In de aanloop naar het congres Gamechangers in de Bouw & Infra organiseerde Duurzaam Gebouwd een webinar over de populaire samenwerkingsvorm bouwteam. Met tal van interessante invalshoeken, zoals de rolverdeling, de prijsvorming en de kwaliteitsborging.
De aftrap werd verricht door Mark Beltman, consultant samenwerking en omgeving bij Avante Bouwprocessen. Hij vergeleek het werken in bouwprojecten met een boksring, terwijl je liever samen in een escaperoom wilt zitten. Dat laatste laat namelijk veel gunstige gelijkenissen zien, aldus Beltman. “De boksring ontstaat meestal doordat we te vroeg in een project zekerheid willen creëren. Die zekerheid voor de ene partij is vaak het verlies van de andere partij. Zoeken naar zekerheid is wel een begrijpelijk reflex, gezien de invloed van zaken als budget, ambitie of politiek. De reactie om zekerheid te willen forceren, werkt echter contraproductief en moeten we zien te doorbreken.”
Beltman ziet een trend groeien, waarbij in een gezamenlijk proces de onzekerheid steeds meer wordt omarmd. Zo worden er tegenwoordig veel samenwerkingsovereenkomsten gesloten, zoals het bouwteam. Als je het werkproces dan inricht als een escaperoom, zorgen diverse aspecten in een bouwteam voor een betere samenwerking, aldus Beltman. “Iedereen voelt zich dan eigenaar van dezelfde ambitie. Je wilt na afloop bovendien met een fijn gevoel naar huis gaan, dus ontstaat er minder ruzie. Dat zorgt ook voor ‘eerlijk geld voor eerlijk werk’.”
“Een volgend aspect is dat je allebei snel eigenaar wordt van het probleem door een extrinsieke prikkel en de intrinsieke motivatie. Die prikkel schuilt in het gedeelde resultaat en de daaraan gekoppelde beloning, terwijl intrinsiek de omgeving waarin je werkt zorgt voor een goede samenwerking. Dat hangt samen met de werkruimte zelf, het liefst nabij de bouwplaats, en met de hele setting van een gezamenlijk projectteam, inclusief naam en logo. Zo word je zelf onderdeel van het verhaal, net als in een escaperoom.”
Dat een escaperoom tot een geslaagde samenwerking kan leiden, heeft ook te maken met de beperkte hoeveelheid regels en de vele ruimte voor zelforganisatie. “Terwijl toch de onderlinge afhankelijkheid groot is. Omdat er veel puzzels zijn om op te lossen, moet je dat met zijn allen organiseren. Je weet echter niet wat je te wachten staat, dus moet je de vorm van dat proces niet te veel aan de voorkant willen bepalen. Je moet dat samen vormgeven op een manier waarin je beide gelooft.” En daarvoor zijn twee randvoorwaarden cruciaal, besloot Beltman: “De partijen in die ruimte moeten gelijkwaardig zijn en iedereen moet autonoom kunnen handelen.”
Rolverdeling
De tweede spreker tijdens het webinar is tevens een van de auteurs van de Modelovereenkomst Bouwteam DG 2020: Arno Hoevink (adviseur aanbesteden en contracteren, TAUW). Hij begeleidt vaak bouwteams en sloot aan bij Beltman door te stellen dat je met een bouwteam eigenlijk al de escaperoom creëert. Toch ziet hij ook weleens dat partijen in een escaperoom in de bokshouding komen te staan. De oorzaak is dan volgens hem een scheve rolverdeling, precies het onderwerp van zijn presentatie.
Het beste voorbeeld van die scheve rolverdeling maakte Hoevink mee bij een gemeente die een bouwteam wilde opzetten met het doel om ‘alle werkzaamheden, risico’s en aansprakelijkheden bij de aannemer te leggen en toch invloed te kunnen hebben op het ontwerp’. “De essentie van het bouwteam is echter”, aldus Hoevink, “dat de vertegenwoordigers van de opdrachtgever en de opdrachtnemer op voet van gelijkheid samenwerken en elkaar helpen. Dus werk ook mee aan de gerechtvaardigde belangen van de andere partij. En zoek niet alleen naar oplossingen voor je eigen fouten, maar help ook bij het oplossen van de fouten van de andere deelnemers in het bouwteam.”
