Deel 3: Heijmans: "Een goed huwelijk"

Voor het beursgenoteerde Heijmans zijn prestatiecontracten integraal onderdeel geworden van de bedrijfsvoering. Na ervaring opgedaan te hebben bij onder meer de Belastingdienst in Rotterdam, is de onderneming een tienjarig Integraal Beheer Contract aangegaan met het Rijksvastgoedbedrijf. Inzet: het integraal beheren en onderhouden van (werktuig) bouwkundige en elektrotechnische installaties van de Belastingdienst in Apeldoorn. Contractmanager Michel van de Pol van Heijmans Utiliteit geeft inzicht in de uitvoering ervan. “Ik ken weinig contracten waarbij de belangen van eigenaar, gebruiker en aannemer in de praktijk zo met elkaar gesynchroniseerd zijn.”

Dit artikel is geschreven door Wessel Simons in opdracht van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland RVO.nl. Het betreft deel 3 van een drieluik. RVO.nl ondersteunt het verduurzamen van vastgoed, implementatie van energiewetgeving en het werken met Energieprestatiecontracten vanuit het Europese programma GuarantEE, een samenwerking van 14 Europese partners. Meer informatie: www.rvo.nl/esco, www.rvo.nl/epc-facilitators en http://guarantee-project.eu/nl.

EMVI-aanbesteding
Heijmans is geselecteerd op basis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). De aannemer heeft zijn aanbod gebaseerd op een verwachte technische staat van de gebouwen (status 3 binnen de RGDBOEI, oftewel conditieniveau 3 volgens NEN 2767, redactie). Maar in de praktijk bleken de installaties meer gebreken te vertonen dan verwacht. Van de Pol: “We hebben toen moeten ingrijpen in werkprocessen van het serviceteam. Na de aanpassing men gerichter gaan werken. Het is niet erg als er fouten worden gemaakt. Als het maar bespreekbaar wordt gemaakt. Voor is het belangrijkste: hoe gaan we het proces veranderen zonder tegen een korting van onze vergoeding op te lopen?”Hij vertelt dat er jaarlijks circa 2.500 kleine en grote (storings) meldingen zijn. “Dan komt het wel eens voor dat je tegen een korting op de vergoeding aanloopt”. 

Beginfase
Terugkijkend zijn de negen maanden van het contract ‘behoorlijk intensief’ geweest, aldus Van de Pol. “Heijmans is gewend om DBFMO-contracten te beheren, maar in dit geval hebben we geen invloed gehad op de aspecten Design, Build en Finance. Een veelvoud aan installateurs heeft eerder aan deze panden gewerkt. We werken er nu hard aan om de praktijk in de vingers te krijgen.”

Communicatie
Veel staat en valt met optimale communicatie. Dat aspect is juist ná het tekenen van het contract erg belangrijk, aldus Van de Pol. “Ga direct met elkaar om tafel om álle contractpunten te bespreken. Wat staat hier en wat bedoel je daarmee? Heb ik goed uitgelegd wat je wil krijgen en denk je ook te krijgen wat je nodig hebt bij de voorgestelde manier van werken? Nee, wat dan? Ja, op naar het volgende punt.”
Hij geeft in dit kader een voorbeeld: “Stel dat er een aantal ketels vervangen moet worden. Wat kan ik qua mensen inzetten en wat kan het Rijksvastgoedbedrijf qua investeringen doen? Hoeveel overlast kan de gebruiker aan? Hoe groot is eigenlijk de technische urgentie en welke optimalisatie bereiken we ermee? Soms is het een oplossing om op een later moment een gebrek definitief te herstellen.”

“Het was hún huis”
Deze nieuwe manier van integraal werken leidt op de werkvloer soms tot interpretatieverschillen, aldus Van de Pol. “De vaste onderhoudsspecialisten van de Belastingdienst zijn gewend om alles wat gebreken vertoont direct te herstellen of te vervangen. Het was hún huis. En toen kwamen wij en werd het óns huis. Feitelijk hebben we contractueel andere belangen. Is door een gebrek een risico niet acceptabel, dan vervangen of herstellen we het zo snel mogelijk. Is er geen risico, dan wordt het planmatig opgelost. Vergelijk het met een auto. Sommigen rijden bij een oranje lampje gelijk naar de garage of trekken de auto zelf open. Ik ga er niet apart voor naar de garage rijden, kijk wanneer ik in de buurt ben om het optimaal in te passen. Bij een rood lampje? Stoppen, garage bellen en klaar. Zo benaderen we ook dit integrale onderhoudscontract.”

Goed huwelijk
De samenwerking is inmiddels zo sterk ontwikkeld dat het Rijksvastgoedbedrijf transparant communiceert of een offertebedrag te hoog of te laag is. ‘Kun je dat werk voor dit geld wel uitvoeren? Want we willen dat jullie de gewenste kwaliteit wel kunnen leveren’. Van de Pol omschrijft de samenwerking als een ‘goed huwelijk’: “Je hebt wel eens ruzie, maar men pakt zijn rust, denkt na en gaat weer met elkaar in gesprek. Het is een continue dialoog.”

Het eerste jaar is dan ook in volle tevredenheid verlopen. Van de Pol: “Het is een van de weinige contracten waar we een inhoudelijke bijdrage kunnen leveren aan de bedrijfsprocessen van het RVB. Ik ken weinig plekken waar er zoveel vrijheid is om het contract uit te voeren. We werken sec op de letter van het contract, maar de letters staan niet altijd vast.Het is fijn als een opdrachtgever openstaat voor dialoog en niet in de heiligheid van zijn voorschriften gelooft. Anders krijg je een vechtcontract en dat is voor niemand goed.”

Heijmans voert vergelijkbare prestatiecontracten uit voor de Belastingdienst in Rotterdam en de ministeries van Veiligheid en Justitie en Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties in Den Haag.

Contractdetails
Integraal Beheer Contract
Looptijd: tien jaar met een optie tot verlenging van vijf jaar
Contractwaarde: €25 miljoen
Contractmanager: Michel van de Pol
Contractinhoud: integraal beheer en onderhoud van vijf locaties van de Belastingdienst Apeldoorn
Oppervlakte locaties: 167.000 m2
Energie: de richtlijnen uit de RGDBoei, geen aanvullende energiebesparende maatregelen in verband met het primaire proces van de Belastingdienst dat voorop staat.