Corona heeft ons een nieuw perspectief op samenwerken gebracht. Wat zijn vanuit de opgebouwde ervaringen van het afgelopen jaar de nieuwe samenwerkingspatronen voor na de zomer? In dit artikel ontdek je een (strategische) visie op het invoeren van nieuwe manieren van samenwerking.

tekst: Michiel Bonnema & Pim Verheijen (Cohezy)

Het samenwerken in coronatijd wordt op twee manieren beoordeeld, waarbij de sombere kant vaak overheerst. In dat geval hoor je bijvoorbeeld dat het afstemmen met elkaar is teruggedrongen. Weliswaar heeft dit ook voordelen, want niet iedereen bemoeit zich overal meer mee en ‘vindt er wat van’. Duidelijk is echter ook het nadeel dat de kracht van het uitspreken van belangen en tegenstellingen ontbreekt. En daarmee missen we eveneens de energieboost en ons persoonlijk welbevinden, die beide het gevolg zijn van het via onderlinge interacties vooruitkomen.

Vanaf het begin van de pandemie zijn er echter ook positieve “coronaconsequenties” opgetekend. Door thuiswerken en minder files is de reistijd voor veel mensen enorm afgenomen, nam de aandacht voor de familie toe en heeft het gebruik van online tools, zoals Zoom, MS-Teams, Mural, Miro, Wonder, etc., een enorme vlucht genomen. De ervaring voor velen is dat hierdoor de effectieve werktijd flink is toegenomen. Je kunt binnen vijf minuten schakelen van een bespreking over een project in Groningen naar een project in Maastricht.

Ook is gebleken dat veel mensen (en teams en organisaties) over flinke veerkracht, inventiviteit en wendbaarheid beschikken. Hierdoor kon veel van het werk initieel ‘gewoon’ doorgang vinden. Voorbeelden van dit omdenken (het denken in kansen en niet in beperkingen) kennen we allemaal wel. Wie heeft niet deelgenomen aan succesvolle webinars of een congres waarin kennisdeling plaatsvond, waarbij je je op een effectieve, prettige manier kon verdiepen in nieuwe kennis en ervaringen van collega’s?

Cohesie en projectsucces

Wat betekenen deze ontwikkelingen voor de optimale samenwerking in de toekomst? Deze vraag prikkelt onze nieuwsgierigheid als Stichting Cohezy. Wij richten ons op het vergroten van projectsucces op infrastructurele projecten in Nederland. En wij zijn van mening dat, zoals onze naam al doet vermoeden, cohesie - dus de verbinding tussen mensen - een belangrijke rol speelt bij projectsucces. Hoe zou dat er dan uit moeten zien met al deze nieuwe perspectieven?

Hierover hebben we de afgelopen maanden het gesprek gevoerd met onze directe kring van ‘samenwerkers’: diverse opdrachtgevers, opdrachtnemers, projectmanagers, projectcoaches en bouwjuristen. Onderwerpen in deze gesprekken zijn: de grote fysieke afstand, het ontbreken van fysiek menselijk contact, het wegvallen van informeel afstemmen/checken en het ‘sociale’ aspect van ons werkende leven. Deze onderwerpen hebben een significante impact op zowel de interne cohesie (binnen één persoon, het gevoel van welbevinden), als de externe/interpersoonlijke cohesie tussen mensen.

Beperking informatie

De communicatiewetenschappen leren ons dat als de formele communicatie niet voldoet, de informele communicatie (het wandelgangencircuit) deze rol overneemt en de informatie formeert tot een richting, een mening, een al of niet overheersend ‘tegengeluid’. Door het beperkte Zoom- of Teams-overleg ontbreekt nu echter het netwerkmodel of het ‘Mycelium model’ (zwamvlok, Brouwer 1968), het wijdvertakte netwerk dat we gewend zijn te gebruiken. Dat moet haast wel leiden tot een beperking in de uitwisseling van informatie en daarmee tot een minder gedeelde richting en tot een minder gedragen en beargumenteerde oplossing.

Ook agendapunten als ‘hoe moeten we ons voorbereiden op toekomstige thema’s’ en het ‘oplaten van experiment of pilot-ballonnetjes’ vallen nu weg. Een gedragen oplossing komt tot stand in het spel van (langdurige) dialoog, continue afstemming en het omgaan met weerstand. En dat ontstaat niet vanzelf in een vaak taakgericht onlineoverleg.

