“Steek de koppen in een vroeg stadium bij elkaar en richt je op innovatie en flexibiliteit bij een Building As A Service.” Tijdens een rondetafelgesprek over dit onderwerp bleken deze randvoorwaarden de sleutel voor een succesvolle samenwerking en het aanbieden van een gebouw als dienst.

Foto bovenaan: Nationaal Militair Museum, door Nationaal Militair Museum, CC BY-SA 4.0

Het Nationaal Militair Museum vormde de uitvalsbasis voor het gesprek over nieuwe vormen van exploiteren en het leveren van diensten. Een passende locatie, want het gebouw wordt voor 25 jaar beheerd en geëxploiteerd. Heijmans staat hierbij aan het roer en business development manager Shahid Talib liet de aanwezigen kennismaken met de As A Service-eigenschappen van het gebouw. 

“Onze betrokkenheid bij dit project houdt niet op bij de oplevering van een gezond en duurzaam gebouw. We zijn direct betrokken bij de exploitatie ervan, richten ons bijvoorbeeld ook op bezoekerswerving en zijn verantwoordelijk voor de catering.” Tijdens een rondleiding blijkt al dat het gebouw vol zit met sensors die data verzamelen. “Met die informatie maken we beslissingen op het gebied van personeelsbezetting en catering, maar we sturen bijvoorbeeld ook op een beter binnenklimaat. We werken samen met psychologen, die ons vertellen hoe een doorsnee bezoeker zich door het museum begeeft en wat die bezoeker belangrijk vindt op het vlak van lucht, licht en akoestiek. Het doel is natuurlijk om de bezoeker zo lang mogelijk in het museum te laten verblijven. Binnen het contract hebben we de verplichting om een minimum aantal bezoekers naar het museum te trekken. Dat minimum hebben we onszelf overigens gesteld.”

Het Nationaal Militair Museum dient dan ook als voorbeeld voor BAAS. Blijvende betrokkenheid is nog geen gemeengoed in de markt en daarom organiseerde Duurzaam Gebouwd een rondetafelgesprek met diverse experts. Met als doel: actielijsten opstellen, voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer, om overal in Nederland gebouwen als dienst aan te kunnen bieden.
Uit een eerder gesprek over PAAS/BAAS kwamen al diverse inzichten om op te schalen. Zo werd onder andere innovatiegericht inkopen genoemd, evenals ontwerpen voor demontage. Door ieder gebouw te beschouwen als een materialenpaspoort wordt het voor de opdrachtgever eenvoudiger om waarde toe te kennen aan de materialen van het gebouw, terwijl de opdrachtnemer eerder gevraagd wordt om duurzame en gezonde materialen te leveren. ‘Kom vroegtijdig samen om de ideale oplossing te formuleren aan het begin van het proces’, bleek toen een gewichtig uitgangspunt.

Vraag achter de vraag

Vroeg betrokken raken blijft een belangrijke issue, zo blijkt ook uit het gesprek in het museum. Bij het opstellen van een actielijst voor opdrachtgevers en -nemers kwam dit punt dan ook veelvuldig naar voren. “Om te doorgronden wat een opdrachtgever wil en om een goed plan op te kunnen stellen, moeten betrokkenen eerder aan tafel komen”, vond business developer Tanja Voogd van InnovationQuarter. “Het gaat daarbij om de vraag achter de vraag.” Daar sluit jurist Lara van den Bouwhuijsen van abcnova zich bij aan. “Zorg voor een goed onderscheid tussen de betrokken partijen, zoals de opdrachtgever, gebruiker en opdrachtnemer en hun wensen, eisen en belangen. Doorgaans is degene die betaalt, degene die bepaalt. Dat is vaak een andere partij dan de gebruiker die de gemaakte keuzes ervaart. Integraliteit dan ook een sleutelwoord, maar dan wel op de juiste manier. Wanneer je bijvoorbeeld een organisatie opricht waarin je samen belanghebbend bent, dan wordt de situatie anders.”  

Hierbij is een Circular Energy Service Company (CESCo) een uitkomst, omdat dit partijen betrokken houdt bij de exploitatiefase. Ervaringsdeskundige en business developer Bram Schats van BINX Smartility kent de voordelen van zo’n constructie. “Het houdt partijen betrokken bij de exploitatiefase en stakeholders dragen samen de risico’s. Zo’n samenwerkingsverband kan gelden voor het complete gebouw of voor een aparte renovatie, vanuit een prestatiegedachte. We moeten daarbij gaan werken vanuit vijf voordelen voor de klant: gezond, sociaal, energieopwekkend, slim en circulair. Vanuit de BAAS-gedachte kunnen we deze benefits al inbedden in het proces.”
Even belangrijk acht hij een verandering mindset en bewustwording. “Als je niet welwillend bent om dingen anders te doen, gaat een innovatief contract je niet redden. We moeten een intrinsieke motivatie krijgen om aan de slag te gaan met data en conceptontwikkeling, zodat we enerzijds kunnen onderbouwen wat we doen en anderzijds blijven innoveren.”

