In een contract kun je van alles vastleggen, maar het vergt veel meer zaken om goed met elkaar samen te werken en tot een geslaagd project te komen. Drie deskundigen verkennen deze materie voor Duurzaam Gebouwd in de serie ‘Speelruimte in bouwprojecten’. Dat gebeurt aan de hand van de thema’s juridisch, proces en houding & gedrag. In drie afleveringen onderscheiden we de initiatieffase (deel 1), de aanbestedingsfase (2, artikel hieronder) en de contractfase (3).

Aanbestedingsfase: samenwerking begint ruim voor gunning

In deze serie gaat Chantal Schrijver (TAUW, foto rechts) in op de aanbestedingsfase en uiteindelijke succesvolle samenwerking tussen opdrachtgever en -nemer. De toon en daarmee de kwaliteit van samenwerken begint al voor de gunning van een contract en, volgens Schrijver, het liefst al voor de aankondiging van een aanbesteding. Daarom moeten alle processen die hiermee verband houden al voor de gunning goed zijn ingericht.

“Voor goed samenwerken bestaat een soort ladder”, aldus Schrijver (zie onder). “Bijna altijd overschat je waar je je op die ladder bevindt in samenwerking met een partner. De samenwerking en speelruimte in een contract zijn heel erg afhankelijk van de onderlinge relatie en hoe goed die is. Dat aspect kan al worden beïnvloed of bepaald, vóórdat er überhaupt een project op de markt is. De opdrachtgever moet dus al in de initiatieffase aan de slag gaan om ervoor te zorgen dat hij een partner krijgt, waarmee hij straks goed kan samenwerken. Dat proces kan in die fase zelfs al beginnen met marktgesprekken.”

Risicoverdeling

“Uiteindelijk is het zaak om op een redelijke manier het contract in te richten”, vervolgt Schrijver, “rekening houdend met elkaars belangen. Zeker in deze tijd, waarin de vraag over het algemeen groter is dan het aanbod, moet de opdrachtgever zich daarvan bewust zijn en zich als een aantrekkelijke partij presenteren. Dat herken je bijvoorbeeld aan een eerlijke betalingsregeling of aan de helderheid die je geeft in je scope.”

De risicoverdeling lijkt daar bij uitstek een voorbeeld van. Schrijver: “Ja, daarmee zet je de toon en bepaal je al voor een deel welke partijen zich gaan inschrijven. Op het moment dat jij in de aanbestedingsfase bepaalde risico’s over de schutting gooit, schrijven aannemers die niet op die manier willen samenwerken zich niet in. Daarmee weer je als aanbesteder dus al een deel van de waarschijnlijk gewenste marktpartijen uit jouw aanbesteding.”

“Je kunt in de aanbesteding, veel meer dan nu vaak wordt gedaan, het gesprek aangaan met potentiële opdrachtnemers. Vertel als opdrachtgever wat je dilemma’s en risico’s zijn. Vertel waarover je vragen hebt, wat de afwegingen zijn en vraag aan de markt wat zij kunnen en willen. Vertel ook dat je al een risicoverdeling hebt opgesteld, zodat een aannemer kan aangeven welke risico’s hij niet kan beheersen.”

“Vaak wordt alles afgeschermd, terwijl de Aanbestedingswet niet zegt dat je niet met elkaar in gesprek mag gaan. Inschrijvers zijn echter ook terughoudend om zelf contact te zoeken in de aanbestedingsfase. Een aanbestedende dienst kan in de aanbestedingsleidraad gewoon openheid bieden en aangeven welke ruimte er is om het gesprek aan te gaan. Je kunt zo’n expliciete risico-annex bijvoorbeeld in je publicatie op Tendernet al aankondigen, ook voor een RAW-contract.”

Financieel belang

Naast het vaak niet gevoerde gesprek over risico’s, staat de samenwerking in de aanbestedingsfase ook onder druk door commerciële belangen. Een inschrijver wil dan liever niet openbaar in gesprek, omdat zijn ideeën dan door de concurrent worden gezien en gebruikt. Schrijver: “De aanbestedingsfase gooit zo zelf roet in het eten, want aanbesteden is een competitie. Inschrijvers hebben het belang dat zij de winnende inschrijving doen en daarmee zo goed mogelijk aansluiten bij de wens van de opdrachtgever. Ondertussen wil de opdrachtgever of aanbestedende dienst zonder gedoe, dus zonder rechtszaken over onvoldoende level playing field, een partner vinden, waardoor contact angstvallig wordt vermeden of verboden. Die gespannen situaties zorgen ervoor dat iedereen de kaarten een beetje voor de borst houdt en dat is geen fijne basis om te gaan samenwerken.”

Vervolgens komt ook nog ‘de prijs’ om de hoek kijken. Schrijver: “In heel veel aanbestedingen wordt nog steeds gestuurd op de laagste prijs. Daarmee breng je een potentiële prikkel in de aanbestedingsfase, die het inschrijversgedrag richting speculatie en manipulatie stuurt. Door op prijs te sturen, kan een aannemer zich niet meer onderscheiden op kwaliteit, terwijl juist dat ruimte en kansen geeft voor een goede samenwerking. Een aannemer wil meestal gewoon een nette marge hebben en goed samenwerken. Prijsduiken is niet in zijn belang en een opmaat naar gedoe.”

'Verplaats je dan eens in de positie van gegadigde'

Als je in plaats daarvan op kwaliteit wilt gunnen in combinatie met een plafondbedrag, moet dat plafond volgens Schrijver wel voldoende hoog zijn. “Anders stuur je nog steeds op kosten en is het een soort verkapte aanbesteding op laagste prijs. Ook hierover kun je al bij de inlichtingen in gesprek gaan en vragen of dat plafondbedrag wel realistisch is.

Stel als opdrachtgever een realistisch budget vast, want dat geeft je juist de speelruimte die je in de contractfase na gunning nodig hebt. Je weet immers zeker dat je die speelruimte bijna altijd nodig hebt. Heb je aanbestedingsvoordeel doordat de inschrijving lager is dan je reservering? Laat het resterende budget dan niet afvloeien naar de algemene middelen. Dat wordt vaak gedaan, maar liever behoud je juist die financiële ruimte”, aldus Schrijver.

Edwin van Dijk

Construct Advocaten

(perspectief: juridisch)

“Mooie typering van die ladder. Ik denk dat dit waar is. Het is goed om op diverse momenten op de ladder even de vraag te stellen: Waar staan we? Zijn we het goed aan het doen en zijn we ook het goede aan het doen?

In de concept UAV-GC die nu ter visie ligt, is een nieuwe paragraaf 2a opgenomen. Die paragraaf zegt dat partijen zich voor en tijdens de uitvoering proactief moeten opstellen en met elkaar moeten communiceren. Verder zegt deze voorgestelde paragraaf dat partijen er onder meer voor moeten zorgen dat ze over en weer begrijpen wat het doel van de overeenkomst is en wat van hen wordt verwacht om het werk tot een succesvol einde te brengen. Eigenlijk zie je hierin de metafoor van de ladder terug.

Communicatie en transparantie kan voorkomen dat partijen voor verrassingen komen te staan, met bodemrisico’s als nummer 1. Juristen kijken vaak bij wie risico’s contractueel neergelegd moeten worden. Daar gaat echter nog altijd een vraag aan vooraf: welke maatregelen moeten genomen worden en welke info moet bekend zijn om de kans dat een risico optreedt zoveel mogelijk te beperken. Die vraag is eigenlijk gedurende het hele bouwproces relevant.”

Peter Brouwer

RO-ADviseurs

(perspectief: houding & gedrag)

“Ik zie veel haantjesgedrag in aanbestedingen. Een cocktail van gebrek aan vertrouwen in het eigen dossier, onwetendheid op het gebied van aanbesteden en een hardnekkig onvermogen om op de professionaliteit van anderen te vertrouwen, zorgt ervoor dat de slotfase van de voorbereiding en start van de aanbesteding gekleurd wordt door angst en wantrouwen. Als reactie meten we ons een ‘stoere’ of ‘hard-to-get’ houding aan. Waar dat als puber in de disco zeker een succesje kon opleveren, is het meestal geen garantie voor de start van een goede relatie.

Wat je als opdrachtgever moet beseffen is dat één van de gegadigden je toekomstig partner is. Behandel alle gegadigden dus zoals je zelf behandeld zou willen worden. Gratis tip: probeer dat ook eens buiten aanbestedingen!

Eén van de belangrijkste zaken is: duidelijk zijn. Je kent elkaar nog niet zo goed, de ander heeft (nog) niet voldoende aan subtiele hints. Probeer je eigen onzekerheden niet te maskeren, maar wees daar juist open en transparant over. Dus als je als opdrachtgever weer een keer antwoord met ‘Dat is ter inschatting van gegadigde’, verplaats je dan eens in de positie van gegadigde en overtuig je ervan dat het ook daadwerkelijk in te schatten is.”

Lees ook deel 1 in deze serie: Initiatieffase: transparantie en de moraal van samenwerken  en deel 3: Contractfase: wat zijn ieders belangen.