In een reeks van blogs geven experts van TwynstraGudde inzicht in de vormgeving van het innovatiepartnerschap en de toepassing ervan. Na de afstemming met de markt, in de eerste bijdrage, komt in deze tweede blog het afbakenen van de grenzen aan bod.

Stel je voor dat je als opdrachtgever hebt gekozen voor een innovatiepartnerschap. Bij het inrichten van de procedure loop je waarschijnlijk tegen een aantal vraagstukken op die je niet tegenkomt in andere procedures. In een serie blogs beschrijven wij een aantal van deze vraagstukken en dilemma’s, én onze oplossingen op basis van onze eigen praktijkervaringen. In deze tweede blog gaan we in op het belang van het begrenzen van de opdracht.

Aandachtspunt 2: het afbakenen van de grenzen

Het lijkt een open deur: het afbakenen van de scope is immers bij elk project van belang. Toch ligt het bij een innovatiepartnerschap net even anders. In dergelijke projecten hebben we namelijk te maken met een veel grotere mate van onzekerheid dan bij een regulier project.

Als je nog niet precies weet hoe de innovatie eruit gaat zien, is het in een vroeg stadium erg lastig om tot de juiste eisen en randvoorwaarden aan de innovatie te komen. Daarnaast zien wij in de projecten waarbij wij betrokken zijn, dat de wens bestaat om de innovatie zo veel mogelijk de ruimte te geven. Om zo te kunnen komen tot de beste technische oplossing voor het probleem.

Als opdrachtgever wil je wellicht de oplossingen van verschillende partijen kunnen combineren, of wil je toch verder met een oplossing die kansrijk lijkt, maar die niet binnen de afgesproken tijd of het beoogde budget kan worden gerealiseerd. Dat maakt afbakening lastig en misschien ook wel onwenselijk.
Je zult het project - en het contract - echter ook moeten kunnen beheersen, en marktpartijen en je eigen organisatie enige vorm van zekerheid moeten kunnen bieden. Dat wil zeggen dat je van tevoren kaders en randvoorwaarden moet meegeven, waartegen de innovaties getoetst gaan worden. We maken hierbij een onderscheid tussen de innovatie en het innovatiepartnerschap.

Grenzen van de innovatie

Een eerste punt van aandacht is het afbakenen van de scope van de opdracht. Het is verleidelijk om de scope vaag te houden of gerelateerde onderwerpen bij de opdracht te trekken. Het is immers nog niet duidelijk hoe de innovatie er precies uit gaat zien. Bovendien is een integrale oplossing vaak te verkiezen boven een deeloplossing. Vanuit het oogpunt van projectbeheersing is het echter van groot belang om de opdracht te begrenzen.

Hoe groter en gecompliceerder het innovatietraject, hoe meer onzekerheden je introduceert. Dan is het lastiger om oplossingen van verschillende partijen met elkaar te vergelijken en wordt het ook lastiger te beoordelen of je innovatie is geslaagd. Besteed dus voldoende aandacht aan het bepalen van wat er wel en niet onder het innovatiepartnerschap valt, en houd dit behapbaar.

Grenzen van het innovatiepartnerschap

Naast de inhoud moet de opdracht ook worden afgebakend in termen van tijd, geld en kwaliteit. Dat levert tal van vragen op. Wat doe je bijvoorbeeld als halverwege de ontwikkelfase duidelijk wordt dat één van de marktpartijen een maand meer nodig heeft dan gepland, terwijl de andere partijen dat niet nodig hebben? En wat als er zes maanden meer nodig zijn? Wanneer wil je echt resultaten zien, en wanneer trek je de stekker uit het innovatietraject? Hoeveel geld is er binnen de organisatie beschikbaar voor het project, zowel voor de ontwikkelfase als voor de commerciële fase? Zijn er harde kwalitatieve eisen waaraan de oplossing aan het einde van de ontwikkelfase moet voldoen, en hoe wil je verder gaan als geen van de partijen die haalt?

Houd er rekening mee dat een innovatie kan mislukken. Als een mislukking echt niet acceptabel is, dan is een innovatiepartnerschap waarschijnlijk niet de beste optie voor je project.

Wil je meer weten over onze ervaringen, of ben je benieuwd naar concrete handvatten voor het inrichten van het innovatiepartnerschap? Neem dan contact op met Leon Tammes (lta@tg.nl).

Dit is de tweede blog in een serie (de blogs zijn zelfstandig te lezen; je vindt ze op deze overzichtspagina).

In onze volgende blog gaan we over twee weken in op het kiezen van de juiste marktpartijen.

TwynstraGudde levert op 23 april 2020 ook een van de sprekers (Ruud Schrauwen) tijdens het gratis webinar: Speelruimte in bouwprojecten