Het adviesbureau Alba Concepts publiceerde afgelopen week een kennisdocument over circulair aanbesteden. Deze whitepaper is erg interessant voor opdrachtgevers die circulariteit objectief willen uitvragen en beoordelen. Centraal daarin staat de door Alba Concepts ontwikkelde Building Circularity Index (BCI) als objectief beoordelingscriterium in aanbestedingen. In onderstaande blog vertelt Yaël Ben-Basat (foto onder) hoe zij daarmee op weg is naar de perfecte circulaire aanbesteding. “Circulair aanbesteden staat echt nog in de kinderschoenen.”

Appels met appels vergelijken is (nog) geen appeltje eitje!

Het is denk ik een herkenbaar fenomeen. Het gevoel dat je na een uitgeschreven tender je schoen wel kunt opeten. Dit omdat je door moet met een partij als gevolg van een ongelukkig gekozen gunningscriterium. En laat ik vooropstellen, dit is al moeilijk bij onderwerpen waarvan we eenduidige definities kunnen opstellen. Dus het is ook niet gek dat er een uitdaging ligt om op een heldere manier het onderdeel circulariteit te specificeren en uit te vragen.

Van fouten kun je leren. Internet en social media staan vol met succesverhalen over duurzame en unieke projecten. Ogenschijnlijk allemaal aanbestedingen die ‘door een ringetje te halen zijn’. Maar geloof mij, zeker wat betreft circulair aanbesteden staan we echt nog in de kinderschoenen. Ook ik leer bij iedere circulaire aanbesteding wat ik bij een volgende selectie anders zou doen. Want er zijn niet alleen maar succesverhalen. Helaas heb ik ook zelf missers gemaakt bij zowel het inschrijven, als bij het opstellen van aanbestedingen. Maar zonder wrijving geen glans!

De dag dat er aan mij persoonlijk een aangetekende brief werd overhandigd, herinner ik mij nog als de dag van gisteren. Ik schrok, maar vond het tegelijkertijd toch ook wel weer spannend. Tot mijn grote spijt was het een emotioneel betoog met een motivatie waarom de betreffende inschrijver de uitslag bestreed. Ik baalde daarvan. Want ik spreek voor de meesten, denk ik, dat je bij het ontwerpen van een aanbesteding alles op alles zet om het voor de inschrijvers zo duidelijk en transparant mogelijk te maken.

Het complexe en daarmee ook het mooie van een circulaire aanbesteding is dat de gekozen aanpak altijd onder een vergrootglas ligt. Daarbij speelt ook het feit dat een inschrijver ook nog eens extreem kritisch naar de uiteindelijke beoordeling kijkt. Zeker wanneer het geen succesvolle boodschap is geweest. Maar waarom is een circulaire aanbesteding dan ook mooi? Dit omdat je continu wordt geprikkeld om het beter te doen. Ik heb dankzij die ene brief mijn aanpak nog verder kunnen perfectioneren en durf nu wel te zeggen dat ik zonder angst een circulair gunningscriterium kan opstellen. Eén die duidelijk is voor alle partijen! Nu vraag je je vast af: hoe? Daar neem ik je graag in mee. Want van mijn fouten kun je leren!

Probeer elkaar te begrijpen

Het leuke aan mijn werk bij Alba Concepts is dat ik zowel aan opdrachtnemer- als aan opdrachtgeverszijde mag acteren. Ik ervaar daarom van beide kanten hoe complex het is om een goede aanbesteding te ontwerpen. Maar ook hoe moeilijk het soms kan zijn om een goede inschrijving te formuleren. Want het krijgen van een goed antwoord, begint met het stellen van de juiste vraag. Bij het ontwerpen van een uitvraag bedenk ik me dan ook vaak hoe ik zelf zou moeten inschrijven op die tender. Maar ook dat ik zelf akkoord zou moeten gaan met een ongunstige beoordeling. Het helpt mij verder ook om twee fictieve inschrijvingen op hoofdlijnen te bedenken en kritisch na te gaan of ik daadwerkelijk kan onderbouwen waarom de één twee punten krijgt en de ander maar één. Vaak ga ik dan samen zitten met mijn collega’s die voornamelijk aan de opdrachtnemerszijde actief zijn.  

