Als organisatie- en informatiestructuur niet aansluiten

Auteur: Toine Bullens

Bij opdrachtgevers die vragen om een BIM leeft vaak het idee dat ze daarmee alle benodigde informatie voor het beheren en onderhouden van hun gebouw in huis halen en die bovendien direct kunnen gebruiken. Waar men echter niet bij stilstaat, is de vraag of de informatiestructuur van het BIM wel aansluit op de bestaande informatiestructuur en processen die gehanteerd worden binnen de organisatie van de opdrachtgever. 

Bovendien is het de vraag of er kritisch gekeken is naar de daadwerkelijke informatiebehoefte die aan deze processen ten grondslag ligt. En zonder dat iemand erop let, ontstaat er dan een situatie waarin de opgeleverde ‘as-built’ informatie, in de vorm van een BIM, praktisch onbruikbaar blijkt met alle gevolgen voor de beheerorganisatie van dien. Is er kritisch gekeken naar de daadwerkelijke informatiebehoefte?

Het belang van een consistente informatiestructuur

Wat gebeurt er als informatiestructuren niet op elkaar aansluiten? Voor de opdrachtgever geldt dat men de informatie in een andere vorm opgeleverd krijgt dan men gewend is. En dan zou er feitelijk voorafgaand aan de vraag naar een BIM de keuze moeten worden gemaakt. Óf de informatie vanuit het BIM moet exact aansluiten op de bestaande structuur en processen óf deze moeten worden aangepast aan de informatievorm die vanuit het BIM wordt gebruikt. Wanneer dit niet gebeurt zien we dat men de opgeleverde informatie converteert naar een vorm die men gewend is te gebruiken. Het BIM blijft dan ongebruikt achter en verouderd.

Deze mismatch in de informatiestructuur treedt bijvoorbeeld op bij het proces van ruimtebeheer. Hiervoor wordt informatie over ruimten, zoals ruimtenummers, namen, oppervlakten en andere eigenschappen gebruikt. Dit soort gegevens wordt vaak in de vorm van tweedimensionale (CAD) tekeningen overgedragen van de ene naar de andere tool in het ruimtebeheerproces. Daarvoor worden tekeningen op systematische wijze bewaard en beheerd. Als je een BIM opgeleverd krijgt in plaats van tekeningen, vraagt dat om een wijziging in de informatiestructuur van de gebouwgebruiker. Wanneer hier niet op ingespeeld wordt, worden via een dure omweg, toch de vertrouwde tekeningen uit het BIM gehaald. Deze tekeningen worden vervolgens de nieuwe informatiebron en het BIM wordt afgedankt. Op zich niet erg, tenzij er voor andere processen wél op informatie uit het BIM wordt vertrouwd, dan ontstaat namelijk inconsistentie.

Mensenwerk

De structuur verandert, maar dat betekent automatisch dat de medewerkers die de informatie beheren binnen het bedrijf, dat ook op een andere wijze moeten gaan doen. En dat vraagt mogelijk om andere competenties binnen de organisatie. Er moeten medewerkers opgeleid worden. Kortom, het gebruik van BIM voor beheer en onderhoud is niet iets wat van vandaag op morgen geregeld is.

Geniet, maar BIM met mate

Ik beweer overigens niet dat een BIM de hele informatiestructuur moet vullen. Het is geen enkel probleem om voor verschillende delen van de gebouwinformatie, verschillende informatiebronnen te gebruiken. Juist niet! Het BIM is er dan gewoon één van. Het is een kwestie van zoeken naar de meest efficiënte manier om informatie in je organisatie te verwerken. Belangrijk is vooral de strategische vraag waarmee je zou moeten starten. Met welk doel ga ik informatie gebruiken? Dat bepaalt de informatiebehoefte. Op grond daarvan kan de opbouw van de informatiestructuur met de daarbij horende processen en tools worden bepaald. Op dat moment kan ook onderzocht worden welke informatie eventueel uit een BIM gehaald kan worden. Tot slot kun je dan als dat nodig is op zoek naar passende competenties door medewerkers aan te trekken of bestaande medewerkers te scholen.

In een reeks van 4 blogs schrijft Toine Bullens, senior consultant bij Brink Management / Advies (onderdeel van Brink Groep) over BIM. Over misvattingen en misverstanden, over kansen en mogelijkheden. In de dagelijkse praktijk werkt hij regelmatig met diverse opdrachtgevers en opdrachtnemers samen en wordt BIM als ondersteuning ingezet. Heel goed, maar Bullens is ervan overtuigd dat de inzet van BIM beter kan. Het gaat bij het gebruik van een BIM over de inhoud en de manier waarop die is gestructureerd. De 2e blog gaat in op het belang van een consistente informatiestructuur en het belang van andere, nieuwe competenties binnen de organisatie. Lees ook de eerste blog over de totstandkoming van een BIM-structuur en de randvoorwaarden die daarbij gelden.