Ruim vier jaar lang zette het ingenieursbureau van de gemeente Zaanstad de ramen wijd open. Door een transparante, samenwerkingsgerichte werkwijze met aannemers in de GWW werd getracht het onderlinge wantrouwen weg te nemen en vertrouwen te winnen. In april verscheen het eindrapport. Willen de aannemers ook af van de vechtcontracten en de ingezette weg vervolgen?

Jaap Boes, afdelingshoofd van het ingenieursbureau (Sector Openbare Ruimte), wond er nooit doekjes om en stak vaak genoeg de hand in eigen boezem. Ook in zijn organisatie was (en is) er een cultuurverandering nodig. Nu was het woord aan de betrokken aannemers. Wat vonden zij van het project ‘Samenwerking & Vertrouwen’ opgesteld door adviesbureau Tauw en Bouwmeesters Training en Advies?

Met ongeveer twintig aannemers als publiek werd een informele marktconsulatie aangegrepen om het eindrapport te presenteren. De ervaringen uit het project werden samengevat in deze thema’s:

• Risicomanagement
• Duurzaamheid
• Informatievoorziening
• Contractkeuze
• Aanbesteden
• Houding en gedrag

Voordat de architecten van het traject, Amber Snellenburg en Henberto Remmerts (beide TAUW), de thema’s verder toelichtten, toonde deze video de kern van de zaak:

Samen

Over risicomanagement constateerde Snellenburg op basis van het eindrapport dat het vaak een papieren werkelijkheid betreft en dat het zaak is om vroegtijdig echt inhoudelijke risicosessies te houden. Bewandel vervolgens samen dit pad, geef risicomanagement een plek in de organisatie en in de projecten en borg de kwaliteit. Snellenburg: “Zorg voor een goede allocatie van de risico’s. Wie kan een risico goed dragen en wie kan een risico het beste beheersen? Vergeet bovendien ook niet de beheersmaatregelen te evalueren.” Voor Boes was deze aanbeveling al aanleiding om zich hard te maken voor het creëren van de functie van risicomanager. Een andere aanbeveling luidde dat ook het overige personeel wat betreft dit onderwerp goed opgeleid dient te worden.

Duurzaamheid is alom tegenwoordig, maar het is ook een containerbegrip met veel uitdagingen en kansen, aldus Snellenburg. Ook dit thema verdient een goede plek én meer draagvlak in de organisatie, waarna de kwaliteit geborgd moet worden. TAUW ziet echter (vaker) dat opdrachtgevers er nog onvoldoende klaar voor zijn. Laat daarom aannemers vroegtijdig meedenken, want zij kunnen veel verstand hebben van duurzame materialen, beter materieel en minder uitstoot van CO₂. Vaak zijn het beheerders die hierin nog stappen moeten maken, zo beaamden meerdere aanwezigen, dus betrek hen bij het opstellen van de bestekken en bekijk dan nadrukkelijk wat er duurzamer kan. Geef vervolgens de markt de ruimte en zet in op onderscheidend vermogen en specifieke impact die past bij een project”, aldus Snellenburg.

Gesprek

“Het doel van een goede informatievoorziening”, vervolgde Remmerts, “moet zijn het helder krijgen van de intentie van een project. Er zijn best veel mogelijkheden om met de markt in gesprek te gaan, zoals de informele marktconsultatie van vandaag of voor een specifiek project. Toch worden die mogelijkheden niet altijd gezien of men durft het niet aan. Ook individuele inlichtingen zijn goed mogelijk. Als je als opdrachtgever transparant bent in het proces en iedereen gelijke kansen geeft, kan je zoveel interactie organiseren als je zelf wilt. Ik roep de aannemers ook op om daarnaar te vragen.” 

Als randvoorwaarden benoemt Remmerts ‘voldoende tijd’. “Als marktpartijen meer tijd hebben, krijg je een veel betere aanbieding en dan ontstaat er veel minder gedoe in de uitvoering. Zorg ook voor een heldere rol- en taakverdeling, met name bij een overdracht. Bij ieder project gaan aan beide zijden mensen weg. Dan moet je niet alleen kunnen terugvallen op harde, technische informatie, maar ook op wat je hebt afgesproken over doel, intentie en belangen.”

Vergeet verder in de Project Startup niet te praten over hoe een project tot stand kwam en over de knelpunten waar de gemeente tegenaan liep. Dat kan gaan over de omgeving, maar ook over bestuurlijke dingen. “Het helpt je als aannemer aanzienlijk als je weet wat de echte doelstelling en de achtergronden van een project zijn. Dan kun je veel beter samenwerken.”

