Duurzame communicatie. Voor projectteams die aan de slag zijn met het toekomstbestendig maken van onze omgeving is communicatie de essentiële pijler om gezamenlijke ambities hoog te houden. Reden om aandacht te besteden aan systemen die het proces kunnen stroomlijnen en inefficiëntie in werkzaamheden tot het verleden laten behoren.

Als architect weet Harald Krijger van Connecting Projects als geen ander hoe belangrijk het delen van de juiste informatie is. “In de bouw hebben we 12 tot 15% faalkosten. In iedere andere industrie zouden ze zich van dat percentage rot schrikken. Onze overtuiging is dat de grootste kosten voortkomen uit een gebrek aan de juiste informatie. Er is bij veel teams namelijk een gebrek aan een gestructureerde manier om actuele én definitieve gegevens te delen. Daarnaast is het niet helder of iedereen de laatste versie in handen heeft.”

Om die reden werkte zijn organisatie aan een oplossing, een plek waar alle belangrijke gegevens bij elkaar komen. Die software SPIN (Synergetisch Project Informatie Netwerk) is inmiddels beschikbaar in de markt. “Aan de basis van het gereedschap staat een managementsysteem voor documenten, dat het eenvoudig maakt om alle informatie te vinden voor bijvoorbeeld één project of een specifiek onderwerp. We krijgen steeds meer informatie in de bouw, omdat we meer gegevens uit de BIM-modellen halen en omdat we ons ook steeds vaker toespitsen op de beheer- en onderhoudsfase. Het is belangrijk voor de gebruikers om een systeem te hebben dat de informatie actueel en beschikbaar houdt, niet alleen tijdens de bouw maar ook na oplevering.”

Structuur en overzicht

Structuur is belangrijk voor het krijgen van overzicht, maar niet voldoende. Daarom moest de software meer zijn dan alleen een goed georganiseerde verzamelbak. De kracht schuilt in het automatisch aanbrengen van tags waardoor er op meerdere manieren informatie gezocht en geordend kan worden. Door data met de status ‘definitief’ op een speciale manier te publiceren kunnen duurzame links gelegd worden naar en vanuit andere systemen en tools, zoals 3D-model, BIM, mail, videoconferencing en dergelijke. “Er is een groeiend aantal apps waarmee gecommuniceerd wordt. Doordat van daaruit steeds verwezen kan worden naar ‘de feiten in SPIN’ hebben we het dan allemaal over hetzelfde”.

Harald Krijger van Connecting Projects

Bij de realisatie van de Venco Campus, een project dat met een BREEAM-NL-certificering is bekroond, werd het systeem ingezet. Bij dit praktijkvoorbeeld werd Een voorbeeld van doelspecifiek informatie hergebruiken. duidelijk dat het gebruik van een integraal systeem voor datamanagement veel voordelen heeft. Zo zijn je documenten altijd up-to-date en kun je ze eenvoudiger en meer gestructureerd delen met ketenpartners dan door middel van standaard e-mail. Daardoor heb je zowel de informatie van de aannemer, constructeur als de architect. Combineer je dit, dan heb je in feite een compleet projectdossier.”

Altijd inzicht

Door zo’n dossier aan te maken hebben alle partijen in het proces 24 uur per dag inzage in de stand van zaken. Dat kan onder andere een meerwaarde vormen bij circulair bouwen, een onderwerp dat steeds vaker de revue passeert bij bouwteams. “Binnen de informatie die je opslaat zit natuurlijk ook materiaalinformatie. Bij demontabel bouwen is het noodzakelijk om te weten hoe je detaillering in elkaar zit en hoe de samenstelling van materialen is. Door die gegevens in een vroeg stadium in het systeem te zetten, kun je deze data op verschillende manieren gebruiken.” Een ander voordeel hiervan is dat het voor certificeringsmethodieken eenvoudiger is om bewijslast bij elkaar te brengen. “Bijvoorbeeld als je voor een BREEAM-certificering jaagt op credits. Of als je up-to-date wilt blijven over KPI’s die samenhangen met het welzijn van je medewerkers in het kader van een WELLcertificering.”

Faalkosten verbannen

De inzet op een centraal systeem als SPIN moet ervoor zorgen dat partijen faalkosten voorgoed verbannen en voortdurend de juiste versie hebben van een document of element. “Je kunt het zien als een all-in-one oplossing van een programma, database en bestandslocatie. De database weet exact waar bestanden gezocht moeten worden en presenteert je altijd de nieuwste versie. Dat hebben we nodig om ingrijpend te verduurzamen. Om je ambities uit te kunnen voeren moeten je messen geslepen zijn. Daar proberen we met SPIN een concrete invulling aan te geven.”

Tekst: Marvin van Kempen