Groeningenieurs van de gemeente Amsterdam, ecologen van TAUW en groenspecialisten van Copijn hebben elkaar gevonden in de stedelijke ontwikkeling van Amsterdam. Al drie jaar werken zij op basis van vertrouwen als een volwaardige drie-eenheid samen. Het is allesbehalve een traditioneel raamcontract. Voorop staat dat alle partijen in de breedste zin van het woord bijdragen aan een groen en duurzaam Amsterdam.
Met die algemene opdrachtformulering begon drie jaar geleden deze samenwerking. De precieze werkzaamheden waren niet uitgeschreven. Het was een nieuwe manier van werken voor het gemeentelijke ingenieursbureau, gestoeld op vertrouwen. “De kennisdeling zetten we centraal”, zegt Maarten van Casteren, manager Groen van de gemeente. “Met vallen en opstaan hebben we daar de afgelopen jaren invulling aan gegeven en het heeft ons absolute meerwaarde opgeleverd. We geloven in deze manier van samenwerken, waardoor we de overeenkomst onlangs hebben verlengd tot 2024.”
Samen naar de beste oplossing
In Amsterdam gebeurt er veel op het gebied van gebiedsontwikkeling en herinrichting van de bestaande stad. Sommige vraagstukken zijn dusdanig complex dat marktpartijen nodig zijn om tot de beste oplossing te komen. “De kracht van deze samenwerkingsvorm is dat we elkaar echt als collega’s zien”, vertelt Anno Drenth, programmamanager Duurzaamheid bij TAUW en als contractmanager vanaf het eerste uur betrokken bij de samenwerkingsovereenkomst. “In projectteams wordt gekeken hoe we elkaars kwaliteiten het beste kunnen benutten.”
Traditionele raamcontracten zijn veel meer vraaggestuurd, waarbij de werkzaamheden op producten en aantallen worden gedefinieerd. “Nu nemen we ook ongevraagd onze verantwoordelijkheid in strategische ondersteuning. We vullen veel meer posities in en innoveren in gezamenlijkheid”, zegt Drenth.
Werken aan vertrouwen
Om al die kennis en expertise aan elkaar gelijk te stellen, is vertrouwen nodig. Want, met name in de uitvoering wordt er nog best vaak met wantrouwen gekeken naar marktpartijen die met strakke afspraken in het gareel moeten worden gehouden. “Maar daarmee mis je het initiatief, de kennis en de ruimte die uiteindelijk veel betere producten opleveren”, aldus Van Casteren.
Die omslag in denken en het opbouwen van vertrouwen ging niet vanzelf. Drenth: “Daar hebben we hard aan gewerkt. Vóór ‘corona’ zaten de mensen met een sleutelrol een paar dagen per week op de werkvloer van het ingenieursbureau. Daarnaast hebben we met behulp van een DISC-persoonlijkheidstest een intensief teambuildingstraject doorlopen. Zo hebben we elkaars intrinsieke motivatie en teamrol leren kennen en de muur van wantrouwen doorbroken. Het heeft de basis gelegd naar de vanzelfsprekendheid waarmee we elkaar nu opzoeken.”
Het plukken van de vruchten van deze samenwerking komt nu tot volle wasdom. “Door onze krachten te bundelen, is de Vakgroep Groen binnen de gemeente veel sterker gepositioneerd. Dat beseffen niet alleen wij, maar ook de andere afdelingen van het ingenieursbureau. De samenwerkingsovereenkomst met TAUW en Copijn ligt hieraan ten grondslag. Het heeft het verschil gemaakt tussen aan de zijlijn meepraten of een wezenlijke rol kunnen spelen in de vraag die er is vanuit de stad om meer groen te realiseren. Zonder deze samenwerkingsovereenkomst was dit niet gelukt”, is de overtuiging van Van Casteren.