De contractkeuze is een ander stokpaardje van Remmerts (medeauteur van de Modelovereenkomst Bouwteam Duurzaam Gebouwd 2020). “Kijk als gemeente goed in de spiegel en maak een bewuste keuze voor een RAW-bestek of bouwteam. Op dit moment zijn bouwteams ontzettend sexy, maar je gaat niet voor elk werk een bouwteam aan. Je moet weten wat je ermee wilt bereiken. Stel eerst vast wat je zelf niet kunt en aan de markt kunt laten. Een bouwteam gaat niet sneller, is niet goedkoper, maar geeft vooral een hogere kwaliteit. Als je dan uitvraagt op duurzaamheid, moet je wel zorgen voor functioneel specificeren. Dat kan echter niet iedereen, dus zorg voor een goede opleiding en ondersteun je mensen eventueel met een coach.”

Onderlinge connectie

In de aanbesteding wordt nog veel gewerkt met EMVI-criteria, ging Remmerts verder. Waarbij het steeds de vraag is welk onderdeel zwaarder weegt: de prijs, de kwaliteit, de samenwerking of iets anders. Geef de aannemer de kans om zich te onderscheiden, betoogde Remmerts, waar Snellenburg aan toevoegde: “Maak dat wel meetbaar genoeg en zorg ervoor dat het ook daadwerkelijk iets toevoegt aan een project.” Waarop Remmerts waarschuwde dat beloftes ook waargemaakt moeten worden, anders levert dat veel frustratie op bij de opdrachtgever. “CROW heeft daar een handige handleiding voor. De basis is echter met elkaar het gesprek aangaan.” En het liefst zo vroeg mogelijk, als het aan Boes ligt.

Het zesde thema, houding en gedrag, werd toegelicht door samenwerkingscoach (Arthur Weesie, Bouwmeesters). Die meteen met de deur in huis viel met: “Ga niet mailen als de gemeente zich niet aan dit rapport houdt.” Weesie hamerde vooral op de onderlinge connectie. “Het begint ermee dat je de bereidwilligheid hebt om samen een werk te maken en daarvoor moet je elkaar leren kennen. Daar is echt tijd voor nodig. Als je elkaar echter nog niet kent en er gebeurt iets, dan gaat het niet goed komen. Organiseer dan dat een relatiemanager de focus houdt op die samenwerking. Zie het echt als onderdeel van je werk. Ontwikkel ook je communicatieve vaardigheden en wees er bewust van wat jouw communiceren met anderen doet”, besloot Weesie.

Kosten voor de baat

Met als hogere doel ‘samen voor Zaanstad mooie projecten maken’ en met alle ervaringen en conclusies uit het rapport, wendde Boes zich ten slotte tot de aannemers in de zaal om te peilen hoe zij erin staan. Voor een betere communicatie en samenwerking met de markt is Zaanstad bereid tijd en geld te steken in de eigen mensen. Geldt dat ook voor de betrokken bedrijven of moet er voor ‘samenwerken’ een extra vergoeding komen?

De eerste reacties uit de zaal waren wisselend. Voor een grote, landelijke bouwer is het een eenvoudige zaak: zij werken al met relatiemanagers. Een kleinere bouwer stelde echter ‘Wij zijn geen geldmachine’ en kaatste de bal terug naar Boes. De teneur in de zaal werd uiteindelijk het best verwoord door de aannemer die stelde: “Elke aannemer weet dat de kosten voor de baat uitgaan en dat dit meer opbrengt dan dat het kost. Als je hieraan begint, levert het meer op en je volgende project loopt nog beter.” Waarna Boes concludeerde dat ‘Samenwerking & Vertrouwen’ in de inschrijfleidraad een plek krijgt, zodat iedereen weet dat Zaanstad voortaan op die manier werkt. Bovendien verspreidde hij een poster die alle tips over samenwerking in stripvorm uitbeeldt. Voor in de keet en werkkamer!

Daarmee besloot Zaanstad een succesvol project en concludeerde Remmerts: “Als reden van het traject benoemde Jaap Boes de vechtcontracten, wat volgens hem zeker niet alleen aan de aannemers lag. Die openheid was prachtig en mooi om aan bij te dragen. Ik heb inmiddels veranderingen gezien en ook de worsteling die bedrijven en mensen ermee hebben. De wil is er, ik zie verbeteringen, maar het gaat langzaam. Bedenk echter dat praten en afstemmen ook je werk is. Het hoort er gewoon bij.”

Lees ook:
https://www.duurzaamgebouwd.nl/artikel/20210628-zaanstad-werkt-openhartig-en-intensief-aan-samenwerking-met-marktpartijen

https://www.duurzaamgebouwd.nl/artikel/20220110-een-10-voor-meedenken-met-de-andere-partij

Tekst: Ysbrand Visser
Foto boven: Shutterstock
Afbeeldingen (strip): TAUW/Olivier Rijcken