Juist die innovatiekracht en flexibiliteit lijken bepalend voor het succes van een BAAS. Groepsdirecteur Laurens de Lange van Unica breekt hier dan ook een lans voor. “De inzet op PPS en DBFMO lijkt wat bekoeld door een gebrek aan flexibiliteit. Door wendbaar te blijven kun je het gebouw upgraden. Dat betekent voor de organisatie die je erin huisvest, dat haar ontwikkeling wordt versterkt.” Niet alleen opdrachtgevers staan aan het roer om dit scenario actief uit te vragen. “Ook voor de aanbieders betekent dit dat zij een hoge en diverse expertise nodig hebben, met voldoende uitvoeringskracht.”

Door Nationaal Militair Museum, CC BY-SA 4.0

Optimaliseer het gebouw

Deze succesfactoren sluiten aan bij de gedachtes van andere experts aan tafel. Zo sluit senior business development manager Marc Kooij van Strukton Worksphere aan met zijn visie: “Samenwerking in de keten tot en met de klant is een vereiste, evenals de inzet op flexibiliteit en innovatie die Laurens benoemt.” Stilstand is achteruitgang, zeker bij een BAAS. “Het is pas succesvol als het gebouw en de contractconstructie adaptief van aard is. Immers, wensen van gebruikers veranderen en misschien is er na verloop van tijd zelfs sprake van een nieuwe huurder.”

Flexibiliteit blijkt dan ook een essentieel element van een gebouwverduurzaming en een randvoorwaarde voor BAAS in het bijzonder. “Zorg daarom voor de optimalisatie van het gebouw zelf”, adviseert huisvestingsadviseur Marloes Bos van Jan Snel. “Houd rekening met de losmaakbaarheid van gebouwonderdelen en mogelijke functieveranderingen. Denk erover na wat het betekent om een deel van een gebouw terug te nemen en informeer opdrachtgevers van de mogelijkheden.” Als Bos gevraagd wordt of haar organisatie al dergelijke initiatieven ontplooit, geeft ze een positieve marktschets weer. “Dat gebeurt steeds vaker. We hebben bijvoorbeeld bij The Edge een contract om gebouwdelen terug te nemen.”

Ook algemeen directeur Anita de Groot van De Groot & Visser herkent de situatie. “Vroeger was het terugnemen van complete gevels misschien nog ondenkbaar, maar tegenwoordig is dit zonder twijfel een mogelijkheid. Een leaseconstructie vormt een belangrijk onderdeel van een BAAS, met als grote voordelen de lagere initiële kosten en de mogelijkheid om gedurende de levenscyclus te innoveren.” Voor de opdrachtnemer brengt dit een extra uitdaging met zich mee. “Dit vraagt blijvende betrokkenheid en communicatie tussen partijen. Daarnaast is het niet voor alle opdrachtnemers vanzelfsprekend om materialen terug te nemen en terug de keten in te brengen.”

Gezonder gebouw met BAAS

Een BAAS werkt dus circulariteit in de hand en kan diezelfde stimulans bieden voor gezondheid en welzijn van gebruikers. Bas Evers van Engie bracht dit in verband met drie doelen. “Het doel van een BAAS is allereerst de optimale productiviteit van medewerkers, door de juiste ruimte en middelen beschikbaar te stellen. Daarnaast is het zaak om medewerkers te inspireren en hun welzijn en vitaliteit actief te verhogen. Ten slotte is het belangrijk om je te richten op optimale efficiëntie, dat weer leidt tot kostenbesparing.” Hierbij geeft hij als advies om kwaliteit vast te leggen in waardes. “Het is prima om gezamenlijk KPI’s te bepalen. Niet via een malus-structuur, maar een bonus-structuur. Dan ondervinden alle stakeholders de meerwaarde van de samenwerking.”     

Ook senior adviseur gezondheid en veiligheid Sven Evertz van Antea Group is ervan overtuigd dat BAAS gezondheidselementen kan versterken. “In plaats van een focus op risicoreductie moeten we naar een optimalisatie van gezondheid, waar beleving ook weer een onderdeel van is. Monitoring is daarin essentieel, bijvoorbeeld met behulp van sensoring en te ontwikkelen ‘smart’ belevingsmeters.” Anno 2019 is het mogelijk om een stortvloed aan data te verkrijgen, maar dit kan ook een valkuil zijn. “Gegevens die je uit sensors put kunnen je helpen om het welzijn van medewerkers te verhogen. Het gaat er echter om dat je de impact weet van die data en dat je, aan de hand van informatie, kunt gaan optimaliseren in elementen die gezondheid beïnvloeden. Vanzelfsprekend moet je weten wat het je uiteindelijk oplevert. Bewustwording én een businesscase zijn daarin erg belangrijk.”

Senior consultant Joris de Schepper van HEYDAY Facility Management voegt daar nog een element aan toe. “Gebruik je boerenverstand en je hart. Ga de dialoog met elkaar aan om het doel van de eindgebruiker op korte en lange termijn te dienen. Het is al genoemd, maar alles in 2050 moet circulair zijn. Opdrachtgevers: ga dit doen, neem dit op in je uitvraag en zoek de juiste ketenpartners. Opdrachtnemer: stel je hierop in. Maar ga vooral snel met elkaar om de tafel en richt je niet alleen op vandaag en morgen, maar ook op de toekomst en bouw hier flexibiliteit voor in.”