Het kennisplatform Smart WorkPlace organiseerde op 29 mei haar eerste Round Table. Vraagstukken over de toekomstige werkomgeving en de invloed van de technologie op het leven en werken van mensen stonden centraal. “Het faciliteren van mensen en hun behoeften wordt steeds nadrukkelijker het belang van een organisatie. En die ontwikkeling wordt gekoppeld aan het werk en de werkplek,” zo stelde Rogier Verbeek van Facilicom Solutions ondermeer vast.

Tekst: Wim Kooyman, Foto (vlnr): Vincent le Noble (Measuremen), Eelco Hoet (JLL), Edsar Westra (Ministerie van Defensie), Asaël Akkerman (JLL), Fred Kloet (Smart WorkPlace), Rogier Verbeek (Facilicom Solutions) en Wim Kooyman (Smart WorkPlace).

Gastheer Eelco Hoet van JLL onderkent deze ontwikkeling in de markt. “Het is de passie van Asaël Akkerman en mij om opdrachtgevers en eindgebruikers van gebouwen te helpen bij hun huisvestingsoplossing. Zeker in deze tijd met vele maatschappelijke veranderingen en de nieuwe generatie van Millennials is dat een uitdaging. Het is dan belangrijk dat partijen elkaar vooraf begrijpen en kennen. Een integraal model van werken met afspraken aan de voorkant, het kennen van de opdrachtgever en haar data en het integreren facilitaire dienstverlening met it en hr  is dan belangrijk. Met 35 workspaceconsulenten en onze dochteronderneming Tétris Design & Build zijn we daartoe in staat.”

Integrale aanpak

Fred Kloet, initiatior en oprichter van Smart WorkPlace vertelt over zijn droom. “Ik wil bouw en gebruik bij elkaar brengen. En dat kan mede door de technologische middelen die er zijn om mensen smart te laten werken. De technologie staat in dienst van de gezondheid, de wellbeing van de medewerker, en circulariteit. Informatiemanagement is dan belangrijk. Het is wenselijk dat vastgoed- en bouwprofessionals niet meer lineair projectmatig werken, maar in processen leren denken, dan namelijk kun je ook terugkijken en blijf je met elkaar in gesprek. Daarbij zijn data van groot belang opdat je de klant niet alleen kent, maar ook begrijpt. Die data moeten dan wel beschikbaar zijn. Het gebruik van BIM is dan een belangrijk middel. Dat bracht mij eerst tot het plan van Circulair BIM en daarna tot Smart WorkPlace waar de rol van de facility manager nadrukkelijk aanwezig is. Want de kernvraag blijft toch: Wat wordt er opgeleverd? Een bouwproject of een werkomgeving? Die beginvraag moet veranderen. Uiteindelijk gaat het om de gezondheid en het welzijn van de medewerkers die voor een groot deel het succes van een organisatie bepalen. Zoals Eelco al aangeeft is niet alleen IT een belangrijk facet in dat verband, maar zeker ook HR. Een integrale manier van werken is een voorwaarde voor productiviteit en succes.”

Het aanbieden van een integraal pakket aan diensten lijkt vanzelfsprekend, maar is dat zeker niet. Lang nog werd gedacht en gehandeld vanuit klassieke rollen en domeinen. Juist in deze tijd – en vooral ook na de crisis – daalt het besef in dat partijen vooraf afspraken met elkaar moeten maken en gaande het proces met elkaar in gesprek moeten blijven; daarbij horen begrippen als transparantie en circulariteit.

Rogier Verbeek: “Binnen Facilicom Solutions hebben we ons eigen Integrated Facility Management-model ontwikkeld, zo hebben we de hele keten van DBFMO-contracten in huis en kunnen integraal in alle diensten en processen voorzien. Het maakt het werken voor de klant ook snel, flexibel en op maat. We hebben ook onze eigen bedrijfsstructuur hier op aangepast, zo was Breijer binnen Facilicom een aparte organisatie, maar is nu geïntegreerd. Hard- en softservices én het management daarvan worden geheel integraal vanuit één organisatie aan klanten geleverd.”