Kies de juiste meetmethode

Objectief vergelijken kan alleen als je een uniforme meetlat hebt bepaald. Momenteel zijn er meerdere manieren om circulariteit te meten. Dit is één van de redenen waarom het zo ingewikkeld kan zijn. De ene meetmethode heeft een focus op milieu-impact, terwijl de andere juist ingaat op de losmaakbaarheid. Die twee kunnen soms tegenstrijdig zijn, waardoor je voor je project niet automatisch het gewenste resultaat krijgt als je op maar één van de twee stuurt.

Het Nieuwe Normaal, van het programma Samen Versnellen, geeft een overzicht van de indicatoren en verificatiemethoden die je kunt kiezen. Voor ieder project is het weer maatwerk om te bepalen welke indicator het beste past. De meetmethode die ik het meest gebruik, en die ook voor circulariteit naar mijn mening het meest holistische beeld geeft, is de Building Circularity Index (BCI). Deze meetmethode geeft inzicht in milieu-impact, CO₂-footprint, losmaakbaarheid en de hergebruikpotentie.

Check op eisen

Zorg in de aanbesteding voor een grondige check op de eisen die je opneemt over circulariteit. Zo zie ik vaak tenders voorbijkomen waarin prestatie-eisen over hergebruik en/of het toepassen van biobased materialen zijn opgenomen. Wanneer we deze op haalbaarheid checken, blijken deze technisch onhaalbaar te zijn of niet realistisch in relatie tot de planning, kwaliteit en/of het budget. Probeer daarom zoveel mogelijk referenties op te zoeken en bepaal op basis daarvan passende en haalbare eisen.

Verificatie en validatie

Van zeggen wat je doet, naar doen wat je gezegd hebt, blijkt in de praktijk weerbarstiger te zijn. Wij zien vaak dat beloftes aan de voorkant, bijvoorbeeld over het onderdeel losmaakbaarheid, in de praktijk onhaalbaar blijken te zijn. Dit kan, want gedurende een ontwikkelproces sneuvelen er altijd ontwerpoplossingen omwille van de technische of financiële haalbaarheid. Maar helaas zien we ook voorbeelden van beloften die überhaupt onhaalbaar zijn.

Zorg dat je in een aanbesteding duidelijk beschrijft wie, wanneer én hoe verantwoordelijk is voor de bewijslast. Als je dit goed uitvraagt, dwing je inschrijvers om hierover goed na te denken en zorg je ervoor dat je elkaar kan helpen om de prestaties niet uit het oog te verliezen. Zo ga je van een invuloefening naar echt daadwerkelijk anders werken.

Hoewel een ezel zich niet twee keer stoot aan dezelfde steen, verwacht ik nog zeker wat hobbels tegen te komen in mijn carrière om te komen tot de perfecte circulaire aanbesteding. De vraag is ook of je daadwerkelijk zou kunnen komen tot een perfecte circulaire aanbesteding. Maar één ding weet ik wel zeker: we komen stap voor stap steeds dichterbij!

Tekst: Yaël Ben-Basat
Beeld: Shutterstock

Download hier de nieuwe Alba Paper Van wollige circulaire beloftes naar harde circulaire prestaties!

Alba Academy

Wil je als opdrachtgever meer praktische kennis vergaren over circulair aanbesteden en de bijbehorende meetmethoden? Bezoek dan op dinsdagmiddag 9 mei in Den Bosch de Alba Academie, met uitleg over hoe je circulair aanbesteden in je eigen project kan borgen. Met praktische tools over het ontwerpen van je aanbesteding en juridische input van Caren Schipperus (advocaat en directeur Alex Advocaten) over wat wettelijk mogelijk is. Daarnaast delen Yvonne Vos (wethouder gemeente Vught), Jesse Hijink (projectleider gemeente Vught) en Robert Koning (coördinator projectontwikkeling Fien Wonen) hun ervaringen met circulaire gunningscriteria in aanbestedingen.

Wil je erbij zijn? Meld je dan aan via info@albaconcepts.nl.

Lees ook: Building Circularity Index maakt CO2-impact gebouw helder