Zo’n anderhalf jaar geleden deed Energiesprong – Kantoor vol Energie een oproep in de markt om een team te vormen, dat de transitie naar energieneutrale kantoren een boost kan geven. 

In februari won het team !MPULS deze pitch om Excellent Expertteam te worden. Een jaar later heeft dit team samen met Kantoor vol Energie gezorgd voor een tool om de toegevoegde waarde van een Kantoor vol Energie inzichtelijk te maken: de ValueCase.

“Een van de belangrijkste opgeleverde tools is de ValueCase”, licht Woud Jansen toe. Als werknemer van Brink Groep was hij lid van team !MPULS, inmiddels vult hij die rol in als partner bij Alba Concepts. “De ValueCase is geen platte rekenmodule, maar een hulpmiddel met een procesaanpak om op basis van kernwaarden, kritieke prestatie-indicatoren en de bijbehorende toegevoegde waarde tot een Kantoor vol Energie te komen.”

Saskia Oranje: "De verschillende fases zorgen per gebruiker voor maatwerk."

De ValueCase geeft de eindgebruiker inzicht in de opbrengsten voor de organisatie wanneer de huisvesting getransformeerd wordt naar een Kantoor vol Energie. Zo laat deze tool snel zien wat een KVE voor een bedrijf of organisatie betekent. “Dit gebeurt aan de hand van 3 stappen”, legt EET-teamlid Jan-Jaap Blüm (Ballast Nedam) uit. “‘Inzicht & Bewustwording’, ‘Uitvraag & Matchmaking’ en ‘Samenwerking en Evaluatie’. Direct bij de eerste stap bewijst de ValueCase zijn waarde.” Jansen beaamt dit: “Hier ontstaat over de volledige breedte van de organisatie een sterk besef en overtuiging dat een KVE een bedrijfsmiddel is om de business op veel fronten te versterken.”

Inspiratie, indicatie en calculatie

Oranje legt uit hoe deze tool steun geeft bij het verkrijgen van inzicht en bewustwording. “In de experimenten met Energiesprong – Kantoor vol Energie hebben we samen met eindgebruikers de ValueCase ontwikkeld. De ervaringen met de MVO-koplopers PWC, BDO, ANWB, Atos, USG People, TNO en Vebego, andere kennis- en benchmarkgegevens en ideeën hebben geleid tot een tool die iedere gebruiker zelf kan voeden met zijn eigen informatie en behoeftes.”

Dit heeft geresulteerd in de ‘Inzicht & Bewustwording’-fases: die drie onderdelen kent: inspiratie, indicatie en calculatie. “De inspiratiefase vertaalt de ambities en doelstellingen van de organisatie in kwalitatieve kernwaarden, met de bijbehorende invloed op de toekomstige huisvesting”, vertelt Kunen. “Dit gebeurt in een workshop van een halve dag aan de hand van associatiekaarten. Hierop staan vragen als ‘Welke waarden zijn belangrijk?’ en ‘Hoe verhouden uw persoonlijke kernwaarden zich met die van de organisatie?’ Met deze vragen maakt de ValueCase de waarde van de huisvesting voor de bedrijfsvoering inzichtelijk. Men wordt zich bewust van de relatie, die de werkomgeving heeft met deze waarden en krijgt inzicht in welke indicatoren van belang zijn om deze waarden in de nieuwe werkomgeving naar voren te laten komen.”

Oranje vertelt verder dat de relevantie van een KVE binnen de gehele organisatie gedragen moet worden. “Hiervoor hebben we het baten- en baathoudersmodel ontwikkeld. Dit helpt bij het inzichtelijk maken, wie de baathouders van de organisatie zijn en tot welke kwalitatieve opbrengsten (baten) een KVE leidt.”

Tristan Kunen (tweede van rechts): De inspiratiefase vertaalt de ambities en doelstellingen van de organisatie in kwalitatieve kernwaarden, met de bijbehorende invloed op de toekomstige huisvesting.” 