Eelco Hoet: “Het geïntegreerd aanbieden van huisvestingsoplossingen hoort absoluut bij deze tijd. Organisaties kunnen van de een op de andere dag zeggen vandaag wil ik hier met mijn mensen zitten en morgen daar, maar mijn huisvesting is niet flexibel genoeg. Dan moet je daar wel op in kunnen spelen. Niet voor niets is thema op het door JLL in samenwerking met CornetBenelux te organiseren Eindgebruikersdebat tijdens de PROVADA ‘De impact van de kantooromgeving op het succes van organisaties’. Sinds de opkomst van Het Nieuwe Werken rond de eeuwwisseling zijn er vele ontwikkelingen in de maatschappij aan de orde. De jongste generatie is opgegroeid met laptops en smartphones, zij denken en doen naders. Er zijn vraagstukken rondom duurzaamheid, mobiliteit en gezond en gelukkig leven. Tijd om de balans op te maken. Zijn werknemers erop vooruit gegaan? Is de productiviteit van bedrijven verbeterd en zijn verhuurders en aanbieders van flexibele werkplekken meegegaan in de veranderende behoeftes? En moeten medewerkers kunnen bepalen welke locatie en type werkplek het beste bij hun activiteiten past of moeten werkgevers dit voor hen doen?”

Edsar Westra (Ministerie van Defensie): “Bij die integrale aanpak is het hebben van voldoende inzicht in de voorkeuren van de Millennials en de snelheid van de technologische ontwikkelingen wel van groot belang. Je kunt de vraag stellen of bedrijven straks überhaupt nog wel huisvesting nodig hebben.”

Vincent le Noble (Measuremen): “Dat is voor mij geen vraag. Gebouwen zijn er en die zullen altijd nodig zijn. Ze zijn het enige tastbare bewijs dat een organisatie heeft, een gebouw is dus een perfect verlengstuk van de merkbeleving van de organisatie. Uit onze onderzoeksdata, Measuremen ruim 355.000 werkplekken gemeten (mei 2017, red.), blijkt dat mensen altijd een plek willen hebben om geconcentreerd te kunnen werken, om met elkaar te sparren en elkaar te inspireren. Wel zie ik dat meer vierkante meters voor één werkplek beschikbaar komen, maar dat het aantal werkplekken afneemt. De footprint van een organisatie aan kantooroppervlakte wordt kleiner, er zijn minder mensen die gaan werken, en er wordt meer geautomatiseerd. Daarom wordt het nog belangrijker om de blijvende vierkante meters effectief te beheren. De fysieke plek blijft, maar de vormgeving wordt anders.”

Gezonde werknemers

Bij het ontwikkelen van de toekomstige werkomgeving hebben organisaties er rekening mee te houden dat jongeren het heft in eigen hand nemen. Zij zijn autonoom en nemen afstand van de traditionele faciliteiten. De rol van de nieuwe generatie Millennials op de werkvloer inspireert Asaël Akkermans van JLL: “Ik houd van een mensgerichte aanpak bij huisvestingsoplossingen waarbij we gedrag vertalen naar ruimte. Wat verklaart ons gedrag? In dergelijke fundamentele vragen ben ik geïnteresseerd. We zijn veel te lang blijven hangen in holle frases als Het Nieuwe Werken en de mens centraal. Ik ben het ook niet eens met de opvattingen over het wisselen van werkplekken. We wisselen helemaal niet van werkplek.”

Vincent le Noble: “Jongeren hebben niet alleen behoefte aan een plek om bij elkaar te komen, maar ook een uitgesproken voorkeur voor een gezonde werkomgeving. Hun welbevinden is enorm belangrijk. Belangrijker dan een dik salaris. Je kan hier misschien wel spreken van mindfullness.”

Rogier Verbeek: “Die jongste generatie maakt nog lang niet overal het verschil op de werkvloer. Ondanks de snelle laptops en de modernste smartphones zoeken ze in werkomgevingen elkaar toch het liefste op. Wat daarbij ook speelt is dat ze vaak nog in een systeem werken waarin ze door hun leidinggevenden worden beoordeeld en dus in het gelid willen blijven. We kunnen de werkplek wel willen veranderen, maar als het systeem van beoordelen en presteren zo blijft dan gebeurt er voorlopig niet veel en blijven veranderingen voorlopig uit.

