Een facilitair manager krijgt veel op z’n bordje. De eisen die aan een modern gebouw gesteld worden, stijgen met de dag. En aan de andere kant ontwikkelt de markt steeds meer nieuwe en vaak complexe oplossingen om aan die eisen te voldoen. Ga er maar aan staan. Wat kun je als aanbieder doen om facilitair managers en gebouwbeheerders te helpen de juiste keuzes te maken?

De gebouwen en werkomgevingen van nu zien er heel anders uit dan die van een jaar of tien geleden. Vooral door de invloed van snelle ontwikkelingen in duurzaamheid en digitalisering. Tegelijkertijd groeiden ook de eisen en verwachtingen van gebruikers. Zij rekenen intussen op een gezonde en comfortabele werkomgeving, een schoon gebouw, goed werkende wifi/internet, een duurzame energievoorziening, een verantwoord aanbod van voeding en ook nog mogelijkheden om werkplekken interactief naar eigen wens aan te passen.

De grote uitdaging voor de facilitair manager

Ingeklemd tussen de wensen van de gebruiker en het aanbod van de markt bevindt zich de facilitair manager. Die wordt geacht op de hoogte te zijn van nieuwe ontwikkelingen in gebouwbeheer en facilitaire processen, en dit alles probleemloos te implementeren, te waarborgen en verder te ontwikkelen. En dan zijn er nog de energietransitie en de duurzaamheidsverplichtingen die voor extra druk zorgen. De ontwikkelingen gaan allemaal zo snel dat de markt zélf nog niet altijd eenduidige, klantspecifieke oplossingen kan aanbieden die goed doorontwikkeld zijn.

Dus worstelt de facilitair manager met lastige vragen: ‘Waar moet ik beginnen? Wat is de juiste keuze voor dit gebouw? Wat is toekomstbestendig?’ Het gaat om grote investeringen voor de lange termijn. En er zijn voorbeelden in de markt van verkeerde keuzes (door afnemers) of verkeerde voorlichting (door aanbieders). Zoals een hele verdieping die verbouwd is tot een prachtige open werktuin, terwijl er achteraf juist vooral behoefte is aan stilte en concentratie. Of de veelbelovende klimaatinstallatie die helemaal niet zo duurzaam blijkt te werken in dit specifieke gebouw.

Snelle ontwikkelingen, grote investeringen, lastige keuzes – ze vormen alles bij elkaar een enorme uitdaging voor de facilitair manager, die wel een schaap met vijf poten moet zijn om zijn werk goed te doen. Hoe kun je jouw opdrachtgever bijstaan in deze uitdaging? Lees hieronder mijn vier adviezen.

1. Maak het eenvoudiger

Duurzaamheid, circulariteit en de energietransitie zijn ingewikkelde onderwerpen. De eerste stap is om een facilitair manager mee te nemen in de hoofdlijnen. Als die duidelijk zijn, kun je een spade dieper graven. Mooi voorbeeld van een organisatie die zich sterk maakt om moeilijke onderwerpen als duurzaamheid simpel uit te leggen is de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Onder leiding van onder andere Selina Roskam maakt zij complexe materie eenvoudig, vooral op hun website (www.rvo.nl). Via keuzemenu’s bereik je makkelijk heldere informatie en onafhankelijk adviezen. Natuurlijk is het niet allesomvattend, en het gaat vooral om producten en diensten die al ontwikkeld zijn, maar het laat mooi zien hoe het kan.

2. Ga samen op ontwikkelingspad

Betrek de facilitair manager bij de ontwikkelingen van producten of diensten. Maak hem onderdeel van het ontwikkelteam. Zo neem je de opdrachtgever veel meer mee in de materie, zodat hij die beter kan doorgronden en kan inschatten of de oplossing bij zijn wensen en eisen past. Ook helpt het bij het bouwen aan draagvlak en acceptatie. De hele keten wordt zo ‘probleemeigenaar’ én gezamenlijke eigenaar van de oplossing. Een aanpak waarmee ik in mijn werkveld veel positieve ervaringen heb opgedaan.

Andere voordelen zijn dat je snel kunt schakelen, fouten mag maken (omdat je ook meteen kunt corrigeren) en dat je al gauw ziet of de ontwikkelde oplossing nut heeft. Ook kun je direct ontdekken welke communicatie en uitleg over deze ontwikkeling het beste werkt bij de opdrachtgever. Dat helpt om het verhaal bij volgende klanten meteen goed te vertellen.

3. Maak een helder communicatie- en implementatieplan

‘We hebben een mooie oplossing, maar de facilitair manager begrijpt het niet.’ Dat hoort ik nog wel eens in de markt. Meestal wordt dan het verhaal gewoon niet goed verteld. De volgende stappen kunnen je daarbij helpen:

· Zorg dat je de boodschap van je oplossing en je verhaal helder en bondig op papier hebt staan. Verpak je oplossing ook in een customer journey.

· Formuleer de resultaten voor de facilitair managers, dus wat je oplossing hem of haar gaat opleveren.

· Succes heeft tijd nodig, dus doorloop alles stap voor stap en houd het traject laagdrempelig. Een helder en begrijpelijk implementatieplan voor het toepassen van je oplossing is een vereiste. Vier successen en deel ze met de markt.

4. Kies de juiste opdrachtgever voor een nieuwe ontwikkeling

Tot slot: het ligt voor de hand om – uit vaktrots of ongeduld – een nieuwe ontwikkeling meteen aan te bieden bij de eerste de beste opdrachtgever. Maar niet iedere facilitair manager zit te wachten op het nieuwste van het nieuwste. Kijk maar naar het adaptiemodel van Rogers, met op de eerste plek de innovators (innovatoren), daarna de early adopters(pioniers), de early majority (voorlopers), volgens de late majority (achterlopers) en tot slot de laggards (achterblijvers). Bij innovatieve bedrijven identificeert de facilitair manager zichzelf vaak ook als vooruitstrevend, en andersom precies hetzelfde. Kies de juiste opdrachtgever om je innovatie als eerste te pitchen, dan volgen later de achterlopers vanzelf.