Daarna volgt de indicatiefase, met een online survey. “Op basis van 30 stellingen krijgt de eindgebruiker gedetailleerd inzicht hoe de verschillende waarden, die men aan kantoorhuisvesting koppelt, zich ten opzichte van elkaar verhouden. In spindiagrammen wordt zichtbaar hoe de organisatie en het directieteam die waarden waardeert en het verschil tussen de huidige en de gewenste situatie wordt weergegeven. Zo weet iedereen waar de focus ligt om later een gerichte initiële uitvraag aan de markt te kunnen stellen in de fase ‘Uitvraag & Matchmaking’”, legt Oranje uit.

De derde fase van ‘Inzicht & Bewustwording’ is de calculatiefase. Hier gaat het niet om de traditionele vastgoedrekensom, maar om de waardering van de toegevoegde waarde van een KVE.

Ander beeld dan alleen rekensom

“Deze verschillende fases zorgen per gebruiker voor maatwerk. Het resultaat is echt een ander beeld, afgestemd op de individuele gebruiker en niet op basis van de traditionele rekensom,” legt ze uit. Zo kan de terugverdientijd van een energieneutrale renovatie teruggaan van 20 naar 3 jaar. “Dat komt omdat je kijkt naar aspecten als imagoverbetering, het vergroten van productiviteit of meer flexibiliteit in de organisatie. Dat is dan een veel beter startpunt voor een dialoog dan de traditionele polariserende belangen van verhuurders en huurders.”

EET-teamlid Machiel Karels (DWA) vindt deze verschillende aspecten belangrijk. “Waar de een getallen en bewijslast van doorslaggevend belang vindt, ziet de ander ambities, organisatiedoelen en intrinsieke motivatie als belangrijkste argumenten. Deze tool geeft beide zienswijzen een houvast.”

Volgens Kantoor vol Energie-aanjager Wytze Kuijper worden kantoorgebruikers zich op deze manier steeds meer bewust van de opvattingen over hun werkomgeving, met betrekking tot het wel of niet ondersteunen van de kernwaarden. “Met andere woorden: wat is het voornaamste doel van het bedrijf en wat kan een KVE daaraan bijdragen? Door de kwalitatieve baten te benoemen en deze ook echt te kwalificeren in de calculatiefase, leidt deze aanpak tot interessante inzichten en discussies. Het daagt partijen uit om na te denken over onconventionele oplossingen en businessmodellen.”

Extra investeringsruimte

Naast de kwalitatieve en kwantitatieve benadering van de kernwaarden geeft de ValueCase ook indicatief inzicht in de potentiële investeringsruimte om te komen tot een KVE. “De gekozen aanpak heeft ervoor gezorgd dat de additionele opbrengsten zichtbaar worden”, zegt Karels. “Denk bijvoorbeeld aan het terugdringen van het ziekteverzuim door het klimaat en de comfort in een bestaand kantoorgebouw aan te pakken, imagoverbetering, flexibiliteit en risicobeheersing. Deze opbrengsten worden normaal niet meegenomen in de overwegingen en besluitvorming, terwijl ze er weldegelijk zijn.”

Energieneutraal: logisch en uitdagend

De ValueCase wordt op dit moment ingezet binnen de experimenten van Energiesprong – Kantoor vol Energie. De EET-leden gebruiken de tools ook in hun dagelijkse praktijk. “In het begin was energieneutraal het startpunt en lastig te begrijpen”, laat Jansen weten. “Inmiddels is dit een logische randvoorwaarde voor een KVE, maar ook nog steeds een uitdagende opdracht. Daarom gebruiken wij de tools graag om ook onze klanten een stap verder te helpen bij de realisatie van hun organisatiedoelen.”

In het vorige artikel 'De bouwsector van binnenuit veranderen' stond de weg naar de ontwikkeling van de ValueCase, die het Excellent Expertteam en Kantoor vol Energie hebben ontwikkeld. Het volgende artikel gaat over de fase ‘Uitvraag & Matchmaking’.

Foto bovenaan: Het rondetafelgesprek met van links naar rechts Jan-Jaap Blüm, Machiel Karels, Saskia Oranje, Eelco Ouwerkerk, Wytze Kuijper, Woud Jansen, Tristan Kunen en Jim Teunizen. (Foto's: Yorick Meijdam Fotografie)