Asaël Akkerman: “Dat klopt. Maar de Millennials zijn nog in ondertal op het geheel. Het merendeel van de werknemers is de generatie X. Belangrijk is het dat de vernieuwers onder de Millennials zich uitspreken, zij vormen de onderstroom van een nieuwe periode. Dit is wat mij betreft ook het unieke moment voor Smart WorkPlace om een platform te ontwikkelen waar ook studies en businesscases worden ontwikkeld die nieuwe impact op de topline kwantificeren. Er ligt een solide evidence base waarbij op single issues de benefits zijn beschreven. De integrale businesscase die de som maakt van alle single issues is nog niet gemaakt, degene die in staat is deze hard te maken is spekkoper.”

Rogier Verbeek: “Inderdaad wordt in de facilitaire wereld een shift gemaakt naar een consumentgerichte manier van dienstverlening, dat is een van de grootste veranderingen die ik de laatste jaren heb meegemaakt. Er is een soort van onderstroom merkbaar; ieder individu heeft dienstverlening nodig om vitaal en succesvol te zijn. Dat is tegelijk de norm. KPI’s zijn niet meer de wachttijd aan de kassa. Maar gezondheid, geluk en performance van mensen en minder ziekteverzuim vormen en topline impact.”

Individualisering

De leefstijl van de jongeren en de vele technologische devices kondigen een nieuwe maatschappelijke manier van leven en werken aan. Jongeren kiezen meer voor hun welzijn en geluk en kiezen van daaruit hun werkomgeving. Organisaties moeten mee, maar hebben daarbij te maken met wetgeving.

Eelco Hoet: “Er is zonder meer een tendens dat individuen meer initiatief ontwikkelen en dat doen op gevoel van haalbaarheid. Vanuit die insteek zie je ook nieuwe bedrijven ontstaan. Kijk naar de initiatieven van Uber, Facebook en Airbnb. Daar worden niet eerst zware businessmodellen ontwikkeld. Jongeren voelen aan waar de behoefte ligt en kunnen digitaal veel organiseren. Er wordt een omgeving gecreëerd waarin iedereen connected met elkaar is. Amazone is ook zo’n voorbeeld.”

Rogier Verbeek: “Facilicom onderkent deze individualisering. We ontwikkelen naar een consumentgerichte benadering van mensen binnen een organisatie. Een model waarin het individu optimaal bediend wordt opdat het collectief krachtig blijft. B2B, B2C en H2H (human to human). Een organisatie moet zich ook afvragen wat voor collectief het nodig heeft. We hebben al duidelijk te maken met smart persons en van daaruit kom je al snel uit bij smart surroundings of smart workplaces en ook smart cities.”

Rogier Verbeek: “We hebben echter ook te maken met een omvangrijke traditionele markt met een contractmatige manier van werken. Het proces van verandering zal vooralsnog langzaam gaan. Maar uiteindelijk moet je ook expert worden op het gebied van mobiliteit, werkgeluk, gezondheid en het circulair maken van gebruik. Faciliteer het individu en niet een organisatie of een proces.”

Asaël Akkerman: “Er komen nieuwe businessmodellen aan. De langjarige contracten van een organisatie in relatie tot huisvesting en mensen houden geen stand want ze zijn niet flexibel en te langdurig. Werkplekken worden als interface gezien.”

Vincent le Noble: “Ik zie de ontwikkeling ook. Uit metingen blijkt dat de hoge bezettingsgraad van werkplekken afneemt. Dat proces gaat door, maar evenzo blijven mensen naar kantoor komen. Werkplekken waar mensen individueel geconcentreerd kunnen werken zullen altijd blijven. Data geven dat ook aan.”

