Deel 2: De Belastingdienst: "Een cultuuromslag"

Het Rijksvastgoedbedrijf en Heijmans hebben een Integraal Beheer Contract (IBC) gesloten voor het beheer en onderhoud van datacenters en kantoren op vijf locaties van de Belastingdienst in Apeldoorn. De minimale looptijd is tien jaar en de contractwaarde is 25 miljoen euro. Het nieuwe integrale contract betekende een andere manier van werken en meer afstemming tussen het bestaande technische team en Heijmans. Maar het innen van belasting gaat boven alles. Alexander Markus, manager gebouw – en installatiebeheer van het ministerie van Financiën: “Dat primaire proces blijft altijd belangrijker dan energie besparen of duurzaamheid.”

Dit artikel is geschreven door Wessel Simons in opdracht van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland RVO.nl. Het betreft deel 2 van een drieluik. RVO.nl ondersteunt het verduurzamen van vastgoed, implementatie van energiewetgeving en het werken met Energieprestatiecontracten vanuit het Europese programma GuarantEE, een samenwerking van 14 Europese partners. Meer informatie: www.rvo.nl/esco, www.rvo.nl/epc-facilitators en http://guarantee-project.eu/nl.

1. De aanleiding
Markus: “Het Rijksvastgoedbedrijf nam het initiatief voor een nieuw contract. In dit contract zitten alle gebouwinstallaties die het datacenter van energie, warmte en koeling voorzien. Dit datacenter is hét kloppende hart van de Belastingdienst. Hier staat het mainframe waaraan alle dataverwerkende installaties van de dienst zijn gekoppeld en waarvan elk belastingkantoor in Nederland afhankelijk is. Zodra er binnen dit contract fouten worden gemaakt, dan merkt de BV Nederland dit direct. In de oude contracten, verdeeld over diverse onderhoudspartijen, was de integraliteit van de installaties onderling onvoldoende geborgd. Dit contract moet dat gaan oplossen.”

2. Een energiebesparingsdoel?
Markus: “Er is bewust geen energiebesparingsdoel contractueel vastgelegd. Een focus op energiebesparing levert het primaire bedrijfsproces méér risico op. Voorkomen moet worden dat Heijmans de grenzen van de installaties gaat opzoeken. Wél worden alle werkzaamheden energetisch gecontroleerd en gemonitord. Betere, zuinigere oplossingen nemen we zeker in overweging. Maar we letten als overheid op de kosten. Tegelijkertijd is de levensduur van de bestaande installaties niet oneindig. Zo bleek de verlichting in de parkeergarage niet meer deugdelijk. Dat willen we met LED-verlichting gaan vervangen, die dimt naar basisverlichting.”

3. Anders werken
Markus: “Integraal onderhoud betekent dat een piepje uit koelmachine B ook gecontroleerd wordt, terwijl de monteur alleen voor luchtbehandelingskast A is opgeroepen. Alles kan altijd beter. Zowel onze vaste onderhoudsspecialisten als Heijmans zijn daar lerend in. Een piepje kan duiden op een defect, maar een defect is nog geen falen. En geen falen betekent geen korting op de vergoeding van Heijmans. De aannemer moet zelf rapporteren of er sprake is van een defect of niet. Wij doen ook controles en houden alle meldingen nauwgezet bij.”

“Ons interne team bestaat uit acht deskundige techneuten, die alle gebouwinstallaties continu beheren en monitoren. Ze hebben een speciale positie omdat ze binnen het contract onder meer een vetorecht hebben. Even als voorbeeld: het vroegtijdig afschakelen van een installatie kan een defect aan deze installatie voorkomen. Maar als daarmee een ongecontroleerde powerdown van het primair proces ontstaat, dan wordt de installatie niet uitgeschakeld. Vanzelfsprekend zijn alle kritische installaties volledig redundant uitgevoerd. De continuïteit van het primaire bedrijfsproces staat boven alles, gevolgd door energiebesparing en duurzaamheid.”

4. Vertrouwen komt te voet…
Markus: “Er is wel eens onderlinge frictie tussen ons en Heijmans. Door acuut ingrijpen, wat overigens amper voorkomt, kan Heijmans moeilijk achterhalen wat de oorzaak van de storing is geweest. Een dergelijke ingreep leidt niet tot een korting voor Heijmans.”

“Het spreekwoord is niet voor niets: vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Voor onze organisatie is het ongelooflijk wennen. Heijmans is in die integrale manier van denken en handelen verder dan wij. Een simpel voorbeeld: een muurtegeltje komt los. Dat ziet er niet zo netjes uit en ons team zal daar melding van maken. Heijmans zal zeggen: ‘de functie ‘gang’ is goed bruikbaar, dus er is geen sprake van een gebrek’. Dat levert discussie op. Maar het zijn gelukkig veelal de niet-urgente zaken waar die discussies zich nu op richten, werkzaamheden waarbinnen het contract geen tijdsverplichting zit. In de herhaling zit dan ook de kracht van het leren.”

“De contractuele afspraken zijn niet heilig. Zodra betere ideeën de samenwerking kunnen optimaliseren, moeten we dat doen. Eind dit jaar moet het onderhoudsproces grotendeels in ieders vingers zitten. Dan mogen er tussen de betrokken partijen geen écht grote discussiepunten meer voorkomen. Energiebesparing ís een enorme uitdaging, want het energieverbruik is hier substantieel. Ik zie de mainframe-componenten in omvang afnemen, maar het energieverbruik ervan neemt vaak wél toe. Dat compenseer je niet met een paar zonnepanelen.”

“Een afsluitende tip: dit contract gaat feitelijk over duurzame samenwerking. Er is tijd nodig om de finesses ervan in de vingers te krijgen. In de techniek werkt iets wel of niet. (Lachend) Maar bij mensenwerk zijn alle variaties mogelijk. Dan is optimale communicatie doorslaggevend. In de praktijk wordt er teveel per email gecommuniceerd. Om een afspraak vast te leggen, prima, maar om iets af te stemmen met elkaar geef ik de voorkeur aan de telefoon of een overleg aan tafel.”
 
Enkele cijfers Walterboscomplex en Quintax-complex, Belastingdienst Apeldoorn
Renovatie en nieuwbouwjaren: 2000 tot 2007
Oppervlakte twee complexen: 167.000 m² bvo
Fte-factor: 0,7 fte per werkplek
Energieverbruik: het verbruik ligt op 2,4 miljoen kWh elektriciteit en 95 duizend m³ gas per maand. Dit verbruik heeft zowel betrekking op de kantoren als op het Datacenter van de Belastingdienst waar alle locaties in Nederland van de Belastingdienst aan gekoppeld zijn.
Energielabel: A

Duurzaamheidsmaatregelen

-        Warmte – en koudeopslag

-        Waterdaken voor koeling, bluswater, grijs water voor sanitair

-        Hoogfrequente TL-verlichting (automatisch dimmend)

-        LED-verlichting in de liften en binnenkort in de parkeergarage

-        Drycooling in plaats van mechanische koeling.

-        Slimme zonwering in combinatie met weersomstandigheden en verlichting

-        Facilitair: afvalscheiding, actieve aanpak klimaatklachten van kantoorpersoneel

Integraal Beheer Contract
Contractwaarde: €25 miljoen
Contractduur: 10 jaar met een mogelijke verlenging van 5 jaar