Een projectdirecteur in een van onze gesprekken onderschreef dat met de woorden:

“We zijn nu zeer gericht op de lopende zaken en we moeten een andere weg vinden voor het omgaan met de verwerking van informatie en weerstand. Maar ook hoe we nieuwe gedachten en ideeën vormen.”   

Andere uitspraken onderschrijven het bovenstaande:

“Opdrachtnemers en opdrachtgevers neigen ertoe om nog meer hiërarchisch te werken, wat leidt tot vertraging en informatie-mismatch”;

“In een complex project als het onze hebben we een lans moeten breken om toch af en toe fysiek en live bij elkaar te kunnen komen. Om te lijmen en te zorgen dat we gezamenlijk het project kunnen beleven. Een keer in de drie weken komen we bij elkaar om eens in een andere vorm te overleggen dan alleen maar van achter het beeldscherm”;

“In de coronatijd is er meer wantrouwen opgebouwd. Voorheen praatte je elkaar bij op directieniveau, sprak je over elkaars belang en kwam je er vaak uit. Nu kunnen er ook zodanige andere belangen spelen, zoals cashflow, opdrachtnemer internationaal actief, capaciteit, etc., waar je eigenlijk veel minder vat op hebt. En dat terwijl ik best bereid ben om de effecten van de coronatijd met elkaar door te spreken en bereid ben tot het zoeken naar compensatie. Het partnership is meer uit zicht verdwenen. Het is moeilijk op elkaar aan te sluiten. Het stuk wat je van elkaar niet weet, is groter geworden, waardoor er disputen ontstaan”;

“Bij inhoudelijke frictie moet je ‘fysiek/live’ bij elkaar komen. Je kunt nog zoveel oefenen op het vragen stellen aan elkaar, maar taal blijft toch een beperkt hulpmiddel. Het gevoel zoals dat goed naar voren komt in reclames van ‘Amstel- vrienden’ of van ‘samen op de Feyenoord-tribune’ heelt en opent de weg naar oplossingen”.

Nieuwe samenwerkingspatronen

Diverse onderzoeken (bijv. Werk Slim Reis Slim, 2020) leren ons dat het overgrote deel van de werknemers en organisaties anders en meer hybride wil werken. Velen omarmen wel duidelijk het beeld dat we de hybride vorm van elkaar online én fysiek ontmoeten moeten stimuleren, omdat we de voordelen van efficiëntie, rust en de betere balans privé-werk willen behouden. Toch zijn er dan nieuwe ritmes en routines nodig voor de manier waarop we met elkaar samenwerken.

Wat kunnen we leren van projecten waar men de afgelopen periode geëxperimenteerd heeft met andere patronen van samenwerken? En van hybride vormen?
Dit is een eerste inventarisatie van manieren om in de toekomst nog meer hybride te gaan werken:

Lef en durf

Het doorbreken van patronen, nieuwe mensen leren kennen, informele contacten voor informele afstemmingen en aansluitingen: er kan ook in de toekomst veel meer online dan we gewend waren. Deze nieuwe werkelijkheid vraagt ook echt om lef en durf om werk op een andere manier te organiseren. En om nieuwe ritmes en routines met elkaar in het project ook in werking te zetten en te houden.

Als projectmanager moet je er nu wel extra op gericht zijn om de gelederen aan elkaar te verbinden. Het levelen is en blijft moeilijk en vergt nu een andere discipline van aan de orde stellen en het bewaken van de onderlinge afstemming zodra online en op locatie door elkaar heen gaan lopen.  

Ons advies: zoek elkaar op en creëer de ontmoeting. Waar het op dit soort projecten moeilijk was om een moment en locatie te vinden om mensen bij elkaar te brengen, kan een onlinebijeenkomst uitkomst bieden. Je moet het echt als nieuwe routine met elkaar agenderen en onderhouden!

De Stichting Cohezy zet de ‘quest voor de holy grail’ op enthousiaste wijze voort. Sluit je aan bij de Community van Cohezy (LinkedIn) of als je nieuwsgierig bent: voer eens een vrijblijvend gesprek met een van de projectcoaches van Cohezy.