Edsar Westra: “Ik zie dat anders. De klassieke werkplek gaat verdwijnen. Jongeren willen elkaar ontmoeten en kiezen daarvoor een plek die inspireert en hun ook productief maakt.” Fred Kloet: “Is ABN AMRO met haar circulair economie paviljoen Circl een goed voorbeeld? Een open en innovatieve werkomgeving dat zich richt op het kantoor van de toekomst? Eelco Hoet: “Mij is niet duidelijk wat daar de nieuwe werkplek is. Over het gebruik van de werkplek hoor ik niks. Het zijn straks individuen die de werkvloer als het ware gaan inrichten. Het concept zou van mij wel hogere ambities mogen hebben.” Rogier Verbeek: “Er gaan nieuwe waardeketens ontstaan. Het geheel van persoonlijke afstemmingen leidt tot het hogere doel van de missie van een organisatie. Dan kun je spreken van een supply demand-model. Wat dat betreft vind ik het a.s.r.-model erg fraai. Daar zijn de dienstverlening en huisvesting nadrukkelijk aan de ambitie en identiteit van de organisatie gekoppeld; duurzaam, verbonden en transparant. De brasserie Plato die centraal in het gebouw is gesitueerd, is gewoon voor iedereen toegankelijk. Onderweg naar de brasserie tref je vrij toegankelijke en hippe flexplekken aan waar bijvoorbeeld studenten huiswerk zitten te maken en genieten van een Starbucks-koffie. Je beleeft in het gebouw echt de identiteit van a.s.r.”

Gebrekkige kennis

Op de stelling of organisaties goed op de hoogte zijn van de mogelijkheden van de digitalisering is een ieder er wel van overtuigd dat organisaties nog lang niet zijn ingericht op smart workplaces.

Vincent le Noble: “Er valt voor organisaties nog zoveel te ontdekken en te verbeteren. Ik weet overigens ook niet of je de hele werkomgeving moet technologiseren. Techniek is geen driver. Het gaat om de mens. We moeten aandacht hebben voor de menselijke aspecten en ons als vakgebied niet blindstaren op technologische ontwikkelingen.”

Edsar Westra: “Er is niet alleen maar techniek. Hier ligt een mooie rol voor Smart Workplace. Breng partijen bij elkaar en laat ze discussiëren over de gezonde en slimme werkomgeving.”

Asaël Akkerman: “Bij smart workplace denk ik aan The Edge. Smart workplace moet verder gaan dan alleen de tech. Workplace gaat over mensen, maar nog te vaak over technische snufjes, de spiegeltjes en de kraaltjes, terwijl de impact die de techniek op productiviteit heeft al jaren afneemt.”

Fred Kloet: “Ik heb meegedaan aan de aanbesteding voor het Amphia- ziekenhuis. Toen hebben we onder andere gekeken naar The Edge. We zochten toen naar een integrale aanpak van Bouw en Gebruik en keken daarvoor naar The Edge. Het bleek dat er aan de gebruikerskant (sociaal) wel data is, maar deze is niet geïntegreerd met data aan de vastgoedgebouwkant. Denk bijvoorbeeld aan ruimtes bij oplevering waar na een jaar een tussenwand wordt geplaatst, en weg is je data. Het faciliteren blijft, maar de vastgoedwaarde is weg. En dus moeten we aan de voorkant data bij elkaar brengen door gebruik te maken van het Nationaal BIM Protocol.”

Eelco Hoet: “Een ander aspect dat meespeelt is dat we bij JLL vinden dat we naar het individu moeten kijken. En dan bepalen welke werkplek het beste bij het individu hoort. We nemen persoonlijkheidstests af en kijken naar de kwaliteiten van mensen. Dan pas krijg je intelligente werkplekconcepten.”

Fred Kloet: “Het begrip Activity Based Working vind ik achterhaald. Ik hecht veel meer aan het faciliteren van competenties van mensen en spreek dan ook liever over Competentie Based Working.”

Nieuwe wetgeving

Bij de stelling dat de digitalisering van onze leef- en werkomgeving medewerkers gelukkiger en productiever maakt, is ook een rol voor de overheid weggelegd.

Edsar Westra: “Ik maak me zorgen over ontwikkelingen als Internet of Things. Ik lees nu het boek ‘Future Crimes’ van Marc Goodman. De misdrijven van de toekomst zijn vooral ICT-gerelateerd. Internet wordt onze grootste vijand. Dus ja, is internet een zegen of een crime? En of het mensen gelukkiger maakt? Ik ben er somber over.”

