Leiden Universiteit wil zich profileren als een duurzame organisatie, onder meer door haar CO₂-voetafdruk met 50% te verminderen. Duurzaam vastgoedonderhoud speelt daarin een belangrijke rol. Projectleider installatietechniek Léon de Roode en energie- en duurzaamheidcoördinator Jeroen van Waijenberg vertellen hoe duurzaam onderhoud en beheer in de praktijk wordt gebracht. In deel 1 vertellen ze waarom Leiden Universiteit onderhoud heeft uitbesteed en hoeveel energiebesparing ze nastreeft.

1. Onlangs hebben jullie een nieuw onderhoudscontract gesloten met Van Dorp Installaties. Wat houdt het contract in?

De Roode: “Van Dorp Installaties is voor minimaal 5 jaar voor het onderhoud aan de werktuigbouwkundige installaties. Daarnaast is een verlenging mogelijk van 2 maal 2 jaar. Heijmans verricht het onderhoud aan de elektrotechnische installaties. De details van de prestatieafspraken zijn we nader aan het invullen. De contractpartijen worden gevraagd met verbetervoorstellen te komen met als doel om de bestaande installaties zo optimaal mogelijk te laten werken. Er wordt gewerkt volgens de principes van duurzaam beheer en onderhoud. De terugkerende vragen zijn steeds: wat is het gebruik in het gebouw, welke gebruikstijden en -gebieden, welke functies zijn er aanwezig, welke bouwfysische aspecten, materialen en systemen zijn er aanwezig en hoe kunnen deze beter en slimmer worden? Zo zoomt de onderhoudspartij steeds meer op detail in.”

2. Hoeveel energiebesparing streven jullie na?

“Een energiebesparing van 3% per jaar is het minimum. We mikken op een besparing van 10% voor de komende 3 jaar. Er is genoeg laaghangend fruit om de installaties optimaal te laten draaien. In elke installatie is wel iets te vinden, is onze ervaring. Dus met een goede beheersing is een 10 procent besparing gewoon haalbaar.”

3. Waarom is het onderhoud uitbesteed?

“De wettelijke eisen aan de installaties worden steeds ingewikkelder. Door marktpartijen voor een langere periode aan je te binden, worden ze meer getriggerd om na te denken over energiebesparing. Ze zullen zelf met innovatievoorstellen moeten komen, bijvoorbeeld energie besparen in de vorm van een Energy Service Company (ESCo). De marktpartijen financieren de renovatie en compenseren de investering door de behaalde energiebesparing. Alles wat er meer aan energie bespaard wordt, is bonus."

4. Welke werkzaamheden zijn uitbesteed en wat doen jullie in eigen beheer?

“De knip zit tussen uitvoering en beheer. Onze eigen mensen controleren, monitoren, signaleren, etc. De onderhoudspartijen zijn het verlengstuk in uitvoering. We willen bewust de regiefunctie houden over onze installaties, de wettelijke eisen die eraan gesteld worden en het monitoren ervan. Onze technisch beheerders zijn verantwoordelijk voor het beheer en handelen storingen af. Bij de gebouwen met een ‘verhoogd onderhoudsniveau’ is straks de onderhoudspartij verantwoordelijk voor de afhandeling van storingen. Dat moet ze genoeg prikkels geven om het onderhoud op een zo goed mogelijk niveau te krijgen, waardoor minder storingen optreden.”

 5. Welke rol speelt het energiebewustzijn van de gebruiker?

Waijenberg: “Sinds september 2016 beschikt Universiteit Leiden over haar eigen 'Leiden University Green Office'. Het Green Office werkt aan duurzaamheidsprojecten, vormt een community van studenten en medewerkers die concreet aan duurzaamheid willen werken en stimuleert duurzaamheidsonderwijs en -onderzoek.”

De Roode: “We geven de onderhoudspartijen de vrijheid over hoe zij de gebruikers bewuster van energie willen maken. Minder energieverbruik is voor hen winst waar ze, door gebruikers bewust te maken, met een relatief lage investering een hoge opbrengst kunnen bereiken. Piekverbruik kan een technische oorzaak hebben of een gebruikersoorzaak. Bij het laatste zal onze technisch beheerder daarover met hen in gesprek gaan om het gedrag te verbeteren.”

6. Welke rol speelt het monitoren van prestaties?

De Roode: “Het gebouwbeheersysteem is hét stuurmiddel om de prestaties te monitoren en de installaties op een bepaald kwaliteitsniveau te houden. Het vertrekpunt is gebruikersgericht onderhoud met als onderliggend doel om de installaties energiezuiniger te laten functioneren. We brengen in kaart wat de draaiuren zijn van de installaties en welk onderhoud er nodig is. We hebben nu inzicht op objectniveau, maar we willen graag inzicht op installatieniveau. Door middel van CO₂-metingen weten we hoe de zaal bezet is en wat het gebruik is. We gaan dus meer vraaggestuurd, op basis van de vragen van de gebruiker, te werk.”

7. Is er sprake van een boeteclausule zodra de aannemende partij niet naar behoren functioneert?

De Roode: “In het contract is daarover een clausule opgenomen. Maar we gebruiken bewust niet de termen gele of rode kaarten. Omdat het in onze ogen een negatief vertrekpunt is. Slecht gedrag is misschien af te leren met boetes, maar je wilt juist het goede gedrag stimuleren. Zodra we niet tevreden zijn, gaan we het gesprek aan. Een partij krabt zich echt wel achter de oren als we onze onvrede uiten. Door samen als partners op te trekken, bereik je meer.”

Dit artikel is geschreven in opdracht van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland RVO.nl. RVO.nl ondersteunt het verduurzamen van vastgoed, implementatie van energiewetgeving en het werken met Energieprestatiecontracten vanuit het Europese programma GuarantEE, een samenwerking van 14 Europese partners. Meer informatie: www.rvo.nl/esco, www.rvo.nl/epc-facilitators en http://guarantee-project.eu. In deel 2, dat tegen het einde van deze week verschijnt, vertelt de universiteit meer over de gevolgen van een ESCo voor de organisatie en geeft zij tips aan andere eigenaren op het gebied van EPC.

Foto bovenaan: By Tubantia (Own work) [GFDL (http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html) or CC-BY-SA-3.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/)], via Wikimedia Commons

Auteur: Wessel Simons