Zeven procent bedrijfsinformatie verdwijnt

Zeven procent bedrijfsinformatie verdwijnt

Het gemiddelde archief staat tegenwoordig niet meer in de kast, maar wordt digitaal opgeslagen en bijgehouden. Dit is een enorme efficiëntieslag voor veel bedrijven, maar het heeft ook een keerzijde: grip behouden op digitale documentenstromen is een grote uitdaging. Dit geldt zeker in sectoren als de bouw, techniek en offshore, waar informatiestromen vaak gecompliceerd zijn.

Ontbrekende of onjuiste informatie leidt voor bedrijven in deze sectoren ook al snel tot fouten en (extra) inspanningen om die fouten weer te herstellen. Studies tonen aan dat ruim zeven procent van de documentatie nooit meer wordt teruggevonden en onderzoek van CTB xRM laat zien dat, ondanks het gegeven dat faal- en herstelkosten in de techniek en bouw enorm hoog zijn, ongeveer één op de drie van deze bedrijven nog geen oplossing voor documentmanagement in gebruik hebben. Belangrijke rapporten, orders, contracten of andere projectdocumenten verdwijnen daardoor in een zwart gat.

Wetenschappers discussiëren al 40 jaar over wat er met de informatie over de fysieke toestand van de objecten gebeurt als ze in een zwart gat gevallen zijn. Er wordt gedacht dat alles wat in zwarte gaten valt direct door de enorme zwaartekracht uit elkaar getrokken wordt en nooit meer terugkomt. NewScientist verslaat in dit artikel dat het volgens Stephen Hawking iets gecompliceerder in elkaar steekt. Hij zei tijdens de Hawking Radiation Conference: “Ik denk dat informatie nooit in het binnenste deel van het zwarte gat terechtkomt, maar altijd in de buitenste schil, de waarnemingshorizon.” In zijn nieuwe theorie kan informatie vanaf deze horizon alsnog ontsnappen.

Zoeken en vinden van informatie

Voor degenen die zoekgeraakte projectdocumenten wil terugvinden, is dat buitengewoon goed nieuws. Als je heel erg je best doet, lang zoekt en geluk hebt, dan kunnen de inspanningen worden beloond. Hier staat wel een confronterend prijskaartje tegenover. De Amerikaanse overheid houdt hier gegevens over bij die door Athento op een rijtje zijn gezet. Als een bestand slecht gedocumenteerd is, dan bedragen de kosten om het document te vinden al snel tegen de 85 euro. Misschien een nog wel grotere kostenpost én ergernis is dat professionals, afhankelijk van de sector waarin gewerkt wordt, meer tijd aan het zoeken van informatie besteden dan aan het lezen en verwerken van die informatie. Het zoeken kan zelfs tot 40 procent meer tijd vergen.

Dat informatie toch uit een zwart gat kon komen, verkondigde Hawking al in 2004. Hoe dat werkte was nog een mysterie, maar Hawking denkt dat hij dat nu heeft opgelost. “De informatie keert wel terug, maar in een chaotische en onbruikbare vorm. Voor alle praktische doeleinden, is de informatie immers wel degelijk verloren gegaan.” Dit is minder goed nieuws voor degenen die de documenten weer uit een zwart gat of de waarnemingshorizon willen halen. Dit betekent dat het opnieuw gemaakt en opgeslagen moet worden. Athento becijferde dat de kosten hiervoor beginnen bij 15 euro, doorgaans 85 euro bedragen en maar ook kunnen oplopen tot zo’n 180 euro per document.

Geld en tijd verdwijnen in het zwart gat

Hawking heeft de aanval geopend op het idee dat je nooit uit een zwart gat kunt ontsnappen. Een zwart gat is dus zo zwart nog niet. En er blijkt ook nog eens iets te zijn als een waarnemingshorizon. Toch is voorkomen beter dan genezen. Want wat heb je eraan als je een projectdocument uit een zwart gat kunt halen, maar als de informatie onbruikbaar is geworden? Dan ben je nog steeds geld en tijd kwijt. Dat is dus het enige dat sowieso in het gat verdwijnt. Zorg er daarom voor dat je documenten goed gemanaged zijn om te voorkomen dat kostbare energie opnieuw besteed moet worden. Hoe je daarvoor zorgt en welke valkuilen je onderweg tegenkomt, dat kun je lezen in het eBook van CTB xRM: Documentmanagement in de bouw, techniek en offshore.