Asaël Akkermans: “Techniek moet faciliterend zijn. De jongste generatie is opgegroeid met de beleving dat alles beschikbaar is, denk dan bijvoorbeeld aan het verkrijgen van kennis via internet. En die verwachtingen worden meegenomen naar de werkvloer. Maar daar zit een gap, want bedrijven zijn vaak nog niet ingericht op het beheren, delen en ontwikkelen van data.

Fred Kloet: ‘Die data zijn inderdaad noodzakelijk om processen aan de voorkant goed te organiseren. Wat individuen betreft kunnen ze helpen om persoonlijke keuzes te kunnen maken voor je eigen geluk. Wat de overheid betreft is er wel nieuwe wetgeving in de maak. Denk maar eens aan de Wet digitalisering leefomgeving (per 1 januari 2018) en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (per 1 januari 2019). Ook een overheidsorganisatie als Kadaster maakt grote stappen. Maar de overheid heeft nu eenmaal ook diverse andere afwegingen te maken op gebied als werkgelegenheid en energieopwekking. Afwegingen met een sociale impact. En dat maakt dat processen ook weer traag kunnen zijn.”

Dat de technologische ontwikkelingen en de maatschappelijke veranderingen elkaar uitdagen blijkt bijvoorbeeld uit de opkomst van de elektrische auto. “Hoe lang duurt het nog voordat leasemaatschappijen massaal elektrische auto’s aanbieden,” vraagt Fred Kloet zich af. “Dat tempo hangt ook weer af van de bijtellingsregeling die de overheid bepaalt,” geeft Asaël Akkermans aan. Duidelijk is dat de overheid rondom thema’s als ondermeer openheid van data, het toepassen van BIM, energiebeleid en een duurzame samenleving initiatieven moet ontplooien.

Chips

De stelling komt aan de orde of Smart Workplaces met al haar devices Het Nieuwe Werken 2.0 zijn. Een vervolg op het plaats- en tijdonafhankelijk werken. Asaël Akkermans: “Dat is klinkklare nonsens. Het Nieuwe Werken heeft zijn tijd gehad. Er is een duidelijke verschuiving van productiviteit naar werkgeluk, naar een gezonde werkplek. Een organisatie kan op werkgeluk impact maken.”

Rogier Verbeek: “Die koppeling is zeker niet op zijn plaats. Er is echt sprake van een nieuwe tijd waarin mensen anders gaan leven en werken en zingeving een belangrijke plaats in alles krijgt. Ik hoor niemand om me heen die zegt dat dat onzin is. Veel wordt gesproken over mensen gezonder en succesvoller maken en werkgeluk. Ten opzichte van vijf jaar geleden is er dan al heel veranderd. Het gaat veel minder over de werkplek en juist meer over het faciliteren van mensen in hun behoeften en welzijn dat aan hun werk wordt gekoppeld.”

Edsar Westra: “Ik voorzie toch wel revolutionaire ontwikkelingen. En volgens mij zijn zelfs apps en smart watches over hun hoogtepunt heen. De toekomst ligt bij ingeplante chips die aangeven wanneer je moet gaan bewegen of een appel moet eten om productief of fit te blijven. Ik kan mij voorstellen dat zorgverzekeraars daar wel op gaan sturen, zo van ‘u hebt minder bewogen vandaag, dus u betaalt 5 euro meer premie’. Het klinkt heftig, maar technisch kan het al. Wie zegt dat dit niet op deze manier toegepast gaat worden?”

De 1^e Round Table van Smart WorkPlace werd op maandag 29 mei bij Jones Lang Lasalle (JLL) in Amsterdam gehouden. JLL en Measuremen zijn Founding Partner van Smart WorkPlace. Gastheer Eelco Hoet refereerde tijdens de bijeenkomst aan het internationale onderzoeksrapport Future of Work dat JLL in het voorjaar van 2017 heeft uitgebracht. In dit rapport worden drie aspecten belicht die in de toekomst van groot belang zijn bij het organiseren van de werkomgeving: continuous innovation (nadenken over nieuwe business), digital drive en human experience (aantrekken van talenten).