Tweefasenaanbesteden is momenteel hot. Na het verschijnen van de Modelovereenkomst Bouwteam DG 2020 is het de vraag hoe je dat bouwteam precies aanbesteedt. Joost Fijneman (CROW) is nauw betrokken bij de handreiking daarvoor. “Met de tweefasenaanpak kun je over de ellende van traditioneel aanbesteden heen stappen.” 

Twee fasen

In een tweefasenaanbesteding worden de ontwerpfase en de uitvoeringsfase als twee opdrachten in één keer aanbesteed. Pas gedurende de eerste fase komen ontwerp, risico’s en prijs nauwkeuriger in beeld.

Joost Fijneman (foto rechts) maakt bij CROW deel uit van de werkgroep die bezig is met de Handreiking Twee Fasen Aanbesteden. Hij werkte daarvoor twaalf jaar lang bij Bouwend Nederland, waar hij het Aanbestedingsinstituut oprichtte en bestierde.
Dat de tweefasenaanpak in populariteit groeit, ligt niet alleen aan de grote risicovolle infraprojecten die steeds moeilijker aan de man werden gebracht. Ook de haperende innovatie op het gebied van duurzaamheid is volgens Fijneman een goede reden voor een andere aanpak van het aanbesteden.

Fijneman: “Rijkswaterstaat, Rijksvastgoedbedrijf en ProRail hebben grote teams die daarmee bezig zijn, maar in kleinere gemeenten doen de mensen het aanbesteden erbij. Dan huren ze derden in die vooral baat hebben bij het netjes volgen van de procedure. Zo zitten er allerlei prikkels in om op safe te spelen. Ze willen dan wel vaak de meest groene en circulaire gemeente zijn, maar wat je ervan terugziet is minimaal.

De UAV-GC moest die innovatie, en duurzaamheid als exponent daarvan, faciliteren door de oplossingsruimte vrij te laten. Opdrachtgevers willen meestal echter toch een vaste prijs zien, die ook nog moet concurreren met de prijs van andere partijen. Die spanning zorgt ervoor dat die innovatie maar beperkt wordt aangeboden. Een partij die wel zijn nek uitsteekt, merkt dat alle risico’s van de innovatie op zijn bordje terechtkomen. Met alle ellende van dien.

Verlichte geesten

Het zijn niet alleen de regels die dit veroorzaken, maar ook de manier waarop we die regels invullen. Feitelijk verandert er met de tweefasenaanpak niet veel. Je past dezelfde aanbestedingsregels toe en ook bouwteamovereenkomsten zijn er al lang. Toch kun je met de tweefasenaanpak over die ellende van traditioneel aanbesteden heen stappen en zie je ineens wel heel innovatieve uitvoeringsoplossingen.

De raamcontracten voor negen gebieden met groot onderhoud in Amsterdam zijn hiervan een goed voorbeeld. Als aannemer krijg je daardoor meer zekerheid op de langere termijn en investeer je makkelijker in bijvoorbeeld emissieloos materieel. Het unieke van de tweefasenaanpak is dat je het daar pas ná de aanbesteding over hebt. Voor het budget moet dan wel iemand intern zijn nek durven uitsteken. Je hebt hier echt een aantal verlichte geesten voor nodig.

Dat aannemers vaak mikken op winstmaximalisatie in de projecten is lariekoek. Ze hebben de verantwoordelijkheid voor de continuïteit van hun bedrijf en dan heb je heel weinig aan hit and run. Je hebt er veel meer aan als je weet dat je met commerciële tarieven, door alles open en eerlijk met elkaar te overleggen, vier jaar lang het werk mag maken. Vanuit die continuïteitsgedachte is het tweefasenconcept veel logischer.
De meeste serieuze aannemers vinden dat we hier met zijn allen naartoe moeten. Die aannemers erkennen dat er wel een ander type mens op die tweefasenprojecten moet zitten dan op de projecten van de afgelopen twintig jaar. Anders gaat het weleens mis. Er zijn echter niet altijd genoeg mensen die de nieuwe manier van werken al voldoende onder de knie hebben. Dat is een langzaam groeiproces en heeft misschien ook wel met generatieverschillen te maken.

Handreiking

Onze handreiking is vooral bedoeld voor projectleiders bij opdrachtgevers die nog twijfelen of het allemaal wel kan. Door met de Modelovereenkomst Bouwteam DG 2020 te komen heeft Duurzaam Gebouwd al een stukje zorg weggenomen en wij pakken die aanbesteding op. In de praktijk wordt er nog veel tegen de grenzen van het aanbestedingsrecht aangehikt.
Neem de rol van de prijs bij de gunning. Daar wordt heel krampachtig over gedaan, maar daar is echt meer mogelijk. Wordt de prijs bijvoorbeeld verpakt in een plafondbedrag, dan zeg je al iets over die prijs. Als je daarbij dan zogeheten prijsbeheersingsmaatregelen als gunningcriterium meeneemt, zit de vereiste prijskwaliteitscomponent er toch in. Kun je daarmee uit de voeten, dan worden de drempels ineens een stuk lager.

Een rode draad in onze handreiking is verder ook het toetsen bij de markt. Zeker als je met iets nieuws aan de slag gaat, is het heel belangrijk om door marktconsultaties alle keuzes die je voornemens bent te maken in dat aanbestedingstraject aan de markt voor te leggen. Daar komen waardevolle suggesties op terug en je vergroot het draagvlak, doordat je laat zien dat je samenwerking met de markt serieus neemt.

Natuurlijk spelen risico’s ook een belangrijke rol in de aanbesteding. Laat opdrachtgever en opdrachtnemer de risico’s aan de voorkant benoemen, waarna in de ontwerpfase wordt gesproken over hoe je daar samen mee omgaat. Dat is best een beetje spannend, want je moet er bij gunning op vertrouwen dat je er in de loop van dat ontwerptraject samen uitkomt. Als je je echter voor de gunning toch laat verleiden om de risico’s al toe te kennen of af te laten prijzen, en dus de zekerheid naar voren probeert te trekken, gaat het schuren. Hoe meer zekerheid je naar voren trekt, hoe moeilijker de samenwerking gaat worden. Dat zijn net communicerende vaten. En daarmee maak je die hele tweefasengedachte minder succesvol.

DOEN

Rijkswaterstaat heeft met de Nijkerkerbrug (foto boven, project DOEN) jaren geleden al laten zien dat een tweefasenaanpak kan slagen. Zeker als je, zoals Waterschap Rivierenland ook doet, een kantoorlocatie inricht waar beide partijen als een projectteam door elkaar heen zitten en je niet meer het onderscheid kunt maken wie bij wie hoort.” 

Tekst: Ysbrand Visser
Foto boven: Rijkswaterstaat/Project Doen

Lees ook hoe Rijkswaterstaat zelf aankijkt tegen het tweefasenaanbesteden in het interview met Max van Heijst, hoofd van het Inkoopcentrum GWW.

Dit is het eerste artikel uit Duurzaam Gebouwd #48, dat volgende week in print verschijnt. De komende weken publiceren wij alle artikelen ook op deze website.