In de utiliteitsbouw wordt in ieder huisvestingsproject een unieke combinatie van doelstellingen, wensen, eisen en kaders uitgewerkt tot een gebouw. Dat gebeurt door een team dat in veel gevallen nog nooit heeft samengewerkt met elkaar.

Het is niet verwonderlijk dat op deze manier de gerealiseerde kwaliteit niet altijd de duurzame prestaties geeft die noodzakelijk zijn voor de opdrachtgever en gebruiker. Het is echter wél verwonderlijk dat opdrachtgevers en gebruikers niet veel hogere eisen stellen aan het kwaliteitsmanagement en de kwaliteitsborging van de partijen die ze contracteren.

Een goed Programma van Eisen voor huisvesting beschrijft eenduidig de eisen om het primaire proces van de opdrachtgever/gebruikers optimaal te faciliteren en welke voorzieningen hiervoor nodig zijn. Het bevat niet alleen harde eisen zoals de omvang van ruimtes, de kwaliteit van het binnenklimaat en het energieverbruik, maar ook zachte aspecten zoals de gewenste sfeer en beleving. Geformuleerde eisen voor de exploitatiefase moeten SMART worden omschreven omdat deze contractueel gedurende langere tijd het toetsingskader vormen.

Onoverzichtelijk eisenpakket

Traditionele Programma’s van Eisen bevatten vaak wollig taalgebruik of zijn onvolledig met zinsneden als ‘indien mogelijk binnen het budget’ of ‘moet door de installatieadviseur worden onderzocht’. Ook worden vaak verwijzingen naar eisen in externe richtlijnen en normen opgenomen, maar zijn die eisen zelf niet beschreven. Dit resulteert in een onoverzichtelijk eisenpakket, waarvan niemand weet wat er exact wordt geëist en welke eisen mogelijk in tegenspraak zijn met elkaar.
Voor traditionele bouworganisatievormen is dit niet wenselijk, maar gezien de manier van ontwikkelen van het gebouw, nog wel acceptabel. Voor integrale bouworganisatievormen geeft dit echter een zeer onduidelijke contractuele situatie die vaak in het nadeel van opdrachtgevers uitpakt, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor de aanbestedingsdocumenten.

Centrale beheersing vraagspecificatie

Tijdens een (integrale) aanbesteding zijn er naar aanleiding van de vele vragen van de inschrijvende partijen allerlei wijzigingen van de gestelde eisen. Als er niet gewerkt wordt met één integrale vraagspecificatietool voor het beheersen van het eisenpakket, leidt dit onherroepelijk tot de situatie dat niemand meer weet wat er echt is afgesproken. Deze tool maakt de ontwikkeling van eisen, inclusief alle gestelde vragen en antwoorden tijdens een aanbestedingstraject, eenvoudig inzichtelijk. De status van de eisen is daarmee altijd up-to-date. Ook na aanbesteding is het bij integrale bouworganisatievormen noodzakelijk om alle wijzigingen in de vraagspecificatie centraal te beheersen en up-to-date te houden voor de kwaliteitsborging tijdens de uitvoerings- en exploitatiefase.

Verbinding contractuele eisen en bewijsmateriaal

Opdrachtgevers en gebruikers bij niet-integrale bouworganisatievormen zijn vaak verrast als bij problemen in de exploitatiefase niet duidelijk traceerbaar is wie hiervoor verantwoordelijk is. De integrale bouworganisatievormen volgens de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contracten (UAV-GC) voorkomen dit probleem doordat er altijd maar één partij is die verantwoordelijk en aansprakelijk is. Het aantonen van de kwaliteit van een ontwerp en de geleverde kwaliteit in de uitvoerings- en/of exploitatiefase is voor veel partijen echter nog een forse opgave. Een effectief hulpmiddel om dit te managen is door te werken met een systeem waarbij de kwaliteitsbewaking onderdeel uitmaakt van hetzelfde systeem als waarin de vraagspecificatie wordt gemaakt. De omschrijving  van de contractuele eisen en het geleverde bewijsmateriaal zijn hierbij effectief aan elkaar verbonden.

Duurzame huisvestingsprestaties

Door bij huisvestingsprojecten in de utiliteitsbouw te starten met de organisatie van het kwaliteitsmanagement en de kwaliteitsborging, krijgen opdrachtgever en gebruikers de duurzame huisvestingsprestaties die gewenst zijn. Er zijn effectieve tools beschikbaar om kwaliteit te managen – laat daarmee de tijden van ‘trial-and-error’ tot het verleden behoren!