Groene verblijfsplek in plaats van stenen
De meerwaarde van de samenwerking uit zich nu dagelijks in de praktijk. Op veel plekken in de stad werken de verschillende specialisten vroegtijdig samen in projectteams. Zo gaf de kennis van boomspecialisten en landschapsarchitecten van Copijn de doorslag bij de realisatie van een parkje op de Zuidas.
“Onder het park is een parkeergarage en de collega’s van het projectteam waren zoekende naar hoe dit goed en veilig gecombineerd kon worden”, vertelt Mart-Jan Dekker, boomtechnisch adviseur van Copijn. “Met onze kennis van bomen en groeiplaatsen en de technische voorstellen van de landschapsarchitecten wordt er nu een heerlijke groene verblijfsplek gerealiseerd. Zonder onze samenwerking hadden er nu stenen gelegen.”
Anno Drenth: “Op dezelfde wijze werken we nu ook aan het Programma Bruggen en Kademuren.”
“De ecologische kennis van TAUW biedt bovendien toegevoegde waarde op het gebied van biodiversiteit en klimaatadaptatie. Zo wordt de Zuidas niet alleen esthetisch groener, maar ook toekomstbestendig. Dankzij de samenwerkingsovereenkomst bundelen we krachten en schalen we flexibel op als dat nodig is. Als team doorlopen we het proces van A tot Z. Dat is enorm leerzaam en het motiveert je om initiatiefrijk op te treden en zo meerwaarde te bieden. Zo zijn we in staat de mooiste dingen te maken.”
Een ander terrein waar de samenwerkingsovereenkomst in de hoofdstad z’n meerwaarde bewijst, is de aanpak van de Japanse duizendknoop. De plant vormt een groot probleem in Amsterdam, maar door de kennis samen te voegen, is er een slim monitoringssysteem opgezet en worden er efficiënte en kostentechnisch gunstige saneringsmethoden uitgerold.
Lessen voor het vervolg
‘Werken vanuit vertrouwen’ is de succesfactor in deze manier van werken. “Daardoor kunnen we versnellen, verbeteren en verdiepen”, vat Van Casteren het mooi samen. Maar er zijn ook lessen voor het vervolg. “Behalve dat het belangrijk is om op voorhand ruimte in te bouwen voor teambuilding, is er simpelweg ook lef nodig om zo’n vrije invulling te geven aan een contract.
Dat heeft ook impact op de bestaande organisatie. Behalve dat vaste medewerkers de externe specialisten als gelijken moeten gaan zien, heeft het ook effect op allerlei administratieve processen. Ons inkoopvehikel sluit nog niet helemaal goed aan bij wat we willen bereiken met deze manier van samenwerking. Het blijkt lastig om externen in onze systemen te integreren. Voor de werkzaamheden van TAUW en Copijn zijn nog steeds losse offertes met ordernummers nodig. Van dergelijke administratieve handelingen willen we graag af. Daar hadden we op voorhand beter over kunnen nadenken.”
Programma Bruggen en Kademuren
“Dat heeft tijd nodig”, vervolgt Drenth, “maar ook daarin worden stappen gezet. Zo zijn we een koepelovereenkomst aangegaan voor stadsdeel Nieuw-West. Daar werken we nu zonder te veel administratieve rompslomp naar eer en geweten aan de stad. Gezamenlijk zijn we er verantwoordelijk voor de volledige groene expertise.”
“Op dezelfde wijze werken we nu ook aan het Programma Bruggen en Kademuren”, besluit Drenth. “Iedereen handelt daarin vanuit de opgave en niet meer vanuit de organisatie. Het controlerende systeem is de onderlinge afstemming en intervisie. Het maakt niet meer uit of je voor Amsterdam, TAUW of Copijn werkt. Vanuit een intrinsieke motivatie willen we allemaal bijdragen aan een groen en duurzaam Amsterdam. Daar gaat het om en dat is samenwerking in optima forma!”
Foto boven: Zuidas Amsterdam (Marcel Steinbach)
Foto onder: Shutterstock