wensen uit de omgeving en zeker ook het samenwerken. We hebben te maken met een nieuwe generatie die er heel anders in staat.”
“Natuurlijk zijn niet alle aannemers hetzelfde. Soms zijn ze er misschien ook nog niet aan toe. De grotere bedrijven vaak wel, maar bij de kleinere aannemers is het soms nog zoeken naar medewerkers met de juiste competenties. Daar moet het nog gaan werken, zoals dat ook geldt voor mijn eigen organisatie: een olievlek die zich verspreidt. Een kwestie van een lange adem.”

Ontwerpverantwoordelijkheid

Het nieuwe traject levert ook nieuwe vraagstukken op, aldus Boes. “Zo is er een project waarbij de aannemer al volop betrokken is vóór het vaststellen van het voorlopig ontwerp. Hij moet zich dan al met heel veel zaken bemoeien en bij ons allerlei bureaus langs. Daar wil en moet je hem eigenlijk helemaal niet mee opzadelen, want daar is hij niet op ingericht. Zaanstad kan in dat geval het voorlopig ontwerp beter zelf maken en het laten toetsen door de aannemer. Verder zijn wij niet gewend om zaken functioneel te omschrijven of om goede kaders te stellen waarbinnen door een aannemer een ontwerp gemaakt kan worden. We leggen nog te vaak allerlei details vast, die te maken hebben met de standaarden van Zaanstad. Tegelijkertijd moeten we ervoor zorgen dat we niet doorschieten in het verleggen van de ontwerptaak. Als we geen knowhow meer overhouden kunnen we geen goede uitvraag meer doen of zelf toetsen.”

Adviezen van aannemers aan de gemeente Zaanstad tijdens de online informele marktconsultatie.

Groslijst-applicatie

Sinds kort is Zaanstad gestart met een vernieuwde groslijst-applicatie, die voor onderhands werk automatisch minimaal twee aannemers genereert naast een aannemer die door het projectteam zelf wordt aangedragen. Op basis van de laatste twee projecten van de aannemer wordt een kwaliteitsscore gegeven. Hoe hoger de score hoe groter de kans dat de applicatie de betreffende aannemer voor een volgende uitnodiging genereert. Afhankelijk van de omzet van het werk kunnen er ook meer dan drie bedrijven uitrollen.

Duurzaamheid

Jaap Boes: “Duurzaamheid is voor ons ook een belangrijke factor en daarom is binnen het ingenieursbureau de vakgroep Duurzaamheid gestart. Die vakgroep bewaakt de doelstellingen aan de hand van een plan van aanpak en kijkt gevraagd en ongevraagd mee in alle projecten. Doel is dat duurzaamheid een plek krijgt in allerlei contractvormen waarmee we bezig zijn. Zo hebben we besloten dat we in aanbestedingen de CO₂-prestatieladder laten meetellen. Ook is er een aanbesteding geweest waarbij we voor het eerst met de milieukostenindicator werkten. Dat is best spannend. Uiteindelijk won een aannemer met een slim materialenplan, waarvan we in de uitwerking heel veel gaan leren.”

In een volgende aflevering in de serie artikelen over het traject Samenwerken & Vertrouwen is er aandacht voor de praktijk in de pilots en de begeleiding van Tauw en Bouwmeesters.

Tekst: Ysbrand Visser
Foto: Shutterstock (Adrie Oosterwijk)