Een samenwerking kan nog zo mooi starten, maar op enig moment kan het ook tijd zijn om afscheid van elkaar te nemen. Bij Twynstra Gudde weten ze goed hoe dat werkt.
In vijf verschillende blogs gaven experts van TwynstraGudde eerder al uitleg over het innovatiepartnerschap en de toepassing ervan. Deze inzichten leidden je langs zaken als de afstemming met de markt, het kiezen van marktpartijen en verdienmodellen voor de opdrachtnemer. In deze zesde aflevering gaat het over afscheid nemen van partijen.
Aandachtspunt 6: afscheid nemen van partijen
In een innovatiepartnerschap kan de opdrachtgever op verschillende momenten het aantal deelnemende partijen terugbrengen, zowel voor als na de gunning. Vóór de gunning gelden de regels voor geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria. Deze zijn voor een innovatiepartnerschap niet anders dan voor andere aanbestedingsprocedures. Het enige verschil is dat aan meer dan één partij kan worden gegund.
Na gunning is geen sprake meer van het aanbestedingsrecht, want de opdrachtgever gaat dan immers een contract aan. Bij het afscheid nemen van één of meerdere partijen is het echter wel verstandig om ook dan de beginselen van het aanbestedingsrecht te hanteren: objectiviteit, gelijkheid, transparantie en proportionaliteit.
Go of no-go
Het meest voor de hand liggende moment om afscheid te (kunnen) nemen van partijen is na afronding van de ontwikkelfase. In onze opdrachten hebben we onderscheid gemaakt tussen een go/no-go moment en een minicompetitie. Bij het go/no-go moment toets je als opdrachtgever of de innovatie is geslaagd. Is deze überhaupt voldoende om de commerciële fase in te gaan? Het go/no-go moment lijkt daarmee wel wat op een toets op geschiktheidseisen: iedereen die voldoet aan de minimale eisen mag door.
Voor marktpartijen moet uiteraard helder zijn wat die minimale eisen zijn. Daarnaast is het ook verstandig om na te denken over de mogelijkheid dat het geen van de partijen lukt om te voldoen aan de eisen. Wil je dan stoppen met het project of wil je een mogelijkheid openhouden om met de partij die de meeste kansen heeft een ander traject in te gaan?
Minicompetitie
De minicompetitie lijkt op inschrijving en gunning van een reguliere opdracht. Op basis van criteria die van tevoren zijn bepaald, draag je de opdracht op aan de partij die de beste aanbieding doet. In onze ervaring is de aanbieding die de opdrachtnemers doen voor de minicompetitie het eerste moment dat prijs een rol gaat spelen.
Om vervelende verrassingen te voorkomen, is het van belang dat de opdrachtnemers van tevoren weten hoe zwaar die prijs ongeveer gaat meewegen en hoeveel geld de opdrachtgever ongeveer verwacht te gaan betalen voor de commerciële fase. Zo kun je een richtprijs of plafondbedrag meegeven. De opdrachtnemers gebruiken die informatie als richtlijn bij het ontwikkelen van de innovatie. Een minicompetitie is overigens niet noodzakelijk. Het is ook mogelijk de opdracht op te dragen aan elke partij die voldoet aan de minimale eisen.
Tussentijds afscheid nemen
Het is ook mogelijk om gedurende de ontwikkelfase afscheid te nemen van partijen. Zo zou je op gezette momenten kunnen toetsen hoever partijen gevorderd zijn met de ontwikkeling van de innovatie. Of je stopt met ontwikkeltrajecten die niet kansrijk lijken. Ook hierbij geldt dat voor partijen van tevoren helder moet zijn op welke momenten en op basis van welke criteria ze kunnen afvallen.
Als je van deze mogelijkheid wilt gebruikmaken, moet je als opdrachtgever goed op de hoogte zijn van het ontwikkelproces dat de marktpartijen doorlopen. In onze ervaring is het lastig om dergelijke tussentijdse momenten in te bouwen en hier goede criteria voor op te stellen. We adviseren dan ook om het bij twijfel niet te doen.
Wil je meer weten over onze ervaringen, of ben je benieuwd naar concrete handvatten voor het inrichten van het innovatiepartnerschap? Neem dan contact op met Leon Tammes (lta@tg.nl).
Dit is de zesde blog in een serie (de blogs zijn zelfstandig te lezen; je vindt ze op deze overzichtspagina).
In de volgende en laatste blog in deze serie gaan we over twee weken in op 'de structuur van het contract'.