Wat zijn de ingrediënten voor een inkoopproces waarbij het streven is om doelen en ambities in de GWW-sector op een hoger niveau te behalen? Dat onderwerp staat centraal in een sessie van Henberto Remmerts, business leader Inkoopadvies & Contractmanagement bij TAUW, tijdens het congres Gamechangers in de Bouw & Infra. Amsterdam en Liander profiteerden al van programmatisch inkopen, jij ook?

De GWW-sector staat de komende jaren en decennia voor forse uitdagingen. Om er een paar te noemen:

• de vervangingsopgave door veroudering van infrastructurele kunstwerken;
• de effecten van de klimaatverandering in de openbare ruimte;
• de overvolle ondergrond;
• de stijgende ambities op het gebied van duurzaamheid en circulariteit.

Overheden krijgen dat alles voor hun kiezen, wat enorme gevolgen heeft voor hun inkoopproces. Want daar beginnen veel van de actuele transities, worden ambities neergelegd en essentiële keuzes gemaakt. De inkoop dient daarom volgens de mensen van TAUW (Remmerts samen met zijn collega’s Chantal Schrijver en Amber Snellenburg) anders en met name projectoverstijgend te worden ingericht. Dat betekent ook dat projecten vaker strategisch gebundeld de markt op gaan; dat is dus programmatisch inkopen.

De strategie van programmatisch inkopen biedt de mogelijkheid om te focussen op projectoverstijgende doelen die kunnen bijdragen aan de maatschappelijke ambities en het behalen van schaalvoordelen. De voordelen ervan zijn zonneklaar, zo wijst onderzoek uit. Er ontstaat meer grip op de opgave, met een betere samenwerking en minder inspanningen (tijd en geld) voor aanbestedingen.

Voorbeelden

Een actueel voorbeeld van programmatisch inkopen is te zien binnen het Amsterdamse programma om de bruggen en kades (foto boven, Shutterstock) weer veilig te krijgen. Daarbij zijn de bruggen geclusterd in groepen van verschillende bruggen in één gebied. Het doel is om zo hergebruik te stimuleren en de bereikbaarheid van de stad te waarborgen.

Naar aanleiding van gesprekken met diverse marktpartijen over problemen bij aanbestedingen - met het prijsvechten tot gevolg - heeft Amsterdam ook besloten de huidige wijze van inkopen van het programma voor verhardingen te verlaten en programmatische inkoop te onderzoeken.

Om netuitbreiding in de regio Friesland-Noordoostpolder te realiseren, heeft Liander ook gekozen voor programmatisch inkopen. Met één aanbesteding voor drie percelen, waarbij voor elk perceel één marktpartij gecontracteerd is. De percelen zijn ingedeeld op basis van onder andere de geografische ligging, de logische indeling van de werkzaamheden en de omvang/waarde van de percelen (gelijkwaardige omzet). Binnen de drie percelen worden in totaal 37 projecten uitgevoerd.

Praktijk

Het model van TAUW om programmatisch inkopen in de praktijk te brengen, omvat drie terreinen:

• Strategisch
• Tactisch
• Operationeel

Elk terrein omvat specifieke acties:

Strategisch

• Inkopen om opgaven, ambities of projectoverstijgende doelen en processen te behalen.
• Door 'slim' toepassen van bepaalde bundeling van werkzaamheden, die anders veelal als separate projecten op de markt worden gezet.

Tactisch

• Inkopen om schaalvoordelen te behalen.
• Door bepaalde bundeling van projecten die in de praktijk ook vaak als separate projecten op de markt worden gezet.

Operationeel

• Inkopen op projectniveau.
• Elk project wordt individueel ingekocht.

Voor de duidelijkheid onderscheidt Remmerts programmatisch inkopen van programmatisch werken, zoals te zien is in het Hoogwaterbeschermingsprogramma. Daar zie je overkoepelende processen in de uitvoering, maar die staan los van keuzes in het inkooptraject.

Concrete voordelen van programmatisch inkopen zijn:

• kansen voor het terugverdienen van de investeringen;
• het lerend vermogen;
• kennisbehoud;
• schaalvoordeel;
• combinatiemogelijkheden;
• betere relatie met de markt;
• meer mogelijkheden om invulling te geven aan zaken als duurzaamheid, energietransitie, innovatie en meekoppelkansen.

Programmatisch inkopen beperkt ook het aantal aanbestedingen. Dat scheelt gemiddeld zes tot negen maanden doorlooptijd en de helft aan contracteringskosten. Voor marktpartijen betekent dit ook minder tenderkosten en beter kunnen anticiperen op de verwachte investeringen, capaciteit en innovatiepotentie. Door de langjarige samenwerking wordt bovendien de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer duidelijk verbeterd.

Wil je meer weten over de zeven belangrijkste stappen voor het inrichten van programmatische inkopen en ook over de mogelijke nadelen? Kom dan op 13 februari ook naar het congres Gamechangers in de Bouw & Infra (Soesterberg), waar Henberto Remmerts (foto) over dit onderwerp een sessie van veertig minuten verzorgt.