Auteur: Yuri Ramdhani, commercieel manager CTB xRM

Bron:http://www.newscientist.nl/nieuws/stephen-hawking-heeft-een-manier-gevonden-om-uit-een-zwart-gat-te-ontsnappen/

Gerelateerde artikelen, events & downloads

c21 c225 c237 c265
CO2-rapportage zorgt voor strategie, inzicht en actie

CO2-rapportage zorgt voor strategie, inzicht ...

Het inzichtelijk maken van CO2-uitstoot is complex, maar essentieel voor organisaties om te voldoen aan wet- en regelgeving én aan een duurzame toekomst ...

Lees verder

c21 c185 c225
Slimmer bouwen met minder materiaal

Slimmer bouwen met minder materiaal

Het rondetafelgesprek ‘Slimmer bouwen met minder materiaal’ richtte zich op het verminderen van materiaalgebruik en de integratie van duurzaamheid en ...

Lees verder

c21 c162 c225 c243
Bouwpoort: verhelderend perspectief op netcongestie
feb20

Bouwpoort: verhelderend perspectief op netcongestie

Netcongestie is een groeiend probleem in Nederland. Hoe zorgen we ervoor dat we in de maatschappelijke behoeften kunnen voorzien, zoals woningbouw en verduurzaming. ...

Lees verder

c21 c185 c225
Versnelling naar volledige circulariteit

Versnelling naar volledige circulariteit

De bouwsector blijft sterk afhankelijk van primaire, niet-hernieuwbare materialen. Dat zorgty voor hoge materiaalgebonden emissies, zoals beschreven in Op weg naar ...

Lees verder

c21 c225
Elektrisch materiaal bij routekaart zero-emissie Arnhem

Elektrisch materiaal bij routekaart zero-emissie ...

Arnhem gaat bij het aanleggen of herinrichten van wegen zoveel mogelijk elektrisch materieel inzetten. Dat zorgt voor schonere lucht in de stad en is ook veel stiller ...

Lees verder

c21 c225
Whitepaper: De voordelen van hergebruikte gevelstenen voor architecten

Whitepaper: De voordelen van hergebruikte gevelstenen ...

Esthetiek en duurzaamheid combineren in projecten is een uitdaging. Net zoals het toevoegen van karakter aan gebouwen, als circulair bouwen in ontwikkelingen centraal ...

Lees verder

c21 c225
CSRD: kans én hulpmiddel

CSRD: kans én hulpmiddel

De bouwsector kan niet langer wachten, maar moet nú al aan de slag met de CSRD. Dat was de kernboodschap van de bijeenkomst ‘Van vinkjes naar visie’ ...

Lees verder

c21 c225
Whitepaper: warmtepomp als oplossing voor netcongestie

Whitepaper: warmtepomp als oplossing voor netcongestie

De energietransitie in Nederland is in volle gang. Eindelijk zetten we stappen met als gevolg dat we nieuwe uitdagingen tegenkomen. Netcongestie is daarvan een ...

Lees verder

c21 c41 c120 c225
De overheid als aanjager van de renovatiegolf

De overheid als aanjager van de renovatiegolf

De uitdaging: miljoenen vierkante meters vastgoed verduurzamen vóór 2050. Dit ambitieuze project betreft publieke gebouwen zoals scholen, kantoren, ...

Lees verder

c21 c225
CSRD Day: “CSRD is de bladmuziek voor meerstemmigheid”

CSRD Day: “CSRD is de bladmuziek voor ...

We bevinden ons op een cruciaal kruispunt, om onze planeet leefbaar te houden. Door van transparantie naar transformatie te gaan, verzilveren bedrijven kansen rondom ...

Lees verder

c21 c225
Daad bij het woord voegen

Daad bij het woord voegen

Voor Duurzaam Gebouwd zette Farid Saif, adviseur bouwfysica en duurzaamheid bij DWA en één van de deelnemers van de Klimaattop GO 2024, zijn belangrijkste ...

Lees verder

c21 c184 c225 c243
'Fundamenteel verkeerde keuzes in warmtetransitie'

'Fundamenteel verkeerde keuzes in warmtetransitie'

“Om netcongestie te voorkomen zien netbeheerders het warmtenet als beter alternatief voor de individuele warmtepomp. Warmtepompen zijn echter niet de veroorzakers ...

Lees verder

Reactie plaatsen

keyboard_arrow_up