Het bouwteam is er dus niet om de opdrachtgever geheel te ontzorgen, aldus Hoevink. Dit zijn wel goede redenen:
- Behoefte om samen te werken met opdrachtnemer
- Kennis opdrachtnemer in te kunnen zetten voor het ontwerp
- Optimaliseren ontwerp op uitvoerbaarheid
- Toetsen ontwerpoplossingen op betaalbaarheid
- Ruimte voor innovatie & duurzaamheid
- Kennis van opdracht en omgeving opdrachtgever inzetten voor ontwerp/uitvoering
- Inzetten op een soepele uitvoering
- Zekerheid van realistische prijs, binnen budget
Als de taak- en rolverdeling niet goed is georganiseerd, gaat het eerder mis in een bouwteam zo liet Hoevink zien in onderstaande afbeeldingen:
- De aannemer is verantwoordelijk voor het Definitief Ontwerp
- Plafondbedrag voor de uitvoering
- Plafondbedrag voor bouwteamfase dat niet de daadwerkelijke kosten dekt
Hoe het dan wel moet? Hoevink: “De belangrijkste succesfactor in een bouwteam is dat je samen het werk wilt maken met een evenwichtige rolverdeling. Kies vooral voor een bouwteam als je elkaar nodig hebt om een beter ontwerp te maken of om elkaar te helpen bij het beperken van de faalkosten in de uitvoering.”
Kwaliteitsborging
Na Hoevink nam advocaat Edwin van Dijk (Construct Advocaten) het woord over de Wet Kwaliteitsborging voor het bouwen (WKB), waarvan de invoering inmiddels weer is uitgesteld (tot 1 juli 2022). Van Dijk draaide al mee in een proefproject en stelde dat de toepassing van de WKB uitstekend is onder te brengen in een bouwteam. “Het is super belangrijk om er zo vroeg mogelijk aandacht aan te besteden en wat is dan een mooiere plek dan het bouwteam?”
Met de WKB houdt een onafhankelijke kwaliteitsborger tijdens de bouw toezicht aan de hand van een instrument voor kwaliteitsborging. Van Dijk: “Alles draait daarbij om kwaliteit, maar alleen de wettelijke ondergrens is relevant. Voor een goede toepassing van de WKB mag de rol van de opdrachtgever niet te veel naar achteren schuiven, iets wat je in veel projecten wel ziet. Door de WKB heeft de opdrachtgever een aantal verantwoordelijkheden en die passen goed bij de rollen die een opdrachtgever in een bouwteam ook heeft:
- Aanwijzen deelnemer die risicodossier opstelt en veiligheidsregisseur
- Aanwijzen eindverantwoordelijke constructieve veiligheid
- Aanwijzen verantwoordelijke conceptnotulen
- Naleven wettelijke verplichtingen op het gebied van veiligheid
Vooral het maken van goede notulen is van belang. Doe dat niet achteraf”, benadrukte Van Dijk. “Je moet de kwalitatieve aspecten van het bouwwerk kunnen aantonen. Het is belangrijk om dat al in de bouwteamfase dicht te timmeren. Als je dat goed afspreekt, loopt het ook makkelijker in de uitvoeringsfase.”
De kwaliteitsborger hoort volgens Van Dijk dus een plek te krijgen in het bouwteam. “Vervolgens kan die kwaliteitsborger na een risicobeoordeling, op basis van informatie afkomstig van de opdrachtgever, een borgingsplan opstellen. Dat is duidelijk een aspect waaraan de opdrachtgever vanuit het bouwteam aandacht moet besteden.”
“In dat borgingsplan is het belangrijk dat alles integraal wordt beoordeeld en dat wordt voldaan aan het Besluit Bouwwerken Leefomgeving. Ook de waarschuwingsplicht is van belang en in een bouwteam kan waarschuwen juist een positieve manier zijn van samenwerken. Pas dan ontstaat er een compleet plaatje om goed invulling te kunnen geven aan de kwaliteitsborging”, besloot Van Dijk.
Prijsvorming
Na een korte pauze werd het webinar afgesloten door het duo Marnix Roosjen en Arjan Visser van Antea Group (adviseurs contracten en aanbesteden). Zij bespraken het heikele onderwerp prijsvorming. Visser noemde het bouwteam een actuele hype, die in veel segmenten van de bouw goed toepasbaar is. Roosjen vervolgde met een uitleg over het in bouwteam uitwerken van de prijs.
Roosjen: “Kenmerkend voor een bouwteam is dat de prijs tot stand komt na de gunning en het doorlopen van de bouwteamfase. Dat brengt een aantal risico’s met zich mee, zoals een te hoge aanbieding van de opdrachtnemer die de opdrachtgever verrast. Om grip op die prijs te krijgen, kun je beter beginnen met het einde. Leg vooraf spelregels vast over waaraan de eindaanbieding moet voldoen:
Het is volgens Roosjen raadzaam voor de opdrachtgever om vooraf het taakstellend budget kenbaar te maken. Met daarin het totaal voor de bouwteamfase, de uitvoering en het eventuele onderhoud. “En dat inclusief onderbouwing. Wees daar transparant in, dan kunnen marktpartijen op basis van de scope zelf bepalen of ze zich willen inschrijven. Je hebt dan ook meteen aan de voorkant commitment op die prijs, wat een goede start is voor een bouwteam.”
“Investeren in de bouwteamfase betaalt zich altijd uit in de uitvoering en zeker als het taakstellend budget vooraf is gedeeld. Een plafond- of vast bedrag, of percentages, werkt echter beperkend. Blijf ook niet wachten op de eindaanbieding, maar stop er tussentijds een thermometer in. Zorg voor ijkmomenten en ook voor spelregels over tussentijds afscheid nemen. En maak vooraf afspraken over het aanwijzen van een onafhankelijke kostendeskundige voor bindend advies bij een eventuele impasse. Doe dat bij aanvang van de bouwteamfase, want dat scheelt veel tijd als er een discussie ontstaat.”
Collega Visser besloot het webinar vervolgens met het managen van deze processen, te beginnen met een bouwteamovereenkomst zonder boeteclausules. Anders begin je alsnog met die boksring. Gebruik de aanbestedingsfase vooral om de bouwteampartner er serieus bij te betrekken. Visser: “Huwelijkse voorwaarden schrijf je immers samen. Gun vooral op kwaliteit en minder op prijs, en spreek goed af hoe je de prijsvorming samen kunt beheersen.”
“Wees verder transparant en werk met een open begroting voor de verschillende ijkmomenten. Kies bij voorkeur voor één opdrachtnemer, die zelf haar adviseurs en onderaannemers organiseert en betaalt. Begin vooral met een open houding en verberg niets aan de voorkant. Wees duidelijk over je budget en deel open wat je inhoudelijk al hebt gedaan. Organiseer je bouwteam op doelen en waarde in plaats van producten en prijs”, aldus het slotakkoord van Visser.
Bouwteam: de hete hangijzers
Het congres Gamechangers in de Bouw & Infra staat op 25 november volledig in het teken van het bouwteam. Met het motto ‘Bouwteam: de hete hangijzers’ komt een dag lang een keur aan sprekers aan bod. Met de presentatie van het boek ‘Handreiking Bouwteams’ en keynotes door o.a. Marc Unger (Rijksvastgoedbedrijf, verbouwing Tweede Kamer), Bettina Hertstein (directeur BouwRechtBedrijf) en Reina Weening (voorzitter Raad van Arbitrage in bouwgeschillen).
Verslag: Ysbrand Visser