Deel 1: Het Rijksvastgoedbedrijf: Het IBC ontleed in 10 punten

Het Rijksvastgoedbedrijf en Heijmans hebben een zogenaamd Integraal Beheer Contract (IBC) gesloten voor het beheer en onderhoud van datacenters en kantoren op 5 locaties van de Belastingdienst in Apeldoorn. René Leeuw, contractbeheerder Bijzondere Contracten bij het Rijksvastgoedbedrijf, zegt: “Dit blijft mensenwerk, gelukkig wel.”

Dit artikel is geschreven door Wessel Simons in opdracht van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland RVO.nl. Het betreft deel 1 van een drieluik. RVO.nl ondersteunt het verduurzamen van vastgoed, implementatie van energiewetgeving en het werken met Energieprestatiecontracten vanuit het Europese programma GuarantEE, een samenwerking van 14 Europese partners. Meer informatie: www.rvo.nl/esco, www.rvo.nl/epc-facilitators en http://guarantee-project.eu.nl. 

I Het contract

1. De aanleiding 
Leeuw: “Het oude onderhoudscontract van de Belastingdienst, dat bestond uit diverse monodisciplinaire contracten, liep af. De Belastingdienst hoorde van het IBC-contract met het Van Gogh Museum en wilde er meer van weten. Vóór de gunning hebben we met de Belastingdienst hun bedrijfsprocessen in detail doorgenomen. Daarbij is gekeken naar veiligheid, gezondheid, bruikbaarheid, energie en milieu. In de aanbestedingsfase moesten de kandidaten daar in casussen op ingaan. En na de gunning hebben we nog een aantal intensieve sessies gehad met Heijmans, de Belastingdienst en het Rijksvastgoedbedrijf. Om antwoord te geven op de vraag: waar liggen de kansen en de risico’s en hoe gaan we de samenwerking vormgeven?”

2. De contractuele uitgangspunten
Leeuw: “Multidisciplinair en integraal werken zijn de uitgangspunten van dit contract. Het stoelt inhoudelijk op de vijf pijlers van het Bouwbesluit: veilig, gezond, bruikbaar, energiezuinig en voor het milieu zo min mogelijk belastend. Maar de dienstverlening van de Belastingdienst moet ongestoord blijven verlopen. Die blauwe envelop moet toch de deur uit, hè. Elke dag komt hier 1 miljard euro binnen en gaat er 1 miljard euro uit. De dataverwerking is hier ontzettend belangrijk. Zodra dat stagneert, stagneert de BV Nederland.”

3. De duurzaamheidseisen
Leeuw: “De gebouwen zijn in 2005 na een renovatie met een energielabel A opgeleverd en dat willen we de komende tien jaar handhaven. De gebouwen moeten energetisch blijven presteren én blijven voldoen aan de functionele eisen die we stellen. We vragen van de opdrachtnemer dat de levensduur van de installaties aantoonbaar verlengd wordt. De dienstverlening van Belastingdienst moet geoptimaliseerd worden tegen tóch zo energetisch mogelijke eisen.”

4. De beloning
Leeuw: “Heijmans moet met een dienstverleningsrapportage conform de kwaliteitsmethode ISO-9001 aantonen dat hij alle contractvereisten heeft nageleefd en uitgevoerd. Dan wordt er betaald. Is  níet aan een eis voldaan, dan moet de opdrachtnemer het waarom uitleggen en het gebrek verbeteren. Is dat niet goed genoeg, dan wordt een kortingenclausule gehanteerd. Dat levert soms een discussie op, maar dat loopt tot nu toe in goede harmonie. Een symbolische gele of rode kaart? Ja, die is leuk (lacht). Een beetje volgens het principe ‘degene die te laat komt, moet de volgende keer gebak meenemen’. Dat maakt de ernst niet minder, maar de eenvoud om de situatie te bespreken wordt wel beter.”

II Samenwerking

5. De voorbereidingssessies
“Alle drie de partijen hebben de contractteksten écht doorleefd. Een functionele eis is bijvoorbeeld: een temperatuur van 20 graden op elk kantoor. Het is aan de opdrachtnemer om de installatie-elementen zo af te stemmen en te monitoren dat die eisen behaald worden. Maar als de Belastingdienst morgen vijf extra servers bij wil plaatsen in het datacentrum, dan moet hij dat wel vooraf melden, want anders loopt de temperatuur op en kost dat extra energie.”

6. Integraal handelen
Leeuw: “Heijmans moet “slim” sleutelen. Een monteur kan op basis van zijn opdracht koelmachine X conform de wettelijke verplichting onderhouden. Maar zodra hij een piep hoort uit luchtbehandelingskast Y of Z, dan moet hij een extra inspectie doen en eventueel een lager vervangen. Doet hij dat níet, en de V-snaar breekt, dan functioneert de kast niet meer en wordt de dienstverlening onderbroken. Dat is dan een falen van de opdrachtnemer en het proces erachter, met als resultaat een korting op de periodieke vergoeding. Kijk, multidisciplinair en integraal handelen vergt van alle partijen nogal wat. Maar ik moet zeggen: Heijmans maakt een steile leercurve, net zoals de Belastingdienst als gebruiker en wij als eigenaar.”

7. “Het blijft mensenwerk”
Leeuw: “Ondanks alle contractuele verplichtingen blijft dit mensenwerk. We streven duurzaamheidsprincipes na zoals: gooi materialen en bouwstoffen niet zomaar weg. Dát bewustzijn moet er zijn, want het is allemaal CO₂ en NO_x. Je moet het optimum zien te vinden tussen het optimaal laten draaien van de installatie, terwijl het energieverbruik afneemt. Maar ook nadenken hoe een installatie door bouwfysische ingrepen kleiner kan worden. Dat integrale denken over een gebouw en installaties, dat gebeurde tot tien jaar geleden nauwelijks in Nederland en wordt nu steeds beter.”

III De externe factoren

8. De gebruikers
Leeuw: “Gebruikersgedrag is een lastig te grijpen fenomeen. Ik ben techneut, geen psycholoog. We anticiperen op bewustwordingscampagnes: wat zijn de gevolgen ervan en hoe is het technisch te monitoren? We zitten binnen het contract nog in de fase van ‘indribbelen’. Ik weet wel: de komende vijftien jaar zijn er minder storingen. Juist door dat nú actief op te anticiperen, kan het voor Heijmans leiden tot extra inkomsten. Veel opdrachtnemers in de markt zien dat potentieel nog niet.”

9. De controle
Leeuw: “We voeren onder meer systeem-  en productaudits uit op de werkzaamheden. Heijmans levert elke drie maanden een rapportage aan, waarin zij aantonen de eisen te hebben gehaald. Als blijkt dat het contract niet wordt nageleefd, dan heeft dat consequenties. Heijmans zal het niet zover laten komen, want ook zij doen aan risicobeheersing en zullen zo snel mogelijk beheersmaatregelen uitvoeren.”

IV De cijfers

Soort aanbesteding: Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), 70% kwaliteit en 30% prijs
Soort contract: Integraal Beheer Contract (IBC)
Werkzaamheden: multidisciplinair bouwkundig, werktuigbouwkundig, elektrotechnisch en transporttechnische onderhoud
Aantal gebouwen: 12
Bruto vloeroppervlakte (BVO): 167.000 m2
Looptijd: 10 jaar met een optie tot verlenging van 5 jaar
Contractwaarde: ca. €25 miljoen